Fachliche und mentale Unterstützung nötig
Wurde dem Change-Leader die erforderliche Unterstützung seitens der Unternehmensleitung gewährt, kann er mit dem Coach mit dem Ausarbeiten der eigentlichen Projektarchitektur beginnen - das heißt, nun beginnt die konkrete Maßnahmenplanung. Kernfragen hierbei sind: Wie können wir den Mitarbeitern vermitteln, dass das Projekt nötig ist? Und: Welche Personen müssen wir außer der Unternehmensleitung auf alle Fälle als Mitstreiter gewinnen, damit das Projekt nicht auf tönernen Füssen steht? Ist dies klar, können die ersten Projektmaßnahmen geplant und gestartet werden.
Auch bei der Projektdurchführung benötigen unerfahrene Change-Leader in der Regel Unterstützung - fachlich und mental. Denn als Nicht-Profis in Sachen Changemanagement ist ihnen oft nicht ausreichend bewusst, wie lange es in der Regel dauert bis Menschen eine Einstellungs- und Verhaltensänderung vollziehen. Entsprechend viel Geduld und Ausdauer ist gefragt, wenn zum Beispiel ganze Mitarbeitergruppen entsprechende Veränderungsprozesse vollziehen sollen.
Unklar ist ihnen meist auch, wie sie zum Beispiel reagieren sollen, wenn Personen, die für den Erfolg des Projekts relevant sind, verdeckt oder offen die erforderliche Unterstützung verweigern. Entsprechend wichtig ist es, dass der Change-Leader sich regelmäßig (zum Beispiel jeden Monat einen Tag) mit dem externen Berater trifft, um mit ihm zu analysieren:
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Wie ist der Stand des Projekts?
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Welche unvorhergesehenen Schwierigkeiten tauchten auf? Und:
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Was sollten wir tun, um das Ziel trotzdem zu erreichen?
Wichtig ist es aber auch, dass der Change-Leader und der externe Berater gemeinsam analysieren: Was wurde zwischenzeitlich bereits erreicht? Denn gerade weil sich kulturelle Change-Prozesse in der Regel eher langsam, schleichend vollziehen, überkommt die Beteiligten inklusive Unternehmensleitung häufig das Gefühl "Da bewegt sich ja gar nichts", selbst wenn das Projekt sich in der Erfolgsspur befindet. Entsprechend wichtig ist es, sich im Verlauf des Prozesses auch die bereits erzielten Teilerfolge vor Augen zu führen, um nicht zu verzagen.
Change-Kompetenz der Organisation erhöhen
Der externe Berater sollte dem Change-Leader aber auch im Alltag zum Beispiel telefonisch mit Rat und Tat zur Seite stehen. Denn in Changemanagementprojekten ergeben sich immer wieder Situationen, in denen der Projektverantwortliche schnell reagieren muss. Zum Beispiel, wenn er registriert: Eine Schlüsselperson in der Organisation torpediert das Projekt. Oder wenn er bemerkt, aufgrund der Umstrukturierung werden die Kunden nicht mehr wie gewünscht betreut. Dann benötigt der Change-Leader oft nicht nur einen geistigen Sparringspartner, sondern auch Tippgeber, der ihm sagt, was zu tun sinnvoll wäre - um seine Handlungsfähigkeit und -sicherheit zu bewahren.
- Die besten Projekt-Management-Tools
Mit Hilfe der richtigen Software können sich Projekt-Manager auf das Wichtigste konzentrieren: Die Projektziele klar kommunizieren und das Team erfolgreich führen. - 1. Basecamp
Mit Millionen Anwendern weltweit gehört Basecamp heute zu den wichtigsten Web-basierenden Tools im Bereich Projekt-Management.<br /><br /> Preis: Ab 24 US-Dollar pro User / Monat <br /><br />Auf Deutsch: Ja - 2. Copper Project
Mit Copper bietet sich eine interessante PM-Lösung an, die einfach wie Basecamp ist, aber mit einigen Zusatzfunktionen wie Gantt-Diagramme und ausführliche Reports aufwartet. <br /><br />Preis: Ab 29 US-Dollar pro Monat für bis zu fünf Anwender<br /><br /> Auf Deutsch: Nein - 3. 5pm
5pm stellt eine intuitive und einfach gehaltene PM-Anwendung dar, die die Projektplanung und die Analyse von Aktivitäten und Arbeitszeiten in den Vordergrund stellt.<br /><br /> Preis: Ab 18 US-Dollar pro Monat für bis zu fünf Anwender<br /><br /> Auf Deutsch: Nein - 4. Smartsheet
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Obwohl eigentlich nicht als PM-Lösung konzipiert lässt sich Google Sites aufgrund seiner vielen Kollaborations-Features als zentrale PM-Plattform nutzen. <br /><br /> Preis: Kostenlos<br /><br /> Auf Deutsch: Ja - 8. Ace Project
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ActiveCollab bietet alles, was man von einer PM-Software erwartet, und richtet sich ausschließlich an Unternehmen, die eine On Premise-Lösung bevorzugen.<br /><br /> Preis: Ab 249 US-Dollar (Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein - Die besten Projekt-Management-Tools
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Obwohl eigentlich nicht als PM-Lösung konzipiert lässt sich Google Sites aufgrund seiner vielen Kollaborations-Features als zentrale PM-Plattform nutzen. <br /><br /> Preis: Kostenlos<br /><br /> Auf Deutsch: Ja - 8. Ace Project
Ace Project bietet sich als interessante, Kollaborations-orientierte Alternative an für alle, die das PM-System lieber auf den eigenen Servern betreiben möchten. <br /><br /> Preis: Ab 1495 US-Dollar für bis zu 20 Anwendern (Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein - 9. Onepoint Project
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ActiveCollab bietet alles, was man von einer PM-Software erwartet, und richtet sich ausschließlich an Unternehmen, die eine On Premise-Lösung bevorzugen.<br /><br /> Preis: Ab 249 US-Dollar (Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein
Bei seiner Arbeit sollte der externe Unterstützer jedoch stets zwei Ziele vor Augen haben. Das oberste Ziel ist und bleibt, das aktuelle Projekt des Kunden zum Erfolg zu führen. Ein weiteres Ziel sollte aber sein, bei den Projektverantwortlichen in der Organisation die Kompetenz aufzubauen, die für das Planen, Managen und Steuern von Change-Projekten nötig ist, so dass sie Folgeprojekte auch alleine betreuen können - ohne Unterstützung durch einen externen Coach. (oe)
Kontakt:
Der Autor Stefan Bald ist Geschäftsführer und Leiter des Chagemanagement-Instituts der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal, Lehrbeauftragter an der pädagogischen Hochschule Freiburg und Dozent an der St. Gallener Business School. Tel.: 07251 989034, E-Mail: stefan.bald@kraus-und-partner.de, Internet: www.kraus-und-partner.de