Die technische Basis dieser durchgängigen Geschäftsprozesse bei Zast bildet die ERP-Software „Proalpha 4.1“ in Verbindung mit einem gehosteten Internet-Portal, das vom Dienstleisterkonsortium Indatex/T-Systems betrieben wird. Dieses Portal dient nicht nur als Frontend für die externe Belegerfassung, sondern gleichzeitig auch als zentrale Schnittstelle für den Datenaustausch.
Einheitliches Datenformat
Warum das so wichtig ist, erklärt IT-Leiter Sautter: „Da die großen Kostenträger mit unterschiedlichen EDI-Formaten arbeiten, müssen wir in der Lage sein, aus unserem einheitlichen Format heraus verschiedene Rechnungsdatenformate zu erzeugen. Diese Transformation läuft im Portal automatisch ab, und wir brauchen uns nur noch mit einem Format zu befassen.“ Eventuelle Änderungen auf Kostenträgerseite werden vom Portalbetreiber integriert. „So können wir uns jetzt auf unsere eigentliche Arbeit konzentrieren“, freut sich Geschäftsführer Deinert. Damit ist jedoch nicht die Rückkehr zum „Business as usual“ gemeint. Vielmehr müsse, so Deinert, in Sachen Kundenorientierung - vom Telefonverhalten bis zur Urlaubsplanung - noch einiges geleistet werden, um neue Geschäftsbereiche erschließen zu können. Schließlich sollen die erreichten zehn Prozent Produktivitätssteigerung dem Wachstum des Unternehmens dienen, etwa durch Dienstleistungen für Organisationen außerhalb des Rettungsdienstes Bayern.
Die gelungene Restrukturierung der IT und der darauf basierenden Prozesse ist für den Zast-Geschäftsführer nur ein erster Schritt. Doch da dieser bekanntlich immer der schwerste ist, beeindruckte das Projekt die Jury des COMPUTERWOCHE- Awards „Anwender des Jahres 2004“ so nachhaltig, dass sie Zast für die Endauswahl nominierte. Neben den bereits genannten Ergebnissen des Projekts überzeugte die Juroren auch dessen professionelles Management. Zwar verzögerte sich der geplante Produktivstart des ERP-Systems um drei Monate auf April 2004, doch die Plankosten von gut einer halben Million Euro konnten um mehr als zehn Prozent unterschritten werden. Außerdem lief der Betrieb von Anfang an so reibungslos, dass die sonst oft üblichen Produktivitätssenkungen unmittelbar nach ERP-Einführungen ausblieben. Zwei Monate später ging auch das Internet-Portal online - zu ebenfalls deutlich geringeren Kosten als geplant. Hauptausschlaggebend für diesen Erfolg war die straffe Projektorganisation. Hier kam die langjährige Erfahrung von Deinert und Sautter im Projekt-Management bei verschiedenen Wirtschaftsunternehmen zum Tragen. Dabei fungierte der Geschäftsführer zum einen als übergeordneter Projektleiter und half zum anderen in der Testphase bei der Fehlersuche am Wochenende mit. „In so einer Konstellation tut man sich als IT- und Projektleiter natürlich leichter mit der Kommunikation, und fundierte Entscheidung können schneller getroffen werden“, schildert Sautter. Dennoch wurde das System nicht einfach von oben verordnet. Vielmehr waren die Fachabteilungen von Anfang an in die Restrukturierung der Prozesse und in die Softwareauswahl einbezogen. Beispielsweise nahmen an den Produktpräsentationen der vorausgewählten ERP-Anbieter jeweils mehrere Mitarbeiter aus jeder Abteilung teil. Anhand von Checklisten überprüften sie die Eignung der Systeme aus ihrer Sicht. Daneben stellte die Projektleitung eine systematische Nutzwertanalyse der in Frage kommenden Systeme an. Als dann das Ranking der Projektleitung, Geschäftsführung und das der Mitarbeiter übereinstimmten - Proalpha lag überall vorn -, gab es nichts mehr zu diskutieren. Nachdem die endgültige Wahl im Juli 2003 nach dreimonatiger Sichtung der Angebote getroffen war, stand allerdings auch fest, dass selbst die bestgeeignete Lösung nur etwa die Hälfte der Zast-Anforderungen in der Standardvariante abdeckte. Umso mehr Wert legten Deinert und Sautter denn auch auf die sorgfältige Formulierung des Pflichtenhefts.
„Das hat sich für uns am Projektende ausgezahlt“, berichtet Deinert. „Denn so konnten wir einige als Zusatzanforderung deklarierte Projektanforderungen als ursprünglichen Bestandteil des Angebots nachweisen und mit unseren Partnern ein für beide Seiten gutes Ergebnis erzielen.“ Wichtigste Grundlage der Systemeinführung waren für Deinert und Sautter die genaue Analyse der Anforderungen und die Optimierung der Prozesse im Vorfeld.
Sorgfalt zahlt sich aus
Nur mit so einem festen Rahmen sei es möglich, neue Anforderungen im Projektverlauf richtig einzustufen. Denn ausschließen könne man Zusatzanforderungen nicht, so Sautter: „Und manches lässt sich im Laufe des Projekts immer noch einfacher integrieren als im Nachhinein.“ Ob das im Einzelfall sinnvoll sei, könne man aber nur beurteilen, wenn man das Know-how über Prozesse und IT besitze.