Scannen ist Pflicht. Worauf es ankommt, ist, den künftigen Belegfluss detailliert zu analysieren.Wo wird erfasst? Welche Mengen fallen an? Ist der Einsatz von Barcode- oder OCR-Technologie bei 100 Eingangsrechnungen am Tag überhaupt sinnvoll? Ohne eine detaillierte Betrachtung des Beleggutes geht hier nichts, da beispielsweise ein Hochleistungsscanner nur wenig Nutzen bringt, wenn die Indizierung nicht ebenfalls automatisiert werden kann. Dokumentarten wie Eingangsrechnungen oder Kundenkorrespondenz sind viel zu heterogen, als dass Automatisierungstechniken zur Belegerfassung wirtschaftlich eingesetzt werden könnten.
Wann sich Automatisierung lohnt
Bei strukturierten Belegarten wie Fertigungsbelegen oder Stundenzetteln ist eine automatische Indizierung über Barcode- oder OCR-Techniken hingegen auch für kleinere Belegmengen wirtschaftlich nutzbar. Intelligente Belegerfassungslösungen, die darüber hinausgehen, bieten die meisten DMS-Anbieter oder spezialisierte Partner an. Es ist aber sorgfältig zu prüfen, ob der Nutzen der automatischen Indizierung die meist hohen Preise der Produkte rechtfertigen. Ein wirtschaftlicher Einsatz, also eine signifikante Reduzierung der Indizierungszeiten, ist erst bei einem täglichen Scan-Volumen von mehr als 500 Dokumenten möglich.
ERP-Anwendungen integrieren
Auch wenn die elektronische Dokumentenverwaltung meist bei Belegen aus den kaufmännischen Anwendungen ansetzt: Die Zuordnung einer E-Mail aus Outlook oder dem Notes-Client in eine Kunden- oder Projektakte, die auch gescannte oder Office-Dokumente enthält, ist eine Pflichtfunktionalität, da nur so eine vollständige Informationsbasis im DMS entstehen kann.
Eine weitere wichtige Forderung ist die nach Integration von vorhandenen ERP-Anwendungen. Damit eine vollständige Vorgangsoder Kundensicht möglich ist, sind neben gescannten Dokumenten oder E-Mails auch die Daten der Warenwirtschaft, der Buchhaltung oder eines CRM-Systems erforderlich. Hier kann sich eine Branchenausrichtung des DMS-Anbieters auszahlen - wenn er die beim Kunden eingesetzte Anwendung kennt. Er sollte wissen, welche Informationen bei welchem Geschäftsvorfall erforderlich sind und welche technischen Schnittstellen zur Anbindung vorhanden sind.
Standard nicht gleich Standard
Standard-Archivschnittstellen bieten ausschließlich SAP und ADP (Paisy) an. In allen anderen Anwendungsumgebungen muss die Integration projektbezogen individuell vorgenommen werden. Selbst wenn einige DMS-Anbieter vollmundig mit einer „Standard“-Baan-Integration oder einer „Standard“-Navision-Integration werben, beschränken sich diese häufig auf die Bereitstellung vorkonfigurierter Cold-Jobs (Cold = Computer Output on Laserdisk) zur Archivierung ausgehender Dokumente. Eine Retrieval-Integration ist dann schon nicht mehr „Standard“. Die Anbieter der auf diese Weise integrierten betriebswirtschaftlichen Anwendungen wissen häufig kaum von der Existenz besagter Standardschnittstelle, bei Release-Wechseln der Standardanwendung kann es daher durchaus zu Schnittstellenproblemen kommen. Aber auch bei SAP gibt es Stolpersteine. Zwar kann die Anwendung zertifiziert sein, doch arbeiten gerade kleinere DMS-Anbieter oft mit Partnern, welche die Schnittstellensoftware zu SAP für einen DMS-Anbieter entwickeln und bei der Zertifizierung unterstützen. Funktional gibt es hier keine Einschränkungen, allerdings ist das SAP-Know-how bei den DMS-Anbietern selbst meist nicht besonders groß. Diese Beispiele zeigen deutlich, dass Referenzen der gleichen Integrationslösung als Entscheidungsgrundlage unbedingt erforderlich sind.
Auf Erfahrungswerte bauen
Mit auf der Anforderungsliste mittelständischer Betriebe steht fast immer auch eine Prozessunterstützung durch Workflow. Schließlich bringt nicht nur die schnelle Recherche nach Informationen Nutzen, sondern auch die elektronische Bearbeitung von Dokumenten. Allerdings sollten Anwender einen Schritt nach dem anderen tun: Erst wird die Archivierung organisiert, dann werden die Scanner an den Posteingang „gezogen“.
Ganzheitliche Betrachtung
Die Anforderungen an typische Workflow-Anwendungen, etwa bei Rechnungsprüfung und Freigabeprozessen aller Art, bei Urlaubsanträgen oder Krankmeldungen, sind bei mittelständischen Unternehmen meist nicht so komplex, als dass sie nicht über eine kostengünstige DMS-Komponente gelöst werden könnten. Unter Umständen ist auch eine Anwendung auf Basis von Microsoft Exchange oder Lotus Notes ausreichend. Dennoch muss die Auseinandersetzung mit dem Thema Workflow Bestandteil der ersten Produktentscheidung sein, auch wenn dies fast immer ein späterer Projektschritt ist.