Projekt-Management

Was bringt die neue PMBOK-Version in der Praxis?

31.08.2009
Von Christophe Campana, und Stefan Bölke  
Eric Schott ist Mitgründer und Geschäftsführer bei Campana & Schott. Er besitzt über 20 Jahre Erfahrung in der Projektmanagement-Beratung. Seine Schwerpunkte umfassen strategisches Projekt- und Portfoliomanagement sowie neue Formen der Zusammenarbeit mit besonderem Fokus auf Social Collaboration. Schott will aufzeigen, welche Anforderungen Unternehmen hinsichtlich der neuen Formen der Zusammenarbeit erfüllen müssen und wie dies zu realisieren ist, um die digitalen Transformation zu meistern.
Lauter neue Projekt-Management-Standards: Neben den DIN-Normen 69900 und 69901 und dem britischen Prince2-Standard wurde auch der PMBOK Guide des PMI überarbeitet.
Veränderte Randbedingungen für Projekte
Veränderte Randbedingungen für Projekte
Foto: Campana & Schott

Das Project Management Institute (PMI) hat im Dezember 2008 hat die neuen Versionen seiner Standards für das Projekt, Programm- und Portfolio-Management herausgegeben. Die wohl größte Bedeutung kommt dabei der vierten Version von "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" zu, auch "PMBOK Guide" genannt. Dieses international weit verbreitete Referenzwerk beschreibt bewährte Normen, Methoden und Herangehensweisen für das Management von Projekten. Die Veröffentlichung der deutschen Übersetzung wird in Kürze erwartet. Bereits seit dem 30. Juni ist die auf dem PMBOK Guide basierende Zertifizierungsprüfung zum "Project Management Professional" (PMP) auf die neue Ausgabe des Standards umgestellt.

Aber nicht nur die Aktualisierung des PMBOK Guide ist dafür verantwortlich, dass das Thema Projekt-Management-(PM-)Standards für viele Unternehmen aktuell ist. Im Juni dieses Jahres erschien mit Prince2 2009 auch die neue Version des PM-Standards aus Großbritannien, nachdem im Januar schon die deutschen Projekt-Management-Normen DIN 69900 und 69901 neu aufgelegt wurden.

Der Nutzen von PM-Standards

Oft wird der Nutzen von PM-Standards im Zusammenhang mit der Komplexität der Umsetzung diskutiert. Viele Unternehmen sind mit der Auswahl eines Standards zunächst überfordert. Sie empfinden Standards als ausführliche Referenzen, die nicht direkt anwendbar sind. Ausgehend von 22 Fallstudien aus Großunternehmen hat Campana & Schott vier zentrale Nutzenargumente identifiziert:

  1. Gemeinsames Verständnis und einheitliche Sprache im Projekt-Management: PM-Standards geben ein Mindestmaß an Begriffen, Abläufen und Verantwortlichkeiten für die Abwicklung von Projekten vor. Ein solcher Orientierungsrahmen für das Projekt-Management ist gerade bei abteilungs-, länder- oder sogar unternehmensübergreifender Projektarbeit wichtig. Akzeptierte Standards helfen dabei, Unterschiede hinsichtlich der Unternehmens- und Arbeitskultur sowie des PM-Reifegrads zu überwinden.

  2. Gesteigerte Effizienz: Ohne Berücksichtigung von Standards werden Projekte häufig ausschließlich auf Basis individueller Erfahrungen und Vorlieben des Projekt-Managers gesteuert. Der Einsatz unterschiedlicher Prozesse und Methoden sowie Definitionen von Verantwortlichkeiten steht aber einer effizienten Projektabwicklung entgegen. Eine organisationsweite PM-Methodik sorgt dagegen für Kontinuität im Projekt-Management und wirkt sich messbar beispielsweise auf Time-to-Market-Zeiten aus.

  3. Anerkannter PM-Karrierepfad: Die Einführung von PM-Standards ermöglicht es den Unternehmen, ihre Projekt-Manager qualifizieren und zertifizieren zu lassen. Neben den klassischen Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb der Linienorganisation entsteht so ein eigener PM-Karrierepfad.

  4. Überzeugende Wettbewerbsvorteile: Projekte finden vermehrt in einem globalen und dynamischen Wettbewerbsumfeld statt, häufig auch in Unternehmensnetzwerken. Die Anwendung eines PM-Standards und die daraus resultierende Professionalisierung der Projektabwicklung können sich positiv auf die Außendarstellung des Unternehmens auswirken.

Was genau ist der PMBOK Guide?

Foto: PMI

Der PMBOK Guide hat sich seit der ersten Veröffentlichung im Jahr 1987 als weltweit führende Orientierungshilfe für Projekt-Manager etabliert. Diesem Referenzwerk zufolge basieren Projekte auf dem kontrollierten Zusammenspiels unterschiedlicher Projekt-Management-Prozesse. Der Guide enthält für jeden Prozess Beschreibungen der Inputs, Outputs (Ergebnistypen) sowie geeigneten Werkzeugen und Methoden.

An Struktur gewinnt die Darstellung durch die Aufteilung der Prozesse auf fünf PM-Prozessgruppen (Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss) sowie neun Wissensgebiete. Dabei sind Prozessgruppen nicht mit Projektphasen zu verwechseln. In einem Großprojekt, das aus mehreren Phasen besteht, durchlaufen beispielsweise zumeist alle Phasen die fünf Prozessgruppen.

Die Ziele der Überarbeitung

Die aktuelle Ausgabe des PMBOK Guide ersetzt die dritte Ausgabe aus dem Jahr 2004. Die Überarbeitung verfolgte vier Ziele:

  1. Sie sollte Konsistenz herstellen - sowohl zwischen den Konzepten und Begriffen innerhalb des PMBOK Guide, als auch zwischen dem PMBOK Guide und den PMI-Standards zu Programm- und Portfolio-Management.

  2. Im Vergleich zur Vorgängerversion wurde Wert auf die Verwendung eines klaren und einheitlichen Schreibstils gelegt.

  3. Zudem wurde ein Änderungsbedarf hinsichtlich der Anzahl der PM-Prozesse sowie deren Einordung in Prozessgruppen und Wissensgebiete identifiziert.

  4. Last, but not least fanden aktuelle Projektlebenszyklen und bewährte Projekt-Mana-gement-Ansätze aus der Praxis Verwendung.

PMBOK-Projektgruppen und -Wissensgebiete
PMBOK-Projektgruppen und -Wissensgebiete
Foto: Campana & Schott

Der Fokus lag also weniger auf der Überarbeitung der Inhalte an sich. Vielmehr sollte der PMBOK Guide insgesamt klarer und konsistenter formuliert werden.

Die neue Ausgabe wird diesem Anspruch gerecht. Das belegt eine Zusammenstellung und praxisorientierte Bewertung der wichtigsten Änderungen in Bezug auf die vier Überarbeitungsziele.

Konsistenz der Begriffe und Konzepte

Vor allem die drei einleitenden Kapitel des PMBOK Guide wurden deutlich überarbeitet und nahezu komplett neu geschrieben. Das führte zu einer klaren Abgrenzung der Begriffe "Projekt", "Programm" und "Portfolio" sowie zu einer Identifikation der Schnittstellen zu den weiteren PMI-Standards. Hinzu kamen neue und prägnante Prozessbeschreibungen, die konsequent im gesamten PMBOK Guide verwendet werden - von der Einführung bis zum Glossar. Datenflussdiagramme dienen nun zur Verdeutlichung der Zusammenhänge zwischen den Prozessen und den jeweiligen Inputs und Outputs.

Darüber hinaus wurden verschiedene Begriffe zum Umgang mit Änderungen und Fehlerbehebungen unter dem Begriff "Änderungsanträge" (Change Requests) zusammengefasst. Es gibt nun standardisierte Prozess-Inputs und Outputs. Unter anderem werden die "Faktoren der Unternehmensumwelt" und das "Prozessvermögen der Organisation" zu Beginn allgemeingültig beschrieben, um dann in den einzelnen Prozessbeschreibungen lediglich mit Beispielen belegt zu werden.

Zudem differenziert PMBOK nun klar zwischen "Projekt-Management-Plan" und "Projektdokumenten": Während der Projekt-Management-Plan beschreibt, wie ein Projekt gemanagt werden soll, unterstützen die Projektdokumente (Vorlagen, Checklisten etc.) die tägliche Arbeit des Projekt-Managers.

Klarer und einheitlicher Schreibstil

Eine der auffälligsten Überarbeitungen des PMBOK Guide ist die Vereinheitlichung der Prozessnamen im aktiven Substantiv-Verb-Format. Die neue Nomenklatur wird auch in der deutschen Version für bessere Lesbarkeit und Übersicht sorgen.

Identifikation von Prozessänderungen

Durch Hinzufügen, Entfernen sowie Zusammenfassen hat sich die Gesamtzahl der in PMBOK beschriebenen PM-Prozesse geringfügig reduziert.

Hinzugefügt wurden folgende Prozesse:

  • 5.1 Anforderungen erfassen: Dieser neue Prozess reflektiert die gestiegene Bedeutung des Anforderungs-Managements in der Praxis. Alle Anforderungen der Stakeholder werden in drei neuen Projektdokumenten festgehalten: der Anforderungsdokumentation, dem Anforderungs-Management-Plan und der Nachverfolgungsmatrix.

  • 10.1 Stakeholder identifizieren: Auch in Sachen Stakeholder-Management greift der PMBOK Guide praxisrelevante Themen auf. Er berücksichtigt die Erstellung eines Stakeholder-Registers sowie die Planung des Managements von Stakeholder-Erwartungen.

Andere Prozesse wurden entfernt. Dabei handelt es sich um die folgenden:

  • Entwickeln der vorläufigen Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs: Vorläufige Projektziele werden nun typischerweise im Projektauftrag (4.1) beschrieben und im Project Scope Statement (5.2) detailliert.

  • Die Tätigkeiten aus 5.1: Planung des Inhalts und Umfangs erfolgen nun im Rahmen des Prozesses 4.2: Projekt-Management-Plan aufstellen.

Last, but not least gibt es Änderungen, die in keine der beiden Kategorien passen:

  • Die Bereiche "Einkäufe" und "Vertragswesen" im Wissensgebiet "Beschaffungs-Management" wurden zusammengefasst.

  • Zwei Prozesse wurden von der Prozessgruppe "Überwachung und Steuerung" in die Gruppe "Ausführung" verschoben. Es handelt sich um 9.4: Projektteam managen und 10.4: Stakeholder-Erwartungen managen.

Berücksichtigung aktueller PM-Ansätze

Ein PM-Standard ist nur dann State-of-the-Art, wenn er laufend aktualisiert wird und dabei bewährte Ansätze aus der Praxis aufnimmt. In der vierten Ausgabe des PMBOK Guide ist das geschehen:

  • Das "magische Dreieck" (Inhalt/ Umfang, Kosten und Termine) wurde um die konkurrierenden Projekteinschränkungen Qualität, Ressourcen und Risiken erweitert. Mit Blick auf die Praxis ist das angebracht; schließlich bemühen sich Projekt-Manager alltäglich, diese sechs Dimensionen - im Hinblick auf die Stakeholder-Erwartungen - bestmöglich auszugleichen.

  • Eingang fanden auch iterative Vorgehensweisen in Projekten. Damit tragen die Autoren der wachsenden Verbreitung agiler Methoden, beispielsweise des Software-Entwicklungsmodells SCRUM, Rechnung.

  • In den Prozessen des Wissensgebiets Personal-Management wurden zudem Führungsstil und Sozialkompetenzen des Projekt-Managers berücksichtigt. Damit widmet sich die Methodensammlung zum ersten Mal den erforderlichen Soft-Skills zur Leitung und Förderung von Projektteams. Angesichts der hohen Praxisrelevanz ist die Übersicht wichtiger Sozialkompetenzen im Anhang des PMBOK Guide allerdings unterrepräsentiert.

Insgesamt ist die Überarbeitung des PMBOK Guide gelungen. Das Standardwerk wirkt nun deutlich übersichtlicher. Aktuelle Trends sind berücksichtigt, wenn auch nicht immer in der notwendigen Breite und Tiefe. Die Methodensammlung wurde beispielsweise hinsichtlich der Inhalte zum Earned Value Management aktualisiert, während die nicht mehr allgemein gebräuchliche Technik der Vorgangspfeilnetzpläne entfallen ist.

Wie passt PMBOK zu Prince2?

Den Anspruch auf universelle Einsetzbarkeit erheben auch andere PM-Standards, beispielsweise Prince2 ("Projects in Controlled Environments"). Diese vom britischen Office of Government Commerce (OGC) herausgegebene Best-Practice-Sammlung etabliert sich zunehmend als der zweite große PM-Standard neben dem PMBOK Guide.

Prince 2 geht ebenfalls prozessorientiert vor; die Methode setzt sich aus sieben Kernprozesse und 40 Aktivitäten zusammen (gegenüber fünf Prozessgruppen und 42 Prozessen beim PMBOK Guide). Aber es gibt doch einige Unterschiede zwischen den beiden Standards.

Vergleich zwischen PMBOK und Prince2
Vergleich zwischen PMBOK und Prince2
Foto: Campana & Schott

So versteht sich Prince2 weniger als breite Sammlung von Best Practices, aus denen sich die für das jeweilige Projekt relevanten Verfahren herauspicken lassen. Vielmehr handelt es sich um eine Methode, die stringent Inhalte und Tätigkeiten zum Managen und Lenken eines Projekts vorgibt. Den Projekt-Managern werden dabei konkrete Handlungsanweisungen, Checklisten und Vorlagen an die Hand gegeben. Zentrale Themen wie "Business Case", "Qualität" oder "Änderungen" sowie Prinzipien, zum Beispiel "Steuern über Phasen" oder "Managen nach dem Ausnahmeprinzip" legen den Ordnungsrahmen von Prince2 fest. Die produktbasierte Planung als zentrale Methode unterstreicht die stärkere Produktfokussierung.

Zusammengefasst, gibt Prince2 also eine Vielzahl an konkreten Hilfestellungen und schlägt feste Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für die Projektrollen vor. Diese Vorschläge ermöglichen die schnelle Einführung und Anwendung dieses Standards.

Was PMBOK kann - und was nicht

Der PMBOK Guide hingegen punktet mit einer umfangreichen Sammlung an bewährten Best Practices. Sie bilden die Grundlage für eine an die jeweiligen Organisationsspezifika angepasste PM-Methodik.

Allerdings ist der PMBOK Guide nicht als als fertige "One-size-fits all-Lösung" zu verstehen, die direkt angewendet werden kann. Man muss ihn individuell anpassen, so dass eine organisationseigene PM-Methodik mit geeigneten Methoden, Werkzeugen und Spielregeln entsteht.

Der PMBOK Guide eignet sich weniger als Einstiegslektüre beziehungsweise Lehrbuch zur Beantwortung der Frage "Wie manage ich Projekte?". Er ist nach neun Wissensgebieten strukturiert. Jedes Kapitel (mit Ausnahme der einleitenden Kapitel) beschreibt die PM-Prozesse eines Wissensgebietes hinsichtlich Inputs, Outputs sowie Werkzeugen und Methoden. Diese Struktur weicht von der tatsächlichen Abarbeitungsreihenfolge (von der Initiierung bis zum Abschluss) ab. Damit erschwert sie das Verständnis des Standards für Einsteiger.

Der PMBOK Guide ist also ein Referenzwerk für das Projekt-Management, vergleichbar einem Lehrbuch, das der Arzt ab und an zur Hand nimmt, um beispielsweise nachzuschauen, wie bestimmte Knochen zusammenstehen oder welche Spezialfälle für ein bestimmtes Leiden bekannt sind. Ein Mediziner, der für eine anstehende Operation eine schrittweise Anleitung braucht, ist hoffentlich eine Seltenheit.

Das Lesen und das Verstehen des PMBOK Guide kann die die praktische Erfahrung eines Projekt-Managers ergänzen, jedoch nicht ersetzen. In vielen Projekten entstehen spezifische Herausforderungen, die von einem allgemeinen PM-Standard nicht in der notwendigen Detailtiefe abgedeckt sind. So lässt sich beispielsweise die korrekte Form des zwischenmenschlichen Umgangs mit Projekt-Stakeholdern nicht vollständig durch einen Standardtext beschreiben.

Organisatorischer Wandel als Voraussetzung

Die Einführung eines PM-Standards verfolgt das Ziel, aus den anonymen Regelwerken internationaler Fachverbände eine personalisierte PM-Methodik für die eigene Organisation abzuleiten. Die daraus resultierenden Prozesse und Verfahren sollen dann schrittweise in der Projektarbeit institutionalisiert werden.

Das klappt nicht von heute auf morgen. Die flächendeckende Einführung von PM-Standards setzt auch einen organisatorischen Wandel voraus. Er will begleitet und gesteuert werden - sowohl auf der Entscheidungs- als auch auf der Ausführungsebene. Dem Management fällt dabei die Aufgabe zu, die Notwendigkeit und den Nutzen der Veränderung transparent zu machen.

Checkliste zur Implementierung von PM-Standards
Checkliste zur Implementierung von PM-Standards
Foto: Campana & Schott

Auf der operativen Ebene sollten die Projekt-Manager beispielsweise durch ein Project Management Office im Umgang mit den neuen Verfahren Unterstützung erhalten, Zudem empfiehlt sich ein phasenorientiertes Vorgehen zur Implementierung von PM-Standards. Die folgende Checkliste soll dabei helfen. (qua)