So bekommen Sie Ihr Lizenz-Management in den Griff

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Ein funktionierendes Lizenz-Management spart Kosten und schafft Sicherheit. Um alle Vorteile auszunutzen, sollten Sie folgende Punkte beachten.

Experten von KPMG und der Experton Group schätzen, dass sich die Softwarekosten mit einem funktionierenden Lizenz-Management um 15 bis 30 Prozent senken lassen. Dabei können Anwender verschiedene Einsparpotenziale heben: Beispielsweise lässt sich beim Lizenzeinkauf sparen, wenn das Management-Tool anzeigt, dass von der benötigten Software in einer anderen Abteilung noch einige Lizenzen frei verfügbar sind. Mit dem richtigen Lizenzüberblick können die Verantwortlichen außerdem ihr Beschaffungsverhalten optimieren: Statt teurer Einzelplatzlizenzen lohnen sich in bestimmten Fällen Rahmenlizenzprogramme. Zudem zeigt eine funktionierende Lizenzverwaltung an, welche Programme nicht mehr genutzt werden und somit keine teuren Wartungsverträge mehr benötigen.

Darüber hinaus lässt eine Lizenz- und Softwareverwaltung das Management ruhiger schlafen. Die Firmenverantwortlichen setzen ihr Unternehmen nicht mehr der Gefahr aus, unterlizenziert zu sein. Ist das der Fall, drohen unangenehme Konsequenzen: Neben empfindlichen Strafen und Nachzahlungen kann das Renommee der Firma Schaden nehmen, und im schlimmsten Fall müssen die Verantwortlichen hinter Gitter.

Abgesehen von den rechtlichen Folgen, schreiben außerdem Compliance-Richtlinien mittlerweile dezidiert vor, wie die Lizenzverwaltung zu bewerkstelligen ist. Wer sein Unternehmen konform nach Basel II und Sarbanes-Oxley aufstellen will, muss das Software-Asset-Management (SAM) nachweislich im Griff haben.

Aus diesen Gründen müssen Anwender das Lizenz-Management in ihrem Unternehmen organisieren und implementieren. Das ist oft nicht einfach: Schließlich geht es nicht allein darum, ein Software-Tool zu installieren. Für ein effizientes Lizenz-Management gilt es, die betroffene Organisation umzustellen, neue Prozesse einzuführen und die notwendige Technik bereitzustellen. Das müssen Sie dabei beachten:

PHASE 1: ORGANISIEREN

Beschaffungsprozesse dokumentieren und vereinheitlichen

In der ersten Phase eines SAM-Projekts gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen. Die Verantwortlichen in den Unternehmen sollten dokumentieren, wer auf welche Weise Software beschafft, wo Lizenzen und Lizenznachweise abgelegt werden und wie Software in der Firma verteilt wird. Dabei müssen alle betroffenen Abteilungen eingebunden werden: der Einkauf, die IT und die Fachabteilungen. Beurteilen und definieren die verschiedenen Firmeneinheiten die Prozesse rund um Lizenzeinkauf und -einsatz unterschiedlich, besteht Handlungsbedarf. Entwickeln Sie gemeinsam mit den Abteilungen verbindliche Regeln, wer auf welche Weise Software anschafft und implementiert. Vor allem die Dokumentation dieser Abläufe muss allen Beteiligten transparent sein.

Lizenzablage aufräumen und ordnen

In vielen Unternehmen wird bei der Ablage der Lizenzunterlagen und Original-Datenträger geschlampt. Oft liegen diese verteilt in verschiedenen Büros oder sogar im Home Office von Mitarbeitern. Wer sein Lizenz-Management in den Griff bekommen möchte, muss an dieser Stelle Ordnung halten. Sämtliche Lizenzdokumente, Verträge und Software-CDs sollten an einer zentralen Stelle gesammelt und sicher aufbewahrt werden, am besten in einem feuerfesten Schrank beziehungsweise einem Safe. Nur berechtige Personen sollten hier Zugang haben. Schließlich müssen Sie als Softwarenutzer nachweisen können, dass Ihr Unternehmen regelkonform lizenziert ist. Wer dann schnell die notwendigen Unterlagen zur Hand hat, schont seine Nerven und spart Zeit.

Lizenz-Manager ernennen

Vor allem in größeren Unternehmen beziehungsweise Firmen mit komplexeren Strukturen kann es sich lohnen, einen Verantwortlichen für Lizenz- oder Software-Asset-Management einzusetzen. Dieser sollte sich an zentraler Stelle um alle Abläufe im Softwareeinkauf, die Ablage der Lizenznachweise sowie die Verteilung der Software kümmern. Mit dem so gewonnenen Überblick lassen sich Lizenzmodelle optimieren, Fehllizenzierungen vermeiden und der Softwarebestand durch gezieltes Wiederverwerten oder Weiterverkauf im Sinne eines Lifecycle-Managements effizienter einsetzen. Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, muss der entsprechende Mitarbeiter neben einem breiten Software-Know-how sowie Wissen über die wirtschaftlichen und rechtlichen Aspekte des Lizenz-Managements auch fundierte Kenntnisse der eigenen betrieblichen Organisation mitbringen. Darüber hinaus sollten die mit SAM beauftragten Manager gut kommunizieren und integrieren können.

PHASE 2: MESSEN

Softwarebestand erfassen und sortieren

Im nächsten Schritt müssen sich die Lizenz-Manager einen Überblick darüber verschaffen, welche Software überhaupt zum Einsatz kommt. Dabei helfen Inventarisierungs-Tools, die alle Rechner im Unternehmensnetz regelmäßig automatisch untersuchen und die gefundenen Programme an eine zentrale Konsole zurückmelden. Man unterscheidet in diesem Zusammenhang einfache Werkzeuge zur Softwareerfassung und integrierte Produkte für ein vollständiges Software-Asset-Management. Letztere bieten auch Funktionen für ein integriertes Lizenz-Management und können aus dem vermessenen Softwareinventar und im System hinterlegten Lizenzdokumenten aussagekräftige Berichte – so genannte Lizenzbilanzen – generieren.

Alle Systeme inventarisieren

Diese Softwareerfassung mag auf den ersten Blick trivial erscheinen, hat aber ihre Tücken: So reicht es nicht aus, zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Rechner im lokalen Netz von einer zentralen Konsole aus zu inventarisieren. Dann gehen dem Unternehmen nämlich die Rechner durch die Lappen, die gerade ausgeschaltet, offline oder im mobilen Einsatz sind. Eine Software-Inventarisierung hat jedoch nur dann Sinn, wenn sämtliche Programme gescannt und erfasst werden, die im Unternehmen benutzt werden. Um ein vollständiges Bild aller installierten Software zu erhalten, eignen sich daher vor allem Tools, die einen Softwareagenten in allen Rechnern platzieren. Dieser fährt automatisch in vordefinierten Abständen lokale Inventarisierungsläufe und schickt die Ergebnisse an die zentrale SAM-Konsole im Unternehmen. Gerade wenn in einem Unternehmen viele mobile Rechner im Einsatz sind, die oft über längere Zeiträume nicht im lokalen Firmennetz eingeklinkt sind, empfehlen sich solche Inventarisierungswerkzeuge, die ihre Ergebnisse auch automatisch per E-Mail versenden können. Denn die wichtigste Grundlage für ein effizientes Lizenz-Management ist eine verlässliche Erfassung sämtlicher im Unternehmen genutzter Software.

Open-Source-Systeme nicht vergessen

Um ein vollständiges Softwareinventar zu erreichen, muss das eingesetzte SAM-Werkzeug eine möglichst breite Palette an Plattformen und Betriebssystemen unterstützen. Dabei dürfen auch Open-Source-Systeme nicht ausgespart werden. Wenn ein PC oder Server unter Linux läuft, heißt das nicht zwangsläufig, dass man sich um die dort installierte Software nicht kümmern muss. Oft sehen die Regeln für Open-Source-Programme vor, dass die Software, wenn man sie kommerziell nutzen will, in Lizenz genommen werden muss. Das Gleiche gilt für Freeware-Programme, die zwar im privaten Umfeld unentgeltlich eingesetzt werden dürfen, für die aber im Firmenumfeld eine Lizenz mit entsprechenden Kosten fällig wird.

Softwarenutzung erfassen und prüfen

Um das Potenzial von SAM möglichst vollständig auszuschöpfen, reicht es nicht aus, die installierten Programme nur zu zählen. Vielmehr sollte das eingesetzte Management-Tool auch in der Lage sein, die Nutzung der Software zu erfassen. In vielen Fällen liegen auf den Rechnern der Mitarbeiter Programme, die diese gar nicht mehr verwenden. Oft handelt es sich dabei um teure Spezialsoftware, die zeitlich begrenzt für bestimmte Projekte benötigt und dann auf den Systemen vergessen wurde. Statt diese Software für teures Geld neu zu kaufen, können einzelne nicht mehr genutzte Lizenzen einfach an andere Anwender im Unternehmen übertragen werden. Doch Vorsicht: Der Einsatz derartiger Werkzeuge muss in aller Regel mit Gremien wie dem Betriebsrat abgestimmt werden. Um hier einen Konsens zu erzielen, empfiehlt es sich, über die Qualität der Überwachung zu verhandeln.

In den meisten Fällen müssen die Rechner der Mitarbeiter nicht laufend gescannt werden. Es reicht, wenn das Tool in bestimmten Abständen prüft, wann ein Programm zum letzten Mal gestartet wurde. Liegt dies beispielsweise mehr als sechs Monate zurück, kann es sich lohnen nachzuhaken und die Software in einen Lizenz-Pool zu übertragen.

PHASE 3: AUSWERTEN

Software- und Lizenzbestand abgleichen

Ist die Software inventarisiert, müssen Unternehmen als Nächstes prüfen, welche Lizenzrechte sie besitzen. Was auf den ersten Blick banal anmutet, ist in der Praxis oft schwierig. Die größte Herausforderung liegt dabei im Kleingedruckten, also in der Analyse der Lizenzbedingungen. Den Anwenderunternehmen fällt es oft schwer, an dieser Stelle den Durchblick zu behalten. Das liegt vor allem an den teilweise komplexen Lizenzmetriken der Softwarehersteller. Die Lizenzmodelle unterscheiden sich meist sogar innerhalb des Portfolios eines Anbieters. Dazu kommt, dass die Richtlinien, wie eine Software eingesetzt werden darf, auch nach dem jeweiligen Versionsstand eines Programms differieren können, da sich die Metriken der Hersteller laufend ändern. Zu guter Letzt müssen sich die Lizenz-Manager mit den Regeln verschiedener Softwarelieferanten herumschlagen.

In den meisten Unternehmen finden sich Programme von Dutzenden unterschiedlichen Anbietern. Oft verwendete Lizenzformen sind Nutzungsrechte pro Benutzer, pro Maschine oder pro gleichzeitige Nutzung (concurrent use). Dazu kommen verschiedene Spezialmodelle, die sich nach industriespezifischen Metriken wie beispielsweise der Zahl der mit der Software verwalteten Verträge richten.

All das macht das Lizenz-Management nicht einfacher: Der SAM-Manager muss alle vorhandenen Lizenzformen in seinem Tool für das Lizenz-Management abbilden können. Die Funktionstiefe des Werkzeugs sollte sich dabei individuell an den Anforderungen im Unternehmen orientieren. Sind nur einige unterschiedliche Produkte weniger Hersteller mit überschaubaren Lizenzformen im Einsatz, reicht oft eine selbst entwickelte Datenbank oder eine Excel-Tabelle aus.

Bei vielen verschiedenen Lizenzmodellen stoßen Anwender damit jedoch schnell an ihre Grenzen. Gerade Sonderregeln lassen sich mit diesen einfach gestrickten Werkzeugen kaum abbilden. So erlauben beispielsweise bestimmte Lizenzformen von Microsoft die Installation von Office auf einem zweiten mobilen Rechner, sofern dieser nicht gleichzeitig mit dem Desktop genutzt wird. Außerdem gestatten manche Volumen-Lizenzen die Installation der Software auf einem privaten PC. Andere Lizenzformen räumen Unternehmen Downgrade-Rechte ein, so dass beispielsweise ein inventarisiertes Office 2003 durchaus von einer Office-2007-Lizenz abgedeckt sein kann. Problematisch sind unter dem Aspekt Komplexität auch gemischte Umgebungen aus Fat Clients und einer Terminal-Server-Farm mit Thin Clients.

An dieser Stelle wird deutlich, dass reine Produkte zur Software-Inventarisierung oft nicht ausreichen. Stattdessen müssen die Lizenz-Management-Werkzeuge sehr flexibel regelbasierende Definitionen von Lizenzpaketen zulassen, um eine automatisierte Lizenzbilanz erstellen zu können. Am einfachsten funktioniert diese Lizenzbilanz daher mit integrierten SAM-Produkten, die eine umfangreiche Inventarisierung mit einer möglichst flexiblen Definition von Softwarelizenzen kombinieren.

SAM kontinuierlich fortsetzen

Mit dem Abschluss eines SAM-Projekts ist das Lizenz-Management nicht zu Ende. Vielmehr gilt es für die verantwortlichen Manager, kontinuierliche Lizenz-Management-Prozesse im Unternehmen zu definieren, einzurichten und am Laufen zu halten. Beispielsweise sollte einmal im Monat eine Lizenzbilanz aufgestellt werden, um regelmäßig einen aktuellen Statusbericht über den Software- und Lizenzbestand zu erhalten.

Damit lassen sich Fehllizenzierungen, egal ob Über- oder Unterlizenzierung, schnell erkennen und beheben. Darüber hinaus muss sich das Lizenz-Management laufend mit anderen Abteilungen im Unternehmen verzahnen. Dazu zählen vor allem der Einkauf sowie der Helpdesk.

Mit fundierten Daten zum eigenen Lizenzbestand kann ein Einkäufer in den Verhandlungen mit den Softwarelieferanten zielgerichteter Lizenzen beschaffen und bessere Konditionen für das eigene Unternehmen herausholen. Außerdem sind Helpdesk-Mitarbeiter auf Basis von aktuellen Lizenzinformationen in der Lage, Nutzeranfragen schneller und effizienter zu bearbeiten, beispielsweise wenn Anwender nach zusätzlichen Funktionen fragen.

PHASE 4: UMSETZEN

Software effizienter einsetzen

Am Schluss eines jeden SAM-Projekts steht die Lizenzbilanz. Daraus leiten sich verschiedene Handlungsempfehlungen für die Softwareverantwortlichen in den Unternehmen ab. Beispielsweise gilt es, die eigene Organisation derart umzugestalten, dass zukünftig Probleme im Prozess von der Bedarfsermittlung über das Beschaffen bis hin zum Installieren und Nutzen vermieden werden. Darüber hinaus gibt die Bilanz Aufschluss darüber, an welchen Stellen im eigenen Softwarebestand eine Fehllizenzierung vorliegt: Eine Unterlizenzierung müssen die Verantwortlichen durch den Nachkauf von entsprechenden Lizenzen beheben, um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen. Im Falle einer Überlizenzierung lässt sich die nicht genutzte Software entweder direkt an anderer Stelle im Unternehmen einsetzen oder in einem Lizenz-Pool parken, aus dem sich die einzelnen Abteilungen je nach Bedarf bedienen können.

Überzählige Lizenzen verwerten

Stellt sich im Rahmen eines SAM-Projekts heraus, dass Sie mehr Lizenzen eines bestimmten Softwareprodukts besitzen, als Sie benötigen, sollten Sie überlegen, die überzähligen Lizenzen zu verkaufen. Seit einigen Jahren entwickelt sich in Deutschland ein Markt für Secondhand-Software. Neben Standardprodukten wie Windows-Betriebssystemen und Office-Software werden mittlerweile auch Business-Applikationen beispielsweise von SAP und Oracle gehandelt. Zwar sind in diesem Umfeld längst nicht alle rechtlichen Fragen geklärt, und die Softwarehersteller versuchen auch immer wieder, den Gebrauchtmarkt zu verunsichern, um das eigene Lizenzgeschäft zu schützen. Doch die Anwenderunternehmen sollten sich davon nicht abschrecken lassen. Sprechen Sie den Softwareanbieter darauf an und lassen Sie sich den Verkauf absegnen. Dann sind Sie auf jeden Fall rechtlich abgesichert. Ein bisschen Druck kann an dieser Stelle nicht schaden. Letztendlich will Ihr Softwarelieferant Sie als Kunden nicht komplett verlieren.

Softwarewartung nicht vergessen

Zu guter Letzt dürfen Sie im Sinne eines effizienten Lizenz-Managements die Wartungsverträge nicht außer Acht lassen. Im Laufe eines Software-Lifecycle stellen die Lizenzkosten nur einen Teil des Gesamtaufwands für die Applikation dar. Gerade im Fall von Business-Applikationen à la SAP und Oracle fallen im Zeitraum der Nutzung Wartungsgebühren an, die meist deutlich höher liegen als die Anschaffungskosten. Nicht mehr genutzte Lizenzen sollten daher rechtzeitig und fristgerecht aus der Wartung genommen werden. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie herausgefunden haben, welche Softwarelizenzen unnötig geworden sind. Aber Vorsicht: Planen Sie langfristig. Wenn Sie Lizenzen nur stilllegen und nach einer bestimmten Zeit wieder reaktivieren wollen, verlangen die Softwarehersteller in aller Regel, dass die Wartungslücken nachgezahlt werden. Das gilt übrigens auch, wenn Sie gebrauchte Software kaufen und für diese einen Wartungsvertrag mit dem Hersteller abschließen wollen. Rechnen Sie deshalb genau nach, welche Variante sich für Sie lohnt.

Tipp

Verträge unter die Lupe nehmen

Unternehmen sollten darauf achten, in den Verträgen den eigenen Gestaltungsfreiraum zu wahren und zu nutzen. Aussagen wie "Der Provider hatte vertraglich bereits alles fix und fertig, wir mussten das Ganze nur noch unterschreiben" zeigen, dass es zwar bequem geht, aber in aller Regel auf Kosten der Anwender. Softwarehersteller versuchen oft, die Nutzung ihrer Produkte strikt zu reglementieren. Das sollten Sie sich als Kunde nicht gefallen lassen. Punkte wie beispielsweise das Verbot der Weiterveräußerung von Lizenzen gehören auf den Verhandlungstisch.

Tipp

Audit-Klauseln prüfen

Viele Softwarehersteller lassen sich in ihren Lizenzverträgen von ihren Kunden Audit-Rechte einräumen. Das soll die Anbieter berechtigen, beim Kunden die Einhaltung der Lizenzbedingungen zu kontrollieren.

In aller Regel sind es Wiederverkäufer, die diese Audits vornehmen. Inzwischen melden Juristen Zweifel an, ob die Audit-Praxis durch entsprechende Vorgaben in den AGB rechtlich tatsächlich abgesichert ist. Außerdem bestehe die Gefahr, dass durch das Sichten der Geschäftsunterlagen auch Rechte Dritter gefährdet werden.

Mit einem einfachen Trick können Sie die Prüfer möglicherweise unter Kontrolle halten. Lassen Sie sich schriftlich geben, dass diese für alle Schäden haften, die sie beim Check Ihres Lizenzbestands anrichten. Sie werden sich dann wohl genau überlegen, ob sie sich an Ihre IT-Systeme herantrauen.

Tipp

Gebrauchtmarkt ausloten

Wer eine Fehllizenzierung beheben will, sollte die Möglichkeiten des Secondhand-Handels nicht außer Acht lassen. Gerade wenn Sie ältere Softwareversionen benötigen, lassen sich diese in aller Regel günstig bei einem Gebrauchthändler einkaufen. Darüber hinaus bietet der Gebrauchtmarkt die Möglichkeit, nicht benötigte Softwarelizenzen zu Geld zu machen. Allerdings ist etwas Vorsicht und Fingerspitzengefühl gefordert. Noch sind nicht alle rechtlichen Fragen geklärt. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte die Hersteller einbeziehen – sich aber auch nicht einschüchtern lassen. Das sind die wichtigen Lizenzhändler in Deutschland:

  • Preo AG (www.preo-ag.com),

  • Secondsoft GmbH (www.2ndsoft.de),

  • SusenSoftware GmbH (www.susensoftware.de),

  • USC GmbH (www.u-s-c.de),

  • Usedsoft GmbH (www.usedsoft.com).

Tipp

An SaaS, Virtualisierung und die Cloud denken

Wenn Sie Lizenzverträge verhandeln, sollten Sie technische Entwicklungen im Blick behalten. Prüfen Sie, ob Ihr Softwarelieferant Nutzungsmodelle wie Software as a Service (SaaS) und Cloud Computing sowie neue Techniken wie Virtualisierung in seinen Lizenzmodellen berücksichtigt. Ist das nicht der Fall, klären Sie diese Fragen rechtzeitig und bestehen Sie auf einem schriftlichen Statement, wie die Lizenzfrage zu behandeln ist, wenn Sie Ihr Rechenzentrum virtualisieren beziehungsweise eine Applikation in die Cloud verlagern wollen.

Definition SAM

Nach Itil umfasst das Software-Asset-Management (SAM) diejenigen Prozesse und Infrastrukturen, die notwendig sind, um Software-Assets eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus zu managen, zu kontrollieren und zu schützen. Hierbei wird unter Software sowohl die Lizenz als auch die installierte Applikation verstanden.

SAM: Tools und Beratung