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Die Welt ist digital geworden. Wir informieren uns im Internet. Twitter erweist sich als der schnellste Nachrichtenkanal. Wir kaufen in zunehmendem Maße Produkte und Dienstleistungen im Internet. Soziale Medien produzieren Informationen in bisher nicht gekanntem Volumen. Das mobile Internet macht mit Smartphones und Tablets Informationen allgegenwärtig. Die Information ist zum Motor der Welt geworden - ob beim Einkaufen im Web, beim Steuern von Produktionsstraßen, beim Handeln im Finanzwesen, bei sozialen Netzwerken wie LinkedIn und Facebook oder beim Entscheiden im Unternehmen.
Heute kommt es ganz besonders darauf an, die richtige Information in der richtigen Situation am richtigen Ort rechtzeitig zur Verfügung zu haben. Das senkt Kosten, steigert Umsätze und erhöht die Wettbewerbskraft. Die Information ist nach Arbeit und Kapital zum "dritten Produktionsfaktor" geworden.
Daher betrachtet man heute Informationen als Anlagegut (Information as an Asset). Konsequenterweise müssen wir Informationen im Unternehmen angemessen behandeln. Information Management sorgt dafür, dass Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus gemanagt werden. Die Zielsetzung lautet vor allem: vertrauenswürdige Daten schaffen.
Glossar
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Governance bezeichnet die verantwortungsvolle, nachhaltige und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Organisation und Steuerung von Aktivitäten und Ressourcen im Unternehmen.
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Information Governance umfassst die Festlegung von Entscheidungsbefugnissen und Rahmenbedingungen für den gezielten Umgang mit Informationen.
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Compliance bedeutet die Erfüllung der von der Unternehmensleitung gemachten Vorgaben ("Policies") sowie der rechtlichen und regulativen Vorgaben. Compliance ist insofern das Ziel einer Governance: "Jeder handelt so, wie er handeln sollte."
Was Information Management leistet
Die Aufgaben des Information Management sind die folgenden:
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Definition der Daten (die Unternehmens-Terminologie),
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Modellierung der Daten (die Unternehmens-Semantik),
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Meta- und Stammdaten-Management (Transparenz und Nachvollziehbarkeit),
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Datenqualitäts-Management (Relevanz und Korrektheit),
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Datenintegration,
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Datenklassifikation sowie
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Datensicherheit und -schutz.
Dabei beschränken wir uns nicht mehr auf strukturierte Daten allein. Information Management bedeutet das Verwalten aller Informationen im Unternehmen: Rund 80 Prozent aller Daten sind unstrukturiert, enthalten in Formularen, Vereinbarungen, Verträgen, Manifesten, Beschreibungen, Korrespondenzen, Kommunikation etc.
Kritischer Erfolgsfaktor für Information Management im Unternehmen ist eine Information Governance: eine geeignete Organisation mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Es bedarf der richtigen und rigorosen Prozesse und Policies ("Regeln"), und nicht der geeigneten Technologie und der passenden Plattform, auf der die Information Governance abgebildet werden kann. Mittels einer Information Governance lassen sich vertrauenswürdige Daten schaffen und alle Anforderungen, die Compliance an die Daten stellt, erfüllen. Information Governance bezieht sich auf Prozesse, Technologien, Organisation und nicht zuletzt die Menschen.