Die besten Tools

Modernes Dokumenten-Management in der Cloud

Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
IT-Trends wie Social Media, Mobile und Cloud-Computing haben die Art und Weise, wie wir mit Dateien und Dokumenten umgehen, grundlegend verändert. Mit welchen Tools Privatanwender sowie kleine und mittlere Firmen sie heute am besten verwalten können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wichtige Dokumente - egal ob Rechnungen, Produktinformationen, Projektressourcen, Designvorlagen, Verträge oder private Urlaubsfotos, Präsentationen und Musikdateien - wollen Anwender heute immer und überall dabei haben. Im Büro oder Zuhause soll man auf solche Dokumente am Desktop-PC zugreifen und professionell editieren können. Unterwegs will man diese bequem betrachten können - möglichst auch dann, wenn man offline ist. Selbstverständlich sollen sämtliche Dokumente stets in der Cloud synchronisiert werden, sodass man immer mit der neuesten Version arbeiten kann.

Vor diesem Hintergrund wird das Dokumenten-Management derzeit neu definiert. Denn mit dem Siegeszug von Social Media, Cloud- und Mobile-Computing haben sich die an Dokumenten-Management-Systeme (DMS) gestellten Anforderungen grundlegend verändert. Populäre Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive, Box und Co. geben auf diesem Markt, bei dem die Grenzen zwischen Consumer- und Enterprise-Produkten zunehmend verschwinden, nach wie vor den Ton an. Mittlerweile sind sie jedoch nicht die einzigen professionellen Anwendungen, auf die Privatanwender beziehungsweise Firmen setzen können, wenn es darum geht, Dateien, Informationen und Dokumente in den Griff zu bekommen.

Im Folgenden stellen wir eine Reihe leistungsfähiger Dokumenten-Management-Tools vor, die für die Post-PC-Ära konzipiert sind und für mehr Produktivität im Alltag sorgen.

Doctape: Dropbox-Konkurrenz für Einsteiger

Das Softwarehaus Tape.io aus Hannover bietet mit dem Online-Dienst "Doctape" eine einfach gehaltene Lösung an, mit der sich sowohl private als auch geschäftliche Dokumente zentral in der Cloud verwalten lassen. Gleichzeitig macht es die Software einfach, Dokumente zu organisieren und mit Freunden und Kollegen zu teilen.

Doctape
Doctape
Foto: Diego Wyllie

Funktionalität: Anders als beim Platzhirschen Dropbox, bei dem die geräteübergreifende Datensynchronisierung über einen vordefinierten Ordner auf der lokalen Festplatte erfolgt, muss der Anwender bei Doctape die Dateien selber in die Cloud bringen. Dies erfolgt entweder über die Web-App, per E-Mail oder seit neuestem auch mit dem nativen Desktop-Client für Mac OS X. Einmal in der Doctape-Cloud importiert, lassen sich Dokumente betrachten, anhand von Tags organisieren und mit anderen Nutzern teilen. Dank der Google Docs-Integration können User seine Dokumente auch im Browser editieren. Ein weiteres, praktisches Feature: Multimedia-Dateien werden automatisch optimiert, um eine gute Streaming-Qualität zu garantieren.

Unterstützte Plattformen: Neben der plattformübergreifenden Web-Anwendung bietet Doctape einen nativen Client für Mac OS X und eine Chrome-App. Im Bereich Mobile ist das Tool als Universal-App für iPhone und iPad verfügbar.

Preise: Wer sich mit den Standard-Features und bis zu fünf Gigabyte Storage-Kapazität zufrieden stellt, der kann die Basic-Version kostenlos nutzen. Die Plus- und Premium-Pakete enthalten alle Funktionen und bieten 50 beziehungsweise 100 Gigabyte Speicherplatz. Während Plus-Kunden knapp fünf Euro im Monat zahlen, ist der Monatspreis für den Premium-Account doppelt so teuer.