Business Perfomance Management

Mit SAPs Solution Manager Geschäftsprozesse überwachen

23.05.2013 | von Justin Lee Weis
Viele Unternehmen arbeiten daran, ihre Best-Practice-Prozesse in Best-Performance-Prozesse zu verwandeln. Dabei kann auch der "SAP Solution Manager" helfen. Denn dieser enthält ein Werkzeug für das Prozess-Monitoring
Das Business Process Monitoring setzt auf drei Ebenen an. Aus den unterschiedlichen Systemen gelangen Daten in den SAP Solution Manager, wo sie verarbeitet werden. Die aufbereiteten Kennzahlen werden in unterschiedlicher Weise und auf verschiedenen Endgeräten dargestellt.
Das Business Process Monitoring setzt auf drei Ebenen an. Aus den unterschiedlichen Systemen gelangen Daten in den SAP Solution Manager, wo sie verarbeitet werden. Die aufbereiteten Kennzahlen werden in unterschiedlicher Weise und auf verschiedenen Endgeräten dargestellt.
Foto: Mieschke Hofmann und Partner (MHP)

Bei den meisten SAP-Anwendern ist der Solution Manager als Software für das Application Management gesetzt. Mithilfe der Werkzeuge, Templates und Services lassen sich Störungen abwickeln (Incident Management), Änderungsanforderungen umsetzen (Change Request Management) und Tests ausführen (Test Management). Meist war es das dann aber auch. Die zahlreichen weiteren Features, die der SAP Solution Manager für das Management des gesamten Application Lifecycle von Hause aus bereit hält, bleiben oft unberücksichtigt. Das liegt auch daran, dass sich bislang ausschließlich die IT-Abteilungen mit dem Tool befassen. Den Fachbereichen ist der Solution Manager häufig unbekannt - aber gerade diese könnten von den zusätzlichen Funktionen profitieren.

So zum Beispiel vom Business-Process-Monitoring, mit dem sich Geschäftsprozesse auf ihre Leistung hin überwachen lassen. Messgrößen sind KPIs wie beispielsweise die Prozessanzahl, die Prozessdurchlaufzeit oder die Prozesskosten.

Um das Business Process Monitoring umzusetzen, sollten acht Schritte durchlaufen werden. In der Praxis empfiehlt es sich, die Überwachung anhand eines Pilot-Prozesses zu testen.
Um das Business Process Monitoring umzusetzen, sollten acht Schritte durchlaufen werden. In der Praxis empfiehlt es sich, die Überwachung anhand eines Pilot-Prozesses zu testen.
Foto: Mieschke Hofmann und Partner (MHP)

Dafür existieren in der SAP- und der Nicht-SAP-Welt zwar verschiedene BI-Tools. Von Vorteil ist der Einsatz des Solution Managers jedoch deshalb, weil sich damit die Prozesse über die unterschiedlichen Systeme und Lösungen hinweg zentral betrachten lassen: von SAP SCM über SAP CRM und SAP ERP bis hin zu Non-SAP-Lösungen von Oracle, Peoplesoft oder Microsoft. Die auf diesem Weg gewonnenen Erkenntnisse können Anwender dann im nächsten Schritt nutzen, um die einzelnen Geschäftsprozesse im Sinne eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) stetig zu optimieren.

In acht Schritten zum Monitoring

Um das Business Process Monitoring effizient zu implementieren und zu nutzen, bietet sich Praxiserfahrungen zufolge ein Vorgehen entlang von acht Schritten an.

  1. Zunächst sind die Geschäftsprozesse, die überwacht werden sollen, zu identifizieren und dann mithilfe eines fachlichen Prozesswerkzeugs zu modellieren.

  2. Diese definierten und modellierten Prozesse müssen anschließend samt ihrer Struktur im SAP Solution Manager (Business Blueprint) synchronisiert werden.

  3. Dort sind auch die Transaktionen zu pflegen.

  4. Um diese Transaktionen auch im fachlichen Prozesswerkzeug zu nutzen, muss der Business Blueprint des SAP Solution Managers erneut synchronisiert werden.

  5. Nun werden die Monitoring-Objekte konfiguriert.

  6. Danach kann das eigentliche Business Process Monitoring beginnen.

  7. Nach Ausführung der Prozesse lassen sich

  8. mithilfe von entsprechenden Reports die realen Prozessabläufe auswerten.

Monitoring-Objekte lassen sich zu den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens finden: zur Kundenzufriedenheit ebenso wie zum Umsatz, zum Supply Chain Planning wie zur Datengenauigkeit.
Monitoring-Objekte lassen sich zu den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens finden: zur Kundenzufriedenheit ebenso wie zum Umsatz, zum Supply Chain Planning wie zur Datengenauigkeit.
Foto: Mieschke Hofmann und Partner (MHP)

Auf Basis dieser Berichte können Anwender dann Fragen zur Prozessleistung beantworten. So ist beispielsweise sofort erkennbar, wie hoch die Zahl der offenen Verkaufsaufträge ist, zu wie vielen Transportaufträgen die Rechnung fehlt oder wie häufig Verbuchungen abgebrochen wurden. Sollten dabei die Ist-Werte von den definierten Soll-Werten abweichen, macht das Business Process Monitoring automatisch darauf aufmerksam. Per E-Mail erhalten die zuvor festgelegten Mitarbeiter eine Nachricht und können sich um den jeweiligen Prozess kümmern. Sämtliche Kennzahlen lassen sich darüber hinaus in Dashboards am PC oder auf mobilen Endgeräten anzeigen.

Pilot-Prozess zeigt Praxisnutzen

Unternehmen, die in Betracht ziehen, ihre Prozesse mithilfe des SAP Solution Managers zu überwachen, sollten zunächst klären, welche BI-Tools bereits im Einsatz sind, welche Erkenntnisse damit gewonnen werden und wo bislang "blinde Flecken" bestehen. Hier ist vor allem die IT-Abteilung gefragt. Nachdem die Ist-Situation analysiert wurde, sollte sich die IT-Abteilung mit den Fachbereichen über deren Bedarf abstimmen. Auf diese Weise wird schnell klar, welcher Nutzen sich mit dem Zugewinn an Transparenz wirklich realisieren lässt. Zuletzt empfiehlt es sich, den Einsatz des Business Process Monitoring anhand eines Pilot-Prozesses und entlang des Acht-Schritte-Vorgehens in der Praxis zu erproben. Bewährt sich die Überwachung, lässt sich diese problemlos auf weitere Geschäftsprozesse übertragen. (ba)