Unternehmen verbrennen unwahrscheinlich viel Zeit und Geld, weil sie gute, bekannte und funktionierende Konzepte nicht konsequent und vollständig übernehmen. So ähneln beispielsweise die Anforderungen an ein Collaboration- und Information-Management-System (CS) stark denen an das weltgrößte CS, das Internet. Umso erstaunlicher, dass nur wenige Unternehmen diese Basiskonzept übernehmen.

Die Anforderungen lassen sich in drei Ebenen unterteilen. Das sind: Portalauftritt, Suchfunktionen sowie Prozessunterstützung und -automatisierung. Im Portal möchte der Anwender Informationen einfach anlegen, lesen, aktualisieren und gegebenenfalls löschen können - idealerweise im Team. Das ermöglichen umfangreiche langseitige Dokumente in File-Folder-Strukturen genauso wenig wie Papierablagen in zig Ordnern. Das Dokument selbst als Informations-Container eignet sich auch nicht dafür, denn man will nicht x Seiten lesen, bevor man die Gesamtinformation erfasst oder interessante Teilinformationen gefunden hat, und eine parallele Bearbeitung von Dokumenten ist so kaum möglich. Viel besser ist es deshalb, die Information in den Vordergrund zu stellen, in kleinen Einheiten weitgehend ohne Redundanzen abzulegen und zu verlinken.

Auch die Suche sollte in Analogie zum WWW funktionieren. Das heißt: Jede abgelegte Information ist zu verschlagworten und muss über Suchmaschinen-Funktionen zugänglich sein.

Jeder kennt die Buchungsfunktion eines Bahn- oder Flug-Tickets im Internet. Diese Prozessautomatisierung lässt sich ebenfalls auf das CS eines Unternehmens übertragen. Je besser die Prozess-Engine, desto stärker lassen sich Itil-Prozesse, Test- und Projekt-Vorgehensmodelle, aber auch Genehmigungsprozesse automatisieren und optimieren.

Ich habe in den vergangenen zwei Jahren ein Kollaborationswerkzeug für Easycash eingeführt, das diese Anforderungen weitgehend erfüllt. Auch bei meinem vorherigen Arbeitgeber in Österreich habe ich mit diesem Werkzeug gute Erfahrungen gemacht.