Alle reden davon, aber nur wenige IT-Manager konnten sich bislang zu einer unternehmensweiten Lösung für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) durchringen. Droht dem Dokumenten-Management vielleicht ein ähnliches Schicksal wie den Workflow-Lösungen zu Beginn der 90er Jahre? Haben wir es nur mit einem Strohfeuer zu tun, das bald wieder erlischt?

Es gibt triftige Gründe, die dagegen sprechen: Die Technik ist wesentlich reifer und unterstützt den Anwender deutlich besser als früher. Der Benutzer bemerkt das eigentliche Dokumenten-Management gar nicht, auch die optische Archivierung bleibt ihm verborgen. Das System sorgt dafür, daß Suchanfragen aus Standardanwendungen wie dem "Windows Explorer", "Lotus Notes" oder dem "Internet Explorer" einfach auf das Repository durchgreifen.

Schließlich sind es die Anwender selbst, die verhindern werden, daß Dokumenten-Management-Systeme zur teuren Ruine werden. Die neuen Organisationsstrukturen in vielen Unternehmen sind auf Teamarbeit und starke Beteiligung der Mitarbeiter angelegt: Das Motorenteam eines Automobilherstellers wird "seinen" Workflow selbst gestalten und implementieren, paßt diesen gegebenenfalls selbst an und hält alle Informationen wie CAD-Modelle, Qualitätstestate, Handbücher, Videos und Produktionsdaten im unternehmensweiten DMS vor.

Und last, but not least: Time to market wird für viele Unternehmen immer wichtiger. Integriertes Dokumenten-Management ist das Mittel der Wahl, hierbei optimale Werte zu erreichen. DMS wird nicht den Weg der Workflow-Systeme gehen, sondern integraler Bestandteil der Unternehmens-IT werden.