Der Fachhandel benötigt laufend aussagekräftige Führungshilfen, speziell aus dem Bereich der Warenwirtschaft. Solche Informationen können nur mit Hilfe der EDV erstellt werden, was die vollständige Erfassung aller Geschäftsvorgänge erfordert. Die meisten Vorgänge fallen dabei an der Kasse an. Dort jedoch ist der Andrang oft zu groß, um geruhsam die Daten erfassen zu können. Über eine OCR-Lesepistole ist es möglich, schneller und sicherer als bisher Daten in die Kasse einzugeben.

Ware auszeichnen und kassieren ist das tägliche Brot im Einzelhandel. Diese Arbeiten sind aber nicht nur wegen des hohen Aufwandes der Alptraum vieler Unternehmer. Die wenigsten wissen, welche Verluste sie durch falsches Auszeichnen und kassieren erleiden. Bei herkömmlichen Verfahren sind das nach Erfahrungen von Einzelhandelsberatern ein bis zwei Prozent vom Umsatz.

Auszeichnen - ein notwendiges Übel

Beim Einsatz automatischer Leseeinrichtungen an der Kasse verringert sich die Fehlerquote fast auf Null. Zeit wird zusätzlich gewonnen.

Nicht nur aus diesen Gründen setzen schon seit Jahren einige Großunternehmen des Einzelhandels solche Leser ein oder erproben sie. Beim automatischen Lesen der Etiketten werden am Point of Sale wichtige Daten der verkauften Artikel erfaßt und zur Steuerung von Einkauf, Lager, Kalkulation und Umsatz verdichtet.

Computerlesbare Etiketten und die dazugehörenden Leser wurden bisher nur vereinzelt im kleinen bis mittleren Fachhandel eingesetzt. Daraus folgt nicht, daß diese Organisationshilfen hier nicht praktikabel wären. Drei Gründe sind:

þDie Leseeinrichtungen und die dazugehörenden Kassen waren bisher für das kleine bis mittlere Fachgeschäft unerschwinglich.

þBis vor kurzem waren diese Geräte noch nicht hundertprozentig ausgereift.

þOhne Auswertung der beim automatischen Lesen erhaltenen Informationen über eigene oder auswärtige EDV-Anlagen war diese Organisation unvollständig und nicht wirtschaftlich genug.

Aus denselben Gründen gingen bisher auch die meisten Kassenhersteller recht zaghaft an dieses Geschäft heran.

Nachdem diese Nachteile und "Geburtswehen" jedoch weitgehend beseitigt sind, steht dem Einsatz dieser Systeme nichts mehr im Wege.

OCR-Pistolen sind heute für 4000 bis 5000 Mark zu haben. Die Firma Synelec, München, hat sich zum Beispiel auf die Caere Handleser spezialisiert und rüstet damit bereits die meisten Datenkassenhersteller wie IBM, NCR oder Triumph-Adler aus.

Was heißt "computerlesbar"?

Bei der Warenauszeichnung gibt es zwei Arten von "Schriften" (Codes), die mit Hilfe von Zusatzgeräten gelesen werden. Da ist zum einen der EAN-Code (Europäische Artikel-Nummer) - auch Balkencode genannt - und zum anderen der OCR-Code (Optical Character Recognition).

Weit verbreitet ist der OCR-Code. Diese Schrift ist normal lesbar.

Von den beiden Schriftarten ist in Deutschland die OCR-A am häufigsten eingesetzt. Sie ist vielen schon bekannt, da sie schon seit Jahren auf Überweisungs- und Scheckvordrucken, bei der Erfassung von Buchhaltungs- und Lohndaten fürs Service-Rechenzentrum und für zahlreiche andere Anwendungen eingesetzt wird. Auch für die Warenauszeichnung im Fachhandel ist der OCR-A-Code heute der praktikabelste.

Etiketten mit OCR-Schrift sind nicht ganz so einfach erstellbar wie herkömmliche. Dafür sind die Vorteile nachher um so größer.

Allerdings wird es speziell im Großgerätebereich nicht bei allen Artikeln möglich sein, sie mit lesbaren Etiketten auszuzeichnen, da sie wegen ihrer Größe gar nicht über den Ladentisch gehen. Die Daten dieser Verkäufe werden dann wie bisher manuell in die Kasse eingetippt, oder das Etikett wird abgelöst und später eingelesen.

Am einfachsten und billigsten auszeichnen kann man mit einer OCR-Handzange, vor allem in kleinen bis mittleren Betrieben, wo sich ein spezieller Drucker nicht lohnt. Oder man setzt einen eigenen kleinen Bürocomputer ein, der in OCR-Schrift drucken kann.

Je nachdem, ob im Hause nur erfaßt oder selbst ausgewertet werden soll, kosten komfortable Datenerfassungs- und Auszeichnungsgeräte wie TA 21 von Triumph-Adler ab

13 000 Mark und floppy- oder plattenorientierte Anlagen ab 40 000 Mark.

Speziell dann, wenn Filialen vorhanden sind, ist eine eigene Anlage sehr nützlich. Es empfiehlt sich, die OCR-Etiketten für die Filialware automatisch parallel zur Lieferscheinerstellung drucken zu lassen. Dies muß natürlich auch dann geschehen, wenn die Filiale direkt vom Lieferanten mit Ware versorgt wird.

Verschlüsselter Preis

Im Prinzip gibt es allerdings im organisatorischen Ablauf wenig Unterschiede zum herkömmlichen Verfahren, abgesehen davon, daß ein OCR-Etikett mehr Informationen zur Ware enthält (Abbildung 1).

Je nach Auswertungswunsch kann das lesbare Etikett neben dem obligatorischen Verkaufspreis folgende Daten enthalten:

þWarengruppen - oder Artikelnummer, möglichst mit einer Prüfziffer, um eventuelle Lese- oder Auszeichnungsfehler rechtzeitig zu erkennen. Moderne Computerkassen, wie die TA 35 von Triumph-Adler melden bereits beim Kassieren solche Fehler

þVerschlüsselter Einkaufspreis, damit sich nachher in der Auswertung der tatsächlich erreichte Bruttogewinn genau ermitteln läßt.

þLieferantennummer, um Bestellungen erleichtern zu können.

þEinkaufsdatum, damit sich Lagerartikel sofort nach ihrem Alter (Ladenhüter) aussortieren lassen.

þVerkäufernummer. Wenn die Verkaufskraft nicht auch selbst kassiert kann das Warenetikett beim Verkauf - durch ein zusätzlich angebrachtes Verkäuferetikett- ab einer vorgedruckten Etikettenrolle ergänzt werden.

Neben diesen für die Auswertung wichtigen Informationen gibt es für die Erstellung und Anbringung von OCR-Etiketten noch eine Reihe von Normen und Vorschriften, für deren Einhaltung teilweise der Anwender Sorge tragen muß oder der jeweilige EDV-Lieferant Unterstützung bietet:

þDas Etikett muß über eine bestimmte Opazität verfügen, also eine spezielle Papierqualität.

þDas Farbband des OCR-Druckers oder der Handauszeichnungszange muß einen gleichmäßigen, vollen und scharfen Druck gewährleisten, da beim Lesen sonst Ablehnungen vorkommen können.

þDas OCR-Etikett soll möglichst eben auf die Ware geklebt werden; leichte Biegungen werden beim Lesen mit der OCR-Pistole angenommen. Für Artikel, bei denen das nicht möglich ist (zum Beispiel Kleinstteile), bieten die Auszeichnungspezialisten der jeweiligen Hersteller brauchbare Ideen vom Anhänger bis zum Tableau, das neben der Kasse liegt und auf dem für jeden Kleinstartikel "stellvertretend" ein Etikett klebt.

þNeben den reinen lnformationen muß das Etikett je nach Auswertungsprogramm noch bestimmte Steuerzeichen und Füllzeichen enthalten.

þDer Abstand zwischen den Ziffern und Zeilen muß immer gleich sein. Es können aber verschiedene Etikettenformate verwendet werden, was allerdings nachher beim Kassieren zuerst die Eingabe eines Codes erfordert.

Direkte Eingabe in den Bürocomputer

Der Umgang mit der OCR-Pistole (Abbildung 2) läßt sich innerhalb weniger Minuten erlernen und benötigt einige Tage Eingewöhnungszeit. Die Lesegeschwindigkeit der OCR-Pistole liegt bei 1,5 Sekunden pro 10 Zeichen, also etwa einer Zeile. Damit läßt sich die Bedienerleistung um mindestens 25 Prozent erhöhen, obwohl ja mehr Informationen als bisher in die Kasse eingegeben werden. Lehnt der Leser eine Zeile oder ein ganzes Etikett aus irgendeinem Grund ab, können die Daten ganz normal in die Kasse eingetippt werden. Bei mehrzeiligen Etiketten wird die Bedienungskraft außerdem durch die Kasse in die richtige Reihenfolge geführt.

OCR-Pistolen sind jedoch nicht nur in Verbindung mit Kassen einsetzbar. Sie lassen sich ebenso an Datenerfassungsgeräte oder Bürocomputer anschließen, wenn diese über ein entsprechendes Interface (Anschluß) verfügen. Darüber lassen sich dann von der Ware abgelöste Etiketten nach dem eigentlichen Verkaufsvorgang einlesen. Diese Möglichkeit bietet sich für kleine Filialen oder Abteilungen an, bei denen sich der Einsatz einer Kasse mit Leseeinrichtung nicht lohnt.

Eine weitere wertvolle Organisationshilfe bieten die seit kurzem auf dem Markt befindlichen tragbaren OCR-Leser. Damit können Lagerbestände für die Inventur oder für Zwischenkontrollen schnell und sicher erfaßt werden.

OCR wird sich durchsetzen

Bestimmt werden sich in der Zukunft noch weitere nützliche Anwendungsmöglichkeiten für OCR-Leser ergeben.

Zum Beispiel ist zur Zeit ein "OCR-Scanner" in der Entwicklung, bei dem die verkaufte Ware nur noch mit dem Etikett nach unten über ein im Kassentisch eingebautes "Fenster" geschoben wird: Allerdings wird diese Einrichtung auch wesentlich teurer sein als eine OCR-Pistole.

Denkbar ist in der Zukunft auch, daß wenigstens ein Teil der Lieferanten OCR-Etiketten verwendet. Die Erfassung des Wareneingangs wäre dann nur noch ein Kinderspiel.

Die automatische OCR-Etikettenlesung hat sich als das modernste Erfassungsmittel für den Fachhandel erwiesen und wird sich sicher durchsetzen. Denn eine Alternative für die Erfassung "an der Front" gibt es nicht.

*Hans-Jörg Köninger ist freier Mitarbeiter der GFU Gesellschaft für Unternehmensberatung und Projektmanagement mbH, Schwaig bei Nürnberg