Nach Angaben von IFS wurde die Suchtechnik "Enterprise Application Search" in die Business-Lösung eingebunden und muss vom ERP-Kunden nicht extra bezahlt werden. Das eigene Konzept biete den Vorteil, dass Unternehmen keine Suchlösung eines Drittanbieters erwerben und mit der betriebswirtschaftlichen Software verbinden müssten, da die interne Suchfunktion bereits auf das Datenmodell der IFS-Software abgestimmt sei.
Geschäftsdaten suchen
Viele Unternehmen verwenden bereits Suchmaschinen innerhalb ihrer Firmennetze (Enterprise Search), um beispielsweise Dokumente in elektronischen Archiven und File-Servern zu finden. Über Anpassungen können diese Produkte dazu gebracht werden, auch ERP-Daten zu durchsuchen. Zahlreiche Hersteller wie Autonomy, IBM und auch Google bieten entsprechende Lösungen an. Mit Lucene steht eine Open-Source-Software zur Verfügung.
Mit einer für eine Geschäftsapplikation angepassten Search Engine, wie sie nun IFS vorstellt, könnten beispielsweise Buchhalter Rechnungsbelege und Kundeninformationen heraussuchen, statt in Listen danach zu fahnden. Ebenso machbar sind Recherchen im Artikelstamm.
Laut IFS ist neben der Integration ein weiterer Vorteil der ERP-Suchmaschine, dass auf diese Weise automatisch nur autorisierte Benutzer Geschäftsdaten einsehen können. Suchanfragen durchliefen das Berechtigungssystem der Business-Applikation. Dies sei bei Suchmaschinen von Drittherstellern, die von außen auf Geschäftsapplikationen zugreifen, nicht automatisch gewährleistet, sondern müsse wiederum vom Kunden entsprechend aufgesetzt werden. Ein weiterer Vorteil der engen Kopplung ist nach den Worten von Chief Technology Officer Dan Matthews die Indexierung von Geschäftsdaten, ohne dabei ERP-Transaktionen zu beeinflussen. Hierbei belaste der Crawler nicht ständig die Datenbank. Nachdem eingangs ein Index aufgebaut wurde, seien später nur noch kleine Updates erforderlich, dann nämlich, wenn sich Datensätze geändert haben.
Auf das IFS-System beschränkt
Der IFS-Anwender findet die Suchfunktion in den Web-basierenden Benutzeroberflächen der Software. Die Suche ist im Lieferumfang der aktuellen Software enthalten, Bestandskunden von Applications 7 erhalten sie durch ein Service Pack.
Grundsätzlich durchsucht das IFS-System nur die in der ERP-Software gespeicherten Belege und Dokumente. E-Mail-Systeme und Verzeichnisse auf File-Servern lassen sich nicht einbinden. Laut Matthews können Unternehmen jedoch die ERP-Suchmaschine über einen Web-Service an eine übergeordnete Unternehmenssuchmaschine anbinden.
ERP-Suche von SAP und Oracle
IFS ist nicht der einzige Anbieter im ERP-Umfeld, der sich mit Such-maschinen beschäftigt, beansprucht aber für sich, als erster eine solche Technik mit der eigenen Business-Software auszuliefern. SAP beispielsweise entwickelt mit "Netweaver Enterprise Search" eine Lösung, die sowohl E-Mail- und Dokumenten-Repositories als auch Business-Applikationen des Softwarehauses durchsucht. Und auch der SAP-Rivale Oracle baut eine Enterprise-Suchmaschine. Obwohl IFS die Oracle-Plattform nutzt, fand diese Search Engine keine Verwendung in der neuen Suchtechnik. (fn)