„DIE IT IST BEI UNS dazu da, alle Geschäftsprozesse durch möglichst weitgehende Automatisierung so effizient wie möglich zu gestalten." Was diese Anforderung von Christel Schambeck, Geschäftsführerin der Kaut-Bullinger & Co. GmbH (Kabuco) aus Taufkirchen bei München, in der Praxis bedeutet, erklärt der IT-Verantwortliche Reinisch gern am Beispiel des elektronischen Rechnungsversands per Fax. Denn damit spart Kabuco jeden Monat knapp 3000 Euro.

„Und das ist erst der Anfang", glaubt Reinisch. Wenn die neue Technik im geplanten Umfang genutzt wird, sollen es 6000 Euro monatlich sein. Der IT-Verantwortliche geht davon aus, dass es bis Jahresende so weit sein wird. Ein Drittel der Kunden muss dazu mitmachen bei dem neuen Verfahren, muss Abschied nehmen von der traditionell gedruckten, im Kuvert per Post verschickten Rechnung. „Bislang sind es 15 Prozent, und das ohne große Werbeaktionen, nur aufgrund einer Info-Beilage bei den ,normalen‘ Rechnungen" - Reinisch ist zufrieden mit der Zwischenbilanz. Denn die Projektkosten von etwa 4500 Euro für die Umstellung des Rechnungsversands haben sich längst bezahlt gemacht. Und heute ist sich Reinisch sicher: „Wenn wir gewusst hätten, wie einfach die Umstellung geht, hätten wir sie vermutlich schon früher vorgenommen."

Angefangen hat alles damit, dass die alte unternehmenseigene Poststraße am Ende war. Die Ausfälle häuften sich, und das endgültige Aus war bereits abzusehen. „Wir konnten unsere Massenaussendungen fast nicht mehr abfertigen", erinnert sich Reinisch. Das war im September 2002. Eine dramatische Situation, in der schnelles Handeln geboten war, denn „solange die Rechnungen nicht rausgehen, kommt auch kein Geld rein", bringt der IT-Manager die Problematik auf den Punkt. 1800 Rechnungen pro Tag wurden zum damaligen Zeitpunkt im Hause gedruckt, kuvertiert und versendet - am Monatsende sogar mehr als die doppelte Menge. Um dieses Verfahren weiterzubetreiben, wäre eine Investition in Höhe von 50 000 Euro nötig gewesen. Stattdessen entschied man sich jedoch dafür, den Rechnungsversand auf

einen Dienstleister zu übertragen. Den Anstoß dazu gab Reinisch selbst, denn die Abteilung Organisation und DV war von einem Ausfall der Poststraße, für deren Betrieb die allgemeine Verwaltung zuständig war, immer besonders betroffen. Die Chance, dieses Problem kostenneutral loszuwerden, ließ er sich nicht entgehen und sah sich gleich nach geeigneten Dienstleistern um. Den Zuschlag bekam die Firma Data Informatic GmbH in München. Sie erhielt in der Folge automatisch die Rechnungsdaten und erledigte Druck, Konfektion und Versand der Rechnungen. Damit wurden bei Kaut- Bullinger die Fachkräfte des IT-Operating entlastet, und die Halbtagskraft an der Poststraße konnte sich ganztägig anderen Aufgaben im Unternehmen widmen. „Die Kosten für den Rechnungsversand blieben jedoch unter dem Strich fast gleich",

stellte Reinisch fest.