Anforderungen strukturieren
Ein weiterer Vorteil eines klar strukturierten Anforderungsprofils besteht darin, dass die Anbieter ihre Leistungen und Kosten in der Regel für jede Etappe separat ausweisen. Das macht die einzelnen Angebote einerseits besser vergleichbar. Andererseits wird für alle Projektbeteiligten im Unternehmen - Management, Controlling, IT- und Rechtsabteilung - das Verhältnis von Kosten und Leistungen für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich transparenter.
Und schließlich bieten klar strukturierte Anforderungen für beide Seiten eine gute Orientierung, um Preise und Leistungen zu spezifizieren und zu verhandeln, bis hin zur Definition konkreter Service-Levels und dafür zu hinterlegender Metriken. Auch Sicherheits- und Verfügbarkeitsmaßnahmen lassen sich auf diese Weise im Einvernehmen zwischen Unternehmen und Dienstleister exakt, bedarfsgerecht und für alle Beteiligten gut nachvollziehbar festlegen.
Die Übergabeschnittstellen sollten auf allen Ebenen klar definiert sein, um die Aufgaben und Verantwortungen auf beiden Seiten unmissverständlich zuordnen zu können. So sollte eindeutig geregelt sein, wer entlang der End-to-End-Infrastrukturen, -Services und -Prozesse welche Monitoring-Aufgaben wahrnimmt und in welchen Zeitabständen der Dienstleister bestimmte Berichte in einer vorher definierten Form bereitstellen muss. Auch die Frage, welche Strafen bei Nichterfüllung der Service-Level-Agreements (SLAs) anfallen und wer die Strafen gegebenenfalls eintreibt, wird durch die Definition der Übergabeschnittstellen geregelt.
Rechtliche Aspekte beachten
Damit die Kontrollsysteme beider Seiten später noch nachvollziehbar sind, empfiehlt es sich, sie von einem Wirtschaftsprüfer testen und dokumentieren zu lassen. Auch rechtliche Belange - etwa Betriebsvereinbarungen, gesetzliche Vorschriften sowie steuerliche Gesichtspunkte - sollten dabei berücksichtigt werden. Bei laufenden Vereinbarungen und Auflagen innerhalb der IT - etwa Service- und Support-, Miet- und Leasingverträge sowie nicht abgeschriebene Systeme - ist zu klären, inwieweit der Dienstleister die Vertragspflichten übernimmt beziehungsweise zu welchem Restwert er die Systeme kauft.
Für einen kontrollierten Wechsel ist ein detaillierter Migrationsplan unverzichtbar. In ihm müssen die Partner die einzelnen Auslagerungsetappen im beiderseitigen Einverständnis exakt fixieren und terminieren. Dabei macht sich ein externes Projekt-Management bezahlt: Ohne professionelle Unterstützung scheitern nach den Erfahrungen von Ernst & Young 35 Prozent aller Outsourcing-Projekte in dieser späten Phase.
Wesentlich für den Projekterfolg ist zudem ein hieb- und stichfestes Vertragswerk, in dem alle Vereinbarungen für beide Seiten unmissverständlich hinterlegt sind. Dazu zählt auch die exakte Fixierung von Ausstiegsklauseln und Rückführungsoptionen, falls die Auslagerung nicht zu den anvisierten Einsparungen und Effizienzsteigerungen führen sollte.