Sind die Daten erst einmal exportiert, müssen sie „revisionssicher“ archiviert werden. Dies bedeutet entweder die dauerhafte Speicherung auf einem nicht veränderbaren Medium wie CD-R, DVD-R, WORM oder die Ablage in einem geeigneten Archivierungssystem.
Die Heinrich Hugendubel GmbH & Co. entschied sich für die elektronische Archivierung. Die Buchhandlung mit Hauptsitz in München beschäftigt mehr als 1000 Mitarbeiter an 16 Standorten bundesweit. Langwieriges Suchen in Kellerarchiven und teure Aktenauslagerung gehörten bei Hugendubel bis zur Einführung einer Dokumenten-Management- Lösung von Ixos zum Alltag. Heute werden die Belege elektronisch archiviert, was komfortables Recherchieren am Bildschirm erlaubt und die Finanzbuchhaltung von den zahllosen Originalbelegen auf Papier befreit.
In Kombination mit SAP-DART für die Datenüberlassung werden heute außerdem die Anforderungen der neuen Abgabenordnung (AO) erfüllt. Seit 1999 setzt Hugendubel für die elektronische Buchführung die R/3-Datenarchivierung von Ixos ein. Die Lösung wurde zwischenzeitlich um weitere Module, beispielsweise für die Fakturierung, ergänzt. Mehr als 130 000 Dokumente unterschiedlichster Typen, meist mit mehreren Seiten, fallen jährlich im Rechnungswesen an und werden in der Ixos- Lösung archiviert. „Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen war bislang die Regelung zum Vorsteuerabzug das Haupthindernis für eine konsequente, also ,papierlose‘ Lösung“, erklärt Rosemarie Buchauer, Leiterin Rechnungswesen bei Hugendubel. Heute werden jährlich rund 120 000 Eingangsrechnungen auf Papier eingescannt und danach komplett vernichtet. Denn dank der Zertifizierung der Ablauforganisation sei der Vorsteuerabzug aus diesen elektronischen
Dokumenten möglich und damit der Aktenberg aus Eingangsrechnungen entbehrlich.
An einem Scan-Arbeitsplatz werden alle Eingangsrechnungen erfasst und auf dem Ixos-Econ-Server abgelegt. Ausgehende Dokumente werden parallel zum Druck sicher auf einer Jukebox archiviert. Nach der Bearbeitung sind diese Dokumente mit dem jeweiligen R/3-Beleg beziehungsweise den Stammdaten verknüpft und sofort einsehbar. „Wir entlasten unsere Abteilung durch beschränkte Zugriffsrechte für Mitarbeiter aus anderen Abteilungen und Unternehmensbereichen, vereinfachen die Abläufe, vernichten die Eingangsrechnungen auf Papier und sparen so mittelfristig Kosten für Aktenauslagerung und Kellerarchive. Außerdem haben wir eine zukunftssichere Lösung auch im Hinblick auf künftige Steuerprüfungen“, so Buchauer.
Neben schnellem und effizientem Arbeiten erlaube die realisierte Lösung auch das unkomplizierte Erfüllen der gesetzlichen Vorschriften der neuen Abgabenordnung (AO). „Abgesehen vom direkten Systemzugriff können steuerlich relevante Daten in mit SAP-Dart erstellten Extrakten dem Steuerprüfer überlassen oder bei der Betriebsprüfung am Bildschirm aufgerufen werden“, so Buchauer. Zu den im Vorfeld definierten Sichten auf R/3-Daten können auch die verknüpften Dokumente aus der Ixos-Lösung bereitgestellt werden - unabhängig davon, ob die Belege (Daten) bereits archiviert wurden oder noch online verfügbar sind.