Königsweg Hybridarchivierung

Wenige Ausnahmen bestätigen auch bei der Formatfreiheit die Regel: "Dateien aus Microsoft Project oder Audiofiles, die sich eben gar nicht oder nur mit Informationsverlust in Tiff oder PDF/A konvertieren lassen, sondern im eigenen proprietären Format aufbewahrt werden müssen", warf Zöller ein. Ein weiteres Argument führt Jürgen Biffar an: "Wir stellen in Projekten regelmäßig fest, dass unsere Kunden viele Dokumente und E-Mails bewusst im Originalformat aufbewahren, mit allen Problemen, die daraus entstehen, und dem Risiko, dass die Dateien möglicherweise in 20 Jahren nicht mehr lesbar sind. Wenn nämlich jemand ein Dokument auch künftig editieren will, dann gibt eine Konvertierung, in welches Format auch immer, keinen Sinn." Docuware stellt daher parallel Viewing-Techniken zur Verfügung, damit die Dokumente auch unabhängig von der ursprünglichen Anwendung lesbar sind. Für den PDF/A-Experten Heiermann ist dies unverantwortlich: "Auch solche Viewer veralten. Wenn ein Unternehmen heute seine Dokumente in einem Format archiviert, das in 20 Jahren womöglich nicht mehr zu öffnen ist, dann sollten die ECM-Hersteller ihre Kunden dies nicht einfach so tun lassen, sondern sie beraten und ihnen empfehlen zu konvertieren.

Ein gesunder Mittelweg könnte daher die Hybridarchivierung sein: Jede neue Version eines Dokuments wird zusätzlich als PDF/A gespeichert. Darauf scheinen sich die ECM-Hersteller einigen zu können, wie zum Beispiel ELO-Chef Mosbach, der seinen Kunden bereits die parallele Erzeugung von PDF- und Tiff-Dateien - neben der Beibehaltung eines proprietären Formats - empfiehlt. So nämlich lässt sich eines auf jeden Fall vermeiden: dass wichtige Firmenunterlagen irgendwann überhaupt nicht mehr lesbar sind. Auch Carsten Heiermann empfiehlt bei Dokumenten, die zum Beispiel in einer elektronischen Akte noch im "Lebenszyklus" sind, eine Version im nativen Format zu speichern, um sie weiterbearbeiten zu können, sowie eine zweite als PDF/A.

Wie so oft nehmen Kunden auch hier nicht ohne weiteres an, was die Industrie ihnen bietet. So zum Beispiel die nützliche Eigenschaft von PDF/A, Metadaten in einem normierten Format abzubilden und über Validatoren prüfen zu können - bei herkömmlichen PDFs fehlt diese Eigenschaft. Diese hilfreiche Funktion läuft aber ins Leere, da, so Jürgen Biffar, Anwender die Metadaten kaum benutzen, obwohl sie im Zuge der stets wachsenden Dokumentenarten und -mengen immer wichtiger werden. Denn sie stellen ein gutes Werkzeug zur schnelleren Bearbeitung oder Indexierung dar und erleichtern zudem den Austausch zwischen verschiedenen Anwendungen.

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