Benchmark hilft dem CIO

IT-Kosten richtig bewertet

Dr. Stefan Weiner ist als Principal Consultant bei der Lexta Consultants Group in Berlin tätig.
IT-Ausgaben werden gerne am Umsatz gemessen. Doch diese Kennzahl ist trügerisch, weil sie wesentliche Bewertungsparameter nicht berücksichtig. Mehr Aussagekraft hinsichtlich Kosten und Leistung hat das Benchmarking.

Trifft der CIO auf dem Golfplatz den CFO. Fragt der CFO: "Wie hoch sind eigentlich unsere IT-Kosten gemessen am Umsatz? Ich habe gelesen, dass der Durchschnitt in unserer Branche bei 1,35 Prozent liegt. Rein überschlägig betrachtet liegen wir deutlich darüber!"

Foto: Sergej Khackimullin, Fotolia.de

Womit wir beim Thema Kennzahlen wären. Der eine liebt sie, der andere betrachtet sie mit großer Skepsis. Das gilt auch für die Frage nach der Kennzahl, die sich aus dem Verhältnis der IT-Kosten bezogen auf den Umsatz des Unternehmens ergibt. Ist ein Wert über dem Schnitt der Branche etwa gleichzusetzen mit zu hohen IT-Kosten oder schlechtem Management? Was kann man dem CFO entgegenhalten, wenn er eben aufgrund dieser Kennzahl Einschnitte in der IT fordert?

Die Lexta Consultants Group hat in Zusammenarbeit mit der COMPUTERWOCHE einen Online-Self-Check zum Thema "Kennzahlen in der IT" betrieben. An der Umfrage haben sich 648 Betriebe beteiligt. Erhoben wurden Eckdaten des Unternehmens wie Branche, Umsatz, Mitarbeiterzahl und IT-bezogene Daten wie IT-Kosten und Anzahl der IT-Mitarbeiter. Aus diesen Daten wurden typische Kennzahlen wie die Relation der IT-Kosten zum Umsatz gebildet und nach Branchen differenziert ausgewertet.

Foto: LEXTA, 2013

Hohe Streuung in den Branchen

Als Resultat ergibt sich wie in vergleichbaren Erhebungen eine starke Branchenabhängigkeit der IT-Kosten vom Umsatz. Hier das in Mittelwerten errechnete Ergebnis mit der Finanzbranche an der Spitze:

  • Finanzwesen 3,18 Prozent

  • Medien 2,89 Prozent

  • Gesundheit 2,73 Prozent

  • Transport 2,62 Prozent

  • Energie 1,46 Prozent

  • Nahrungsmittel 1,11 Prozent

  • Bauindustrie 1,09 Prozent

Interessant ist auch der Blick auf die Streuung der Kennzahl innerhalb der jeweiligen Branchen. Für die Finanzbranche reicht die Spanne von 4,82 Prozent für die Unternehmen mit den höchsten umsatzbezogenen IT-Kosten bis hin zu 0,96 Prozent am unteren Ende. Diese Firmen aus dem Finanzbereich erreichen also das Kostenniveau der Branchen am unteren Ende der Skala. Dies zeigt deutlich die Grenzen der Aussagekraft dieser Kennzahl auf.

Outsourcing oder Eigenbetrieb

Aber woher rührt diese Streuung, und was begrenzt die Aussagekraft dieser eingängigen Kennzahlen? Erstens bedarf es einer wesentlich stärkeren Differenzierung der Unternehmen als nach Wirtschaftssektoren, denn innerhalb vieler Branchen variieren die Geschäftsmodelle der Betriebe so stark, dass der Wirtschaftszweig als Klassifizierungsmerkmal bei Weitem nicht ausreicht. Zudem aggregieren solche Kennzahlen bis auf die höchste Ebene, weshalb wichtige Differenzierungsmerkmale nicht zum Tragen kommen. Zweitens spielt auch die grundsätzliche Ausrichtung der IT, also Outsourcing oder Eigenproduktion, eine wesentliche Rolle. Drittens bringen Kennzahlen nicht alle wichtigen Zusammenhänge zum Ausdruck. Wenn zum Beispiel eine unterinvestierte IT mit veralteter Infrastruktur und Applikationen vermeintlich kostengünstig ist, aber mittelfristig allein zur Aufrechterhaltung des Betriebs erhebliche Investitionen benötigen wird, geht das aus Kennzahlen nicht unbedingt hervor.

Benchmark liefert mehr Transparenz

Eine fundierte Bewertung von IT-Kosten, das Benchmarking, berücksichtigt dagegen diese Faktoren: Benchmarks grenzen die zu vergleichende Leistung sauber ab und greifen auf standardisierte Referenzdienste zurück. Der Abgleich mit der individuellen Realität der zu bewertenden IT erfolgt über sogenannte Normalisierungen. Schließlich werden Vergleichsunternehmen, die Peer Group, ausgewählt. Auf diese Weise können nahezu alle Bereiche der IT nicht nur in Bezug auf ihre Kosten, sondern auch hinsichtlich der Leistungen transparent verglichen und überprüft werden.

CIO muss aussagekräftige Kennzahlen bündeln

Die hier diskutierten "Golfplatzkennzahlen" taugen also bestenfalls als Trendindikator. Für eine fundierte Diskussion über die IT-Ausgaben bedarf es jedoch eines deutlich weitergehenden Ansatzes, des Benchmarkings. Doch das ist nur eine Seite. Die Königsdisziplin der IT ist es, den Blick ihrer Stakeholder und die Diskussion auf den Wertbeitrag zu richten. Es liegt in der Verantwortung des CIO, ein System von gleichermaßen aussagefähigen wie eingängigen Kennzahlen zu entwickeln und zu etablieren. Nur so können die Kosten und Leistungen angemessen widergespiegelt werden. Ein solches Kennzahlensystem sollte sowohl der Steuerung der IT dienen als auch eine geeignete und akzeptierte Grundlage für die Diskussionen mit Vorstand oder Geschäftsführung über Kosten, Leistungen und Wertbeiträge bilden.

Angenehmer Nebeneffekt: Auf dieser Basis kann der CIO gelassen der nächsten Begegnung mit dem CEO oder CFO entgegenblicken, sei es im Fahrstuhl oder auf dem Golfplatz. (pg)