Es geht nicht nur um die großen Entscheidungen, die den Kurs eines Unternehmens auf lange Sicht festlegen. Tagtäglich müssen die einzelnen Mitarbeiter in ihren Fachbereichen viele Einzelentscheidungen treffen, die letztlich über Erfolg und Misserfolg einer Firma bestimmen. Der Händler muss seine Warenströme disponieren, der Lagerleiter seine Bestände möglichst effizient planen und der Vertriebsmitarbeiter seine Kunden im Blick behalten.

Die Anforderungen an die Unternehmen hinsichtlich Kundenservice, Lieferfähigkeit und Kundenzufriedenheit steigen. Die Verantwortlichen in den Unternehmen müssen daher stetig ihre Geschäftsprozesse verbessern, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig und wirtschaftlich handeln zu können. Im strategischen und administrativen beziehungsweise taktischen Bereich gibt es eine Reihe von Ansätzen und Lösungen, um den Entscheidern alle für eine Entscheidung relevanten Informationen kompakt, übersichtlich und zeitnah zur Verfügung zu stellen. Die allgemein als Management-Cockpit bekannten Werkzeuge dienen dem Zweck, Entscheidungen schneller und passgenauer zu treffen. Die Bandbreite der entsprechenden Lösungen beginnt bei einfachen Auswertungen (Reports) und reicht über Management-Informationssysteme bis zu komplexen Business-Intelligence-Systemen.

Im operativen Bereich konzentrierten sich die Unternehmen zuletzt stärker darauf, Prozesse zu automatisieren. Jedoch nimmt die Verantwortung der Mitarbeiter zu, die in diese operativen Prozesse involviert sind. An diesen Stellen müssen täglich Entscheidungen getroffen werden, die zwar nicht die Tragweite von strategischen und taktischen Entscheidungen haben, aber direkten Einfluss auf die Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern sowie auf die Wirtschaftlichkeit der operativen Prozesse haben. Durch die stärkere Aufgabenkonzentration und zunehmende Verantwortung ist es auch im operativen Bereich notwendig, den Beschäftigten Hilfsmittel an die Hand zu geben, um besser und schneller die richtigen Entscheidungen und Maßnahmen treffen und einleiten zu können.

Ein organisatorisches Mittel ist es, den Mitarbeitern mit überwiegend operativen Aufgaben im Sinne eines 360-Grad-Rundumblicks alle für ihre Arbeit relevanten Informationen und Funktionen übersichtlich und kompakt zur Verfügung zu stellen.

Dies bietet sich in zahlreichen Funktionsbereichen an, beispielsweise im Kundenservice, in der Disposition, im Einkauf, in der Produktion und im Lager. Ziel ist dabei, dass die Mitarbeiter wesentliche Informationen für eine Entscheidung beispielsweise über den Kunden, über einen Vorgang oder eine Situation nicht übersehen, und unmittelbar nachdem sie eine Entscheidung getroffen haben, die richtigen Folgeschritte einleiten können.

Die Anforderungen dazu sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Betriebliche Standardsoftware bietet aufgrund der individuellen Gegebenheiten oft keine maßgeschneiderte Lösung für die speziellen Anforderungen der Unternehmen, damit diese ihre Organisation und Arbeitsweise flexibel den Marktgegebenheiten anpassen können. Die Mehrzahl der erforderlichen Funktionen und Daten zu einem Vorgang oder zu einer Aufgabe sind zwar in vielen Informationssystemen vorhanden, aber häufig auf verschiedene Oberflächen beziehungsweise Masken verteilt. Viele Aufgaben erfordern situationsbedingt und je nach Unternehmen unterschiedliche Folgeschritte. Die in Standardsoftware verteilten Funktionen lassen sich jedoch selten vom Anwender direkt aus einer kompakten Darstellung heraus und in der benötigten Kombination anstoßen. Vielfach ist es auch nicht möglich, fehlende Funktionalität Release-fest in eine bestehende grafische Oberfläche zu integrieren.

Lösungsansatz: Operative Cockpits

Um in bestehender Standardsoftware die genannten Anforderungen unternehmensspezifisch und wirtschaftlich umzusetzen, eignen sich operative Cockpits. Der Fachbereich Informatik der Fachhochschule Gelsenkirchen hat gemeinsam mit der IOT Institut für Organisations- und Technikgestaltung GmbH Einsatz- und Gestaltungsmöglichkeiten von operativen Cockpits untersucht, insbesondere im Hinblick auf das SAP-ECC-System. Die Ergebnisse dieser Arbeiten werden im Folgenden vorgestellt.

1. Operative Cockpits stellen prozessrelevante Daten einer operativen Aufgabe oder eines Teilprozesses übersichtlich in einem Anwendungsdialog dar und unterstützen eine benutzer- und gruppenorientierte Gestaltung der Oberfläche.

2. In einem operativen Cockpit sind alle benötigten Anwendungstransaktionen zusammengefasst, um die Navigation zu vereinfachen und die Einleitung von Folgeschritten zu beschleunigen.

3. Im Hinblick auf SAP bieten operative Cockpits für Anwender einen zentralen Einstieg in das SAP-System.

4. Die Einsatzbereiche von operativen Cockpits erstrecken sich von operativen Planungsaufgaben über Steuerungsaufgaben bis zu ausführenden Tätigkeiten.

5. Für die operative Planung ist es wichtig, die zur kurzfristigen Planung notwendigen zentralen Daten und Funktionen bereit zu stellen sowie definierte Zwischen- und Endstände speichern und jederzeit bearbeiten zu können, zum Beispiel für eine laufende Prognose mit anschließender Disposition.

6. Für Steuerungsaufgaben ist ein schneller und gezielter Überblick über Zustände und Status von Objekten einzeln und im Kontext erforderlich wie beispielsweise Lagerzustände und Auftragsstatus. Gleichzeitig müssen alle Funktionen für die direkte Prozessbeeinflussung in einem operativen Cockpit bereitgestellt werden.

7. Um ausführende Tätigkeiten zu beschleunigen, müssen alle für die Tätigkeit relevanten Informationen kompakt und übersichtlich dargestellt werden.

8. In den meisten Fällen erfordern ausführende Aufgaben auch eine Datenerfassung. Diese muss im Zusammenspiel mit der Informationsdarstellung so komfortabel ausgestaltet sein, dass noch fehlende Daten schnell und fehlerfrei erfasst werden können, zum Beispiel beim telefonischen Kundenkontakt.

Folgende drei Beispiele veranschaulichen, wie sich operative Cockpits in der Praxis einsetzen lassen.