Abhilfe schaffen kann hier das Zusatzprogramm "Lookeen" von Axonic aus Karlsruhe. Es indexiert die Outlook-Daten mit einem eigenen Verfahren, das deutlich schneller funktioniert als das von Microsoft und überdies viele erweiterte Möglichkeiten bietet. Lookeen funktioniert mit Outlook 2003 bis 2013 auf Windows ab XP und indexiert selbstständig alle Stores des Outlook-Accounts - neben PST-Archiven auch Exchange-Server inklusive öffentlicher Ordner im Cached- und Uncached-Modus.

Lookeen durchsucht dabei auch Dateianhänge wie Office-Dokumente (inklusive OOXML) und PDFs. Die Indexierung lässt sich auch auf weitere Verzeichnisse - lokal wie auch auf File-Servern - ausweiten, wodurch das Programm de facto zur Desktop-Suche wird.

Ergebnisse stellt Lookeen übersichtlich dar, wie auch in Outlook mit Preview-Möglichkeit. Suchabfragen lassen sich speichern und wiederverwenden, die Suchwörter werden gehighlighted. Lookeen ermöglicht auch erweiterte Suchabfragen, beispielsweise über Datumsbereiche und mit regulären Ausdrücken.

Weitere Möglichkeiten von Lookeen sind Analytics zur Analyse des eigenen Email-Verhaltens, Anzeigen von Korrespondenz mit Personen oder Gruppen auf Knopfdruck, Erstellen von Korrespondenz-Zusammenfassungen oder Drag and Drop von Emails im Ergebnisfenster. Mit dem "Lookeen Shared Index" lassen sich überdies im Unternehmen gemeinsam genutzte Outlook-Daten auch gemeinsam (zentral) indexieren, um den Server zu entlasten.

Lookeen lässt sich im Unternehmen einfach ausrollen und unterstützt dabei unter anderem Gruppenrichtlinien, Unattended Install und ADM-File. Es ist kompatibel zu Citrix und Terminal Server, ferner lassen sich die Clients mittels GPOs flexibel anpassen.

Interessierte Anwender können Lookeen 14 Tage lang kostenlos ausprobieren. Die Software ist in drei unterschiedlich leistungsstarken Varianten erhältlich und wird nach Named Usern lizenziert. Eine Einzellizenz der mittelstarken Business Edition kostet knapp 90 Euro, Axonic bietet auch Rabattstaffeln sowie auf Anfrage Volumenlizenzen an.