Zentrale Archivierung

Die Archivierung in PST-Dateien (Personal Store) entlastete bisher die Inbox: Die Datei wurde zumeist in einem lokalen Verzeichnis des Desktops abgelegt. Viele Schutz- und Compliance-Regeln konnten damit aber nur zum Teil eingehalten werden. Lösungen von Drittanbietern füllten diese Lücke bisher und sicherten die E-Mail-Daten rechtskonform an einer zentralen Stelle.

Mit Exchange 2010 geht Microsoft nun erste Schritte in Richtung zentrale Archivierung. Alle E-Mails werden in ein Archivpostfach verschoben, das auf dem Exchange Server liegt. Die Vorteile: Das Postfach des Endbenutzers wird entlastet, und bei einem Crash des Desktops sind die E-Mail-Daten nicht betroffen. Ältere, bereits archivierte PST-Dateien sind ebenfalls an dieser zentralen Stelle zu sichern. Da die Daten nur an einer Stelle liegen, lassen sich so genannte Retention-Policies, also Vorschriften, wie lange die Mails aufbewahrt werden sollen, einfach umsetzen.

Dennoch nützen die neuen Archivierungsfunktionen zunächst wahrscheinlich nur einigen Unternehmen. Da das Archivpostfach auf dem Exchange Server und derzeit sogar noch in derselben Datenbank abgelegt wird wie das Originalpostfach, wird der Exchange Server nicht ent-, sondern eher zusätzlich belastet. Außerdem fehlt der Archivierung mit Exchange zurzeit noch die Intelligenz, die Lösungen von Drittanbietern beinhalten. So legt Exchange jede Mail samt Anhang einmal ab, egal ob dieser Anhang bereits gespeichert wurde, da er zum Beispiel Bestandteil einer weitergeleiteten Mail war. Intelligente Archivierungssysteme setzen hier das so genannte Single Instancing um: Die Anhänge werden von den Mails abgespaltet und nur einmal gespeichert. Besonders in mittleren und großen Unternehmen spart dies sehr viel Speicherplatz.