Output-Management

Wie Drucker zum Sparschwein werden

23.07.2008
Obwohl Green-IT in aller Munde ist, sind in vielen mittelständischen Unternehmen noch enorme Sparpotenziale vorhanden. Zum Beispiel im Bereich der Drucker sowie ihres Managements, wo nicht nur der Umwelt zuliebe, sondern auch im Sinne des IT-Budgets Geld gespart werden kann.

Wenn es um das IT-Budget geht, dann zählen in den Augen der CIOs meist die großen Projekte, während Drucker mit allem Drum und Dran oft nur unter der Kategorie Randposten laufen und stiefmütterlich behandelt werden. Häufig fehlt es in Unternehmen sogar an ganz konkretem Wissen über den "Kostenfaktor Print" und sind sich viele Firmen nicht darüber im Klaren, dass es um weit mehr als nur Kleingeld geht. Eine Umfrage des Herstellers Dell unter deutschen Mittelständlern brachte ans Licht, dass über drei Viertel der Befragten (78 Prozent) keine Kenntnis über die Höhe der Betriebskosten ihrer Drucker haben.

Anschaffungskosten sind das geringste Übel

Die Ergebnisse der Dell-Umfrage werden auch durch die Nachforschungen des Konkurrenten Kyocera gestützt. Dem Anbieter zufolge wissen nur rund fünf Prozent der Firmen beziehungsweise IT-Verantwortlichen genau über die durch Drucker verursachten Ausgaben Bescheid. In den meisten Fällen besteht jedoch Unkenntnis darüber, dass lediglich 35 bis 40 Prozent aller Printkosten auf das eigentliche Drucken entfallen, während 60 bis 65 Prozent auf Prozesse wie Installation, Updates von Treibern, Verwaltung und Asset-Management, Helpdesk oder Inventarisierung etc. entfallen. Der Anschaffungswert der Geräte macht in der Regel nur 15 bis 25 Prozent der gesamten Druckkosten aus.

Bis zu drei Prozent des Jahresumsatzes eines Unternehmens werden Kyocera zufolge durch Output-Kosten verschlungen. Ein Wert, der durchaus glaubhaft klingt, legt man die Kalkulation der Marktforscher von IDC zugrunde. Ihrer Einschätzung nach werden fünf bis zehn des IT-Budgets durch die Anschaffung der Geräte sowie deren Folgekosten verschlungen.

Diese erschreckenden Umfrageergebnisse sowie Fakten sollten Grund genug für Firmen und IT-Manager sein, ihre Druckerparks und deren Folgekosten genauer unter die Lupe zu nehmen und nach Einsparpotenzialen zu durchleuchten. Hilfestellung können dabei Tipps des Herstellers Canon zum Printermanagment geben.

Kennzahlen helfen Kosten sparen

Das ungehemmte Ausdrucken von Dokumenten ist heute in Firmen an der Tagesordnung und beweist, dass in Betrieben häufig noch wenig Augenmerk auf die Gesamtdruckkosten gelegt wird. Diese Haltung untermauert, dass über die Anschaffen der Geräte nicht ausreichend hinausgedacht wird und die Betriebskosten im Druckbereich für viele mittelständische Unternehmen eine unbekannte und unterschätzte Größe sind. Besonders der Trend zu Farblasergeräten, die in der Anschaffung immer preiswerter werden, verzerrt die Kostentransparenz. Daher sollten Firmen immer mit festen Gesamtdruckkosten rechnen.

Nur die genaue Kenntnis der Betriebskosten bewirkt einen effizienten Einsatz der Druckgeräte.
Nur die genaue Kenntnis der Betriebskosten bewirkt einen effizienten Einsatz der Druckgeräte.

Neben der eigentlichen Investition entfallen die Hauptkostenträger beim Drucken auf Posten wie Verbrauchsmaterialien in Form von Toner und Papier, den Energieverbrauch, die direkt mit dem Drucken verbundene Arbeitszeit sowie die Wartung einschließlich des Bedarfs an Ersatz- und Verschleißteilen. Absolute Transparenz nicht nur hinsichtlich der Anschaffungs-, sondern auch der Betriebskosten, führt jedoch zu einem effektiveren Einsatz der Druckgeräte sowie zu einer realistisch Kalkulation. Versteckte Aufwandskosten werden so vermieden. Außerdem kann die Druckleistung errechnet und mitunter sogar gesteigert werden, wenn die Unternehmensanforderungen richtig analysiert und die Geräteauswahl optimal darauf abgestimmt wird..