Tipps für den Umstieg

SAP Business One 9.0

Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategische und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Die Migration bedeutet schließt eine ganze Reihe von Änderungen. Gleichzeitig ist sie eine Gelegenheit, Systeme und Strategie mal wieder zu prüfen.

Mit der Veröffentlichung von SAP Business One 9.0 hat SAP seine Mittelstandslösung um neue Funktionen und Prozesse ergänzt – unter anderem für die Lager- und Mengenverwaltung sowie die Preisbildung. Diese Neuerungen sollen für mehr Flexibilität im täglichen Gebrauch sorgen. Daneben unterstützt die Software nun auch eine 64-Bit-Architektur und Single-sign-on. „Mit dem neuen Release hat SAP viele Kundenanforderungen in die Entwicklung einfließen lassen“, so urteilt Uwe Lembgen, Leiter Consulting bei Bob Systemlösungen, über das System.

Allerdings sollten sich Anwender der Vorgängerversionen „jetzt nicht konzeptions- und kopflos in SAP Business One 9.0 stürzen“, so der Berater: „Denn einige neue Funktionen können Anpassungen der Systemarchitektur erfordern.“ Notwendig sei ein planvolles Vorgehen. Für den Release-Wechsel haben die bob-Berater einige Tipps zusammengetragen. Sie sollen migrationswilligen Unternehmen als erste Anhaltspunkte für das Change-Projekt dienen:

  • Lagerplätze: Ein besonderes Augenmerk sollte im Planungsprozess auf die Lagerplätze gelegt werden. Sie müssen definiert und fixiert werden, damit die optimale Ausnutzung von vorhandenen Lagerkapazitäten durch die „chaotische Lagerführung“ überhaupt möglich wird.

  • Maß- und Mengeneinheiten: Release 9.0 bietet nun auch die Möglichkeit, Maß- und Mengeneinheiten bei Artikeln für den Ein- und Verkauf festzulegen. Hier sollten die Anwender aber genau hinschauen und prüfen, ob dieses Feature in ihren Geschäftsmodellen eigentlich sinnvoll ist oder nicht.

  • Compliance-Vorgabe: Die gesetzlichen Vorgaben wie SEPA, E-Bilanz oder Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) erfordern einige Vorarbeit: Neben inhaltlichen Voraussetzungen müssen auch organisatorische, technische und fachliche Anforderungen im Vorfeld geklärt werden.

  • Anlagenbuchhaltung: Die Prozesse der Anlagenbuchhaltung sind in Business One 9.0 komplett neu gestaltet. Dieser grundsätzliche Charakter der Änderung macht es notwendig, hierfür ein separates Migrationsprojekt zu planen, das sich am Zeitpunkt des Jahresabschlusses orientiert.

  • EDI-Integration und Edifact: Das neue Release unterstützt den elektronischen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten. Darauf muss die vorhandene Datenbasis vorbereitet werden. Es gilt zu prüfen, ob es sich um eine der zentralen Anforderungen für den Release-Wechsel hndelt, oder ob eher ein nachgelagertes EDI-Projekt sinnvoll ist.

  • Prozesse und Altsysteme: Das bestehende System muss auf Abhängigkeiten von bereits ausgeführten Modifikationen untersucht werden. Dasselbe gilt für die vorhandenen Datenstrukturen und Prozesse. Visualisierungstechniken helfen hier, sich einen Überblick zu verschaffen.

  • Unternehmensanalyse: Im Rahmen der Untersuchung lassen sich organisatorische Besonderheiten und Schwerpunkte identifizieren, die von dem Release-Wechsel besonders betroffen sind.

  • Datenqualität: Mit den neuen Funktionen gehen teilweise gravierende Veränderungen in der Datenstruktur einher. Die machen eine Anpassung der Altsysteme beziehungsweise Drittanwendungen notwendig. Darin liegt eine Chance, die ergriffen werden sollte, um die Qualität der Daten zu überprüfen und gegebenenfalls zu verbessern.

  • Autarkes Testsystem: Auf diese Weise kann das neue Release vor seinem Live-Betrieb ausführlich auf Funktionen und Prozesse getestet werden. An diesern Tests sollten auch die Key User des Unternehmens teilnehmen. „Die Komplexität des Release-Wechsels erfordert auch, dass der nachfolgende Support vom Projektberater wahrgenommen wird“, hebt Lembgen abschließend hervor. (qua)