Schritt für Schritt integriert

Doch so etwas geht, wie Bachmann rückblickend resümiert, nicht von heute auf morgen: „In Form eines Big Bang war das nicht möglich. Allein diePlanung wäre dabei so aufwändig, dass man leicht den Überblick und damit auch dieKontrolle über die Kosten verliert.“ Bau- mitBayosan wählte daher den Weg in mehreren Schritten: zunächst Kernprozesse definieren und eine Basis legen, auf der man aufbauen kann. Denn über eines war Bachmann sich von Anfang an im Klaren und hatte dies auch mit der Geschäftsführung abgestimmt: „Die Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Unternehmensteilen in einer Weise, dass sie im ganzen Unternehmen verfügbar sind, erfordert eine langfristige Strategie. Sie kann nicht innerhalb von zwei Jahren abgeschlossen sein.“

Prozesse detaillierter beschrieben

Denn Bachmanns Vision von einem Workflow im Sinne einer durchgängigen Prozessunterstützung meint mehr als nur dieMöglichkeit, auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen zu können: „Wenn es für den Fortgang eines Prozesses wichtig ist, dass ein Mitarbeiter eine bestimmte, im System vorhandene Information bekommt, muss das System ihm diese Information geben.“Um seine Vision zu verwirklichen, setzte Bachmann deshalb frühzeitig auf die Integration der Unternehmensanwendungen mit E-Mail. „Wenn heute einer meiner Mitarbeiter Urlaub beantragt, bekomme ich eine E-Mail. Damit erübrigt sich der tägliche Blick auf den Urlaubsplaner, und das entlastet mich.“ Genauso läuft es im Vertrieb: „Wenn jemand einen Termin nicht wahrgenommen hat, bekommt er eine E-Mail, dass der Termin noch offen ist und er

ihn nachholen oder stornieren soll“, so der IT-Chef. Prozesse sind bei Baumit Bayosan keine abstrakte Größe, sondern eine Summe einzelner Prozessschritte, für die jeweils bestimmte Zeitvorgaben bestehen. Jeder dieser Teilschritte wird im Systemdokumentiert. Dieses System hat zwei Vorteile: Die Verantwortlichen können erkennen, wie viele Prozesse sich aktuell in welchemStadiumbefinden, undes lässt sich auf einen Blick feststellen, in welchem Stadium sich ein bestimmter Vorgang gerade befindet. Diesem Zweck folgt der Systemaufbau: Jeder Abschluss eines Teilprozesses stößt einen neuen Teilprozess an, bis der Ablauf beendet ist - das gilt für Urlaubsanträge ebenso wie für Marketingaktionen oder Materialbestellungen.

Diese Transparenz der Abläufe dient jedoch nicht in erster Linie der Kontrolle, sondern vielmehr der Steuerung laufender Prozesse. Denn obwohl die Durchlaufzeit in der Regel nur zwei Tage beträgt, sind bis zu acht Änderungen an einem Auftrag keine Seltenheit. Schuld daran ist häufig das Wetter: Wenn es in Strömen gießt und der Fassadenputz deshalb nicht verarbeitet werden kann, muss unter Umständen kurzfristig Innenputz geliefert werden. Solche Änderungen sind nur dann realisierbar, wenn alle Beteiligten jederzeit über den Stand einer Lieferung informiert sind. Und diese Flexibilität ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor in der Baubranche.