Die Event-Hotelgruppe modernisiert ihren IT-Bereich

Mehr Effizienz beim IT-Service

Gerald Scheuermann-Kettner ist CIO der Event-Hotelgruppe.
Nach der Migration von 1.200 Arbeitsplätzen greifen die Mitarbeiter von 45 Business-Hotels jetzt auf eine gemeinsame IT-Struktur zu. Eine umfassende Reform der IT-Abteilung verbesserte gleichzeitig die technische und wirtschaftliche Effizienz der Administration. Auch der Gäste-Service profitiert von den Homogenisierungsmaßnahmen.

Ganz neu ist das Thema Homogenisierung nun auch wieder nicht für die Event-Hotelgruppe. Bereits 2006 begann sie, ihre IT-Struktur Nutzern über ein Netzwerk verfügbar zu machen. Die erste Citrix-Terminalserver-Farm wurde aufgebaut und so die Basis für eine spätere vollständige Homogenisierung der IT-Landschaft geschaffen.

Die Event-Hotelgruppe hat die IT-Landschaft ihrer Häuser durchgängig homogenisiert.
Die Event-Hotelgruppe hat die IT-Landschaft ihrer Häuser durchgängig homogenisiert.
Foto: Event-Hotelgruppe

Bis 2013 war diese allerdings noch in zwei Teile gegliedert: Auf der einen Seite gab es Hotels mit klassischen Client-Server-Lösungen vor Ort, die an zentralisierten Lösungen wie Buchhaltung und Budgeting-Tools partizipierten. Andere Häuser arbeiteten bereits komplett auf Terminalservern und setzten Thin Clients als Endgeräte ein. Mit der Erweiterung des Hotelportfolios und der bevorstehenden Abkündigung des Betriebssystems Windows XP beschloss die Leitung der Event-Hotelgruppe, die IT-Landschaft vollständig zu homogenisieren.

Zwischen September 2013 und März 2014 erweiterte das 15-köpfige IT-Team die unternehmenseigene Serverfarm und tauschte rund 1.200 PC-Arbeitsplätze aus. Das Investitionsvolumen des IT-Projekts betrug eine Million Euro. Dass eine vollständige IT-Homogenisierung in so kurzer Zeit gelang, ist einem bereits seit Jahren laufenden, konsequenten Vereinheitlichungsprozess der IT-Strukturen zu verdanken.

Effizienz und Kostenersparnis durch Thin Clients

Der neue Standard-Arbeitsplatz der Event-Mitarbeiter besteht nach Abschluss der Homogenisierung aus einem Thin Client mit einem Linux-Derivat, einem 22-Zoll-Display, einer Mouse und einem Keyboard. Den Usern wird der komplette Desktop unter Citrix auf Terminalservern zur Verfügung gestellt. 45 virtualisierte Server sichern die reibungslose Bedienung von mehr als 2000 Benutzern - davon etwa 900 Concurrent User.

Die Server werden durch zwei Golden Images per Provisioning bedient, so dass sich Updates schnell und effizient ausführen lassen. Neben klassischen Office-Applikationen und Windows-Diensten wurde ein Exchange-Cluster mit Loadbalancing installiert. Auf diese Weise gibt es für das heute noch unentbehrliche Medium E-Mail keine Ausfallzeiten.

Eine auch für die Mitarbeiter attraktive Lösung wurde für mobile Endgeräte gefunden: Die Hotelgruppe stellt nach Bedarf fertig eingerichtete Blackberry 10, iPhones und iPads bereit, die wie die Clients einfach und schnell über die Cloud für gemanagt werden können.

Zentrale Kompetenzteams statt Vor-Ort-Support

Gemeinsam mit der Technik wurde auch die IT-Abteilung der Event-Hotelgruppe reformiert. Wo bislang Mitarbeiter vor Ort verantwortlich waren, agieren nun spezialisierte Kompetenzteams als zentrale Ansprechpartner für alle Hard- und Softwarefragen. Eigens geschulte IT-Fachfrauen und -männer decken die Bereiche IT-Servicedesk (Ticket-Annahme), Systemadministration und operative Applikationen ab.

Die Dienstleistungen für Hotels und andere Standorte werden mit Hilfe der neuen Strukturen ebenfalls deutlich effizienter. Damit bildet die erneuerte IT quasi den Motor des Hotelbetriebs. Der kann sich dann auf der Basis reibungsloser technischer Abläufe noch besser auf die Wünsche von Kunden und Gästen konzentrieren.

Automatisierte Gäste-Anwendungen

Die neu geschaffenen einheitlichen IT-Strukturen ermöglichen aber auch weitere Schritt in die technische Zukunft der Event-Hotelgruppe. So ist bereits die Automatisierung und Vereinfachung von Gäste-Anwendungen sowie von internen operativen Abläufen geplant.

Die Hotelgruppe möchte ihren Gästen einen moderneren und effizienteren Service bieten, der auf deren individuelle Bedürfnisse zugeschnitten ist. Zum Beispiel soll der Gast entscheiden können, ob er den Check-in- beziehungsweise Check-out-Vorgang selbstständig per Tablet oder Smartphone vornimmt oder ob er klassisch auf die Hotelmitarbeiter zurückgreift. Bei aller Modernisierung legt die Event-Gruppe größten Wert darauf, dass die Technik den Service ergänzt und nicht ersetzt.

Gerald Scheurmann-Kettner, CIO der Event-Hotelgruppe, betreute das Projekt der IT-Homogenisierung.
Gerald Scheurmann-Kettner, CIO der Event-Hotelgruppe, betreute das Projekt der IT-Homogenisierung.
Foto: Event-Hotelgruppe

Von einer anderen Neuerung profitieren die Gäste der Hotelgruppe schon heute: Reservierungs- oder Buchungsanfragen via E-Mail werden jetzt automatisch statt manuell vom jeweiligen Hotel an das zentrale Service-Center weitergeleitet, was eine erhebliche schnellere Bearbeitung ermöglicht.

Das Kölner Service-Center nimmt individuelle geschäftliche wie private Reservierungen für derzeit 20 Hotels der Event-Hotelgruppe in Deutschland entgegen. Täglich erreichen jeden Mitarbeiter etwa 80 Anfragen; 2013 summierte sich die Zahl der Anrufe auf 180.000. Da zahlt sich die Automatisierung schnell aus. (qua/sh)

Zahlen und Fakten zur Event-Hotelgruppe

  • Die Event-Hotelgruppe mit Sitz in Köln betreibt derzeit rund 45 Business-Hotels in Deutschland und Schweden, darunter Marken wie Park Inn by Radisson, Mercure, Pullman, Westin, Ibis und Swissôtel.

  • Seit seiner Gründung 1993 expandiert das Unternehmen kontinuierlich und behauptet sich heute mit mehr als 8200 Gästezimmern erfolgreich am Markt.

  • Als voll integrierte Hotel-Management-Plattform verfügt Event über Kompetenz in vielen Bereichen: Übernahme von Hotels, Neupositionierung, Betrieb und Management im Franchise, Projekt-Management und Entwicklung, Verkauf von Hotels und Hotelportfolios.

  • Die Hotelgruppe erwirtschaftete 2013 einen Jahresumsatz von rund 260 Millionen Euro.

Projektsteckbrief

  • Projektart: Homogenisierung der Infrastruktur, Modernisierung des IT-Bereichs.

  • Branche: Gastgewerbe (Hotels).

  • Systemumgebung: Microsoft Server 2008R2/2012R2; VMware, Thin-Clients mit Linux-Derivat, Citrix-Desktop als Windows7.

  • Aufwand. Externe Kosten von einer Million Euro; zirka 8000 Mannstunden intern.

  • Herausforderungen: Umstellung der Infrastruktur im laufenden Betrieb.

  • Ergebnis: Effizientere IT-Services, Projekt im Zeit- und Kostenbudget abgeschlossen.

  • Stand des Projekts/Zeitrahmen: Austausch der Arbeitsplätze von September 2013 bis März, Projekt abgeschlossen.

  • Anbieter/Dienstleister: Bechtle, Köln, als Hardwarelieferant