Das ERP-System wiederum liest per definierter Schnittstelle Informationen wie Bestellanfragen, Orders sowie zentrale und dezentrale Warenannahmen ein.

Was hat das Projekt gebracht?

Die Investitionskosten für das Projekt lagen bei rund 300 000 Mark. Ausgehend von einem Beschaffungsvolumen von 2,5 Millionen Mark bei 2000 Bestellungen pro Jahr, einem Volumenrabatt von fünf Prozent und einer Senkung der Transaktionskosten um 70 Prozent auf der Basis von 250 Mark je Transaktion macht sich das Projekt bereits nach rund sieben Monaten bezahlt.

Nach dem erfolgreichen Abschluss von ausgiebigen Tests nahm das System im Juni 2001 den Betrieb auf. Rund hundert EDAG-Mitarbeiter erhielten die Berechtigung, Büromaterial direkt zu ordern. Für die Anwender besteht eine individuelle Freigabehierarchie, die beispielsweise die Artikelauswahl oder Bestellmengen reguliert. Fehlbestellungen lassen sich so weitgehend ausschließen.

Durch die Umstellung wurden in der Abteilung Einkauf Ressourcen für andere Aufgaben frei. Und da die Artikel dem entsprechenden Mitarbeiter direkt an seinen Arbeitsplatz geliefert werden, sind für Büromaterial kein Warenlager und keine Materialbuchungen mehr notwendig: "Die Prozesskosten konnten wir schon in der ersten Phase um rund 30 Prozent senken, mit weiteren Einsparungen rechnen wir in den nächsten Ausbaustufen", berichtet Horst Kosterka. Hinzu kommt ein Volumenrabatt von fünf Prozent, den die Einkäufer mit dem Lieferanten für den Exklusivvertrag aushandeln konnten.

Mit weiteren Lieferanten sind die Hessen bereits in der Verhandlungsphase. Die Beschaffung von Werkzeug will man noch in diesem Jahr auf E-Procurement umstellen. Andere produktionsnahe Güter wie Montageteile, Ersatzteile oder Betriebsstoffe sollen folgen. Dadurch wird sich auch die Anzahl der Lieferanten bei EDAG weiter reduzieren. Schon in naher Zukunft soll Ubis-Procurement auch den rund 3600 Mitarbeitern in den Niederlassungen zur Verfügung stehen - zuerst in Deutschland und danach weltweit.