Versteckte Kosten sind der größte Posten

Die Unternehmensleiter betrachten häufig nur die offensichtlichen Kosten für Anschaffung von Geräten oder den Verbrauch von Papier und Toner. Viel wichtiger sind nach Überzeugung von Matthias Kraus aber die versteckten Kosten durch ineffiziente Print-Infrastrukturen, zu denen neben den Druckern auch Faxgeräte, Kopierer und Scanner gehören.

In vielen Unternehmen gebe es einen veralteten Gerätepark mit unterschiedlichsten Modellen vieler Hersteller, argumentiert Kraus. Das führe zu häufigen Störungen und Ausfällen mit der Folge, dass die IT-Abteilung einen großen Aufwand betreiben muss, um diese Geräte zu warten, Ersatzteile zu beschaffen und kaputte Drucker zu reparieren.

Auch die weitverbreitete Praxis, den Einkauf von Geräten und Verbrauchsmaterialien auf eine möglichst große Anzahl von Abteilungen wie Einkauf, IT oder einzelne Verantwortlichkeiten aufzuteilen, sorgt für diese versteckten Kosten. Gute Konditionen lassen sich so jedenfalls nicht einfach realisieren.

All’ diese Probleme wirken sich schließlich auch negativ auf die Produktivität von Fachbereichen und IT-Abteilung aus: Die einen kämpfen viel zu häufig mit Drucker und Kopierer, die anderen verbrauchen viel zu viel Zeit damit, die auftretenden Fehler zu beheben.

"Die indirekten Kosten für den Betrieb einer Print-Infrastruktur liegen um ein vielfaches höher, als die direkten Ausgaben", zählt Kraus zusammen.