HR-Software: Vom Verwalter zum Planer

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Personalsoftware soll Firmen vermehrt helfen, Stellen zu planen, Angestellte zu bewerten und Karrieren zu begleiten.

Unter Software zur Verwaltung von Personal verstehen die meisten Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Pflege von Personalstammdaten. Diese klassischen Funktionen bleiben wichtig, doch die Nachfrage nach Programmen für strategisches Personalwesen steigt. Firmen suchen nach Methoden, um den Bedarf an Mitarbeitern zu planen, die Leistungen der Belegschaft zu beurteilen und Bewerbungen möglichst automatisiert zu verwalten. In den Vordergrund rückt ferner Software-gestütztes Karriere- und Talent-Management.

Hier lesen Sie ...

  • an welchen HR-Softwarefunktionen Anwender vor allem interessiert sind;

  • warum HR-Lösungen vermehrt zur Talent- und Karriereplanung dienen;

  • dass Spezialisten trotz der Dominanz von SAP derzeit gute Geschäfts machen;

  • dass eine tiefe Integration nicht immer erforderlich ist;

  • was unter Self-Service für Mitarbeiter und Manager zu verstehen ist.

Wettbewerbsfaktor statt Kosten auf zwei Beinen

"Die klassische Lohnbuchhaltung ist meist schon eingeführt." Dorothea Höinghaus, IT- und Beratungsunternehmen CSC
"Die klassische Lohnbuchhaltung ist meist schon eingeführt." Dorothea Höinghaus, IT- und Beratungsunternehmen CSC
Foto: Dorothea Höinghaus

Strategisches Personalwesen nimmt an Bedeutung deshalb zu, da viele Unternehmen den Mitarbeiter nicht mehr nur als reinen Kostenverursacher, sondern als Wettbewerbsfaktor ansehen. Daher steigt die Nachfrage nach Lösungen für das umfassende Human-Resource-Management (HR). Experten vergleichen dies mit dem ebenfalls wachsenden Markt für Customer-Relationship-Management: Nachdem viele Firmen lange Zeit nur an Kostensenkung dachten, erkennen sie nun, das sie sich durch Kundenorientierung differenzieren müssen. Ähnliches vollzieht sich nun beim Personal: Hörte man früher nur von Entlassungen, mehren sich die Klagen von Betrieben, denen Fach- und Führungskräfte fehlen. Daher rücken zumindest mancherorts die Angestellten wieder stärker ins Rampenlicht. Das schlägt sich auf die IT nieder. "Es herrscht eine irrsinnige Aktivität bei Herstellern, Beratern und auch bei den Personalern, die davon betroffen sind", stellt Christian Scholz fest. Er ist Personal-Management-Experte und Betriebswirtschaftsprofessor an der Universität Saarbrücken.

Bedarfe früh erkennen

Mit einer gezielten Karriereplanung beispielsweise soll verhindert werden, dass Führungskräfte oder Angestellte mit Aufstiegsambitionen mitsamt ihrem Wissen die Firma verlassen. Zudem gilt es, Mitarbeiter effizienter einzusetzen und den Bedarf beziehungsweise Engpässe frühzeitig zu erkennen. Mit ihrer Lohnbuchhaltungssoftware allein kommen Firmen da nicht weit.

Planung und Kostenkontrolle

Personalplanung zum Beispiel setzt andere Funktionen voraus, als sie die transaktionsorientierten Lösungen zur Lohnabrechnung bieten. Dazu zählen Methoden, um die erforderliche Anzahl an zusätzlichen Mitarbeitern sowie deren notwendige Qualifikation zu ermitteln. Gewünscht sind zudem Auswertungen, mit denen Personalkosten beispielsweise mit Fertigungsaufwenden in der Produktion in Beziehung gesetzt werden können. Was bei zahlreichen großen Firmen schon Usus ist, setzt sich im Mittelstand erst langsam durch. "Viele Unternehmen implementieren Planungsmodule jetzt erst", so Marco Moormann, der bei Schilling Software in Bremen für die HR-Produkte zuständig ist. Die Firma ist eine Tochter von SoftM aus München und entwickelt Finanzbuchhaltungs- und HR-Software für die IBM-Rechnerfamilie "System i".

Zwar entfällt noch immer der Löwenanteil der Investitionen in HR-Softwarelizenzen und -wartung auf die klassischen Funktionsbausteine Payrole und Personalstammdatenverwaltung - in Westeuropa sind es nach Angaben der Marktforscher von IDC etwa 73 Prozent. Doch das größte Wachstum verzeichnen Analysten zufolge Softwaremodule für strategisches Personalwesen. "Die klassische Lohn- und Gehaltsabrechnung ist bei den meisten Firmen schon eingeführt", stellt auch Dorothea Höinghaus fest. Sie ist verantwortlich für HR-Beratung beim IT- und Beratungsunternehmen CSC aus Wiesbaden. Interesse an den grundlegenden Personalwirtschaftsmodulen bestehe noch bei größeren Firmen, die verschiedene Abrechnungssysteme haben und aus strategischen Erwägungen auf ein einheitliches Produkt migrieren wollen.

Experten finden

Neben der Lohnabrechnung suchen Firmen nach zusätzlichen Funktionen im Personalwesen, zum Beispiel für die Zeitwirtschaft. Ein Modul dafür bringt die S+P AG auf den Markt.
Neben der Lohnabrechnung suchen Firmen nach zusätzlichen Funktionen im Personalwesen, zum Beispiel für die Zeitwirtschaft. Ein Modul dafür bringt die S+P AG auf den Markt.

Zielgruppe der HR-Systeme sind nicht mehr nur die Mitarbeiter der Personalabteilung: Auch andere Führungskräfte und Mitarbeiter nutzen den Funktionsumfang solcher Lösungen. Projektverantwortliche etwa wünschen sich Funktionen, mit denen sie geeignete Mitglieder für ein Projektteam finden können. Anhand hinterlegter Merkmale zu Personen, etwa deren Qualifikationen, absolvierten Weiterbildungskursen sowie Projekterfahrung, lassen sich mögliche Kandidaten viel leichter finden. Höinghaus zufolge nutzt CSC intern selbst solche Methoden, um für bestimmte Aufgaben geeignete Leute ausfindig zu machen. Die Suche kann sich über die weltweiten Standorte des IT-Dienstleisters erstrecken.

Doch nicht nur für die Suche nach Spezialisten taugen diese Fähigkeitsprofile. Darüber hinaus lässt sich ermitteln, über welche Kenntnisse die Mitarbeiter verfügen. Dies wiederum hilft dabei, Weiterbildungsmaßnahmen gezielter zu planen. Beispielsweise können die Personalverantwortlichen der Vertriebsabteilungen festlegen, über welche Kenntnisse Verkäufer verfügen sollen, damit sie dem Kunden ein neues Produkt erläutern können. Profile erfordern Datenmodelle, die solche personenspezifische Angaben aufnehmen und für Suchanfragen beziehungsweise Auswertungen zur Verfügung stellen.

Talente wahren und fördern

Auf dem Vormarsch sind darüber hinaus spezialisierte Softwarelösungen für das Talent-Managment. Software unterstützt Manager dabei, Job-Profile zu erstellen, um gezielt Mitarbeiter anzuheuern, die Laufbahnen von Angestellten zu planen beziehungsweise Nachfolger für demnächst ausscheidende Führungskräfte einzuarbeiten. Sie eignen sich ferner dazu, Entlohnungs- und Vergütungsstrategien zu entwerfen. Dies setzt HR-Prozesse voraus, die bestehende IT-Konzepte in Frage stellen: Konzerne können zwar in ihren Landesgesellschaften unterschiedliche Systeme zur Lohnabrechnung verwenden, das Talent-Management hingegen müssen sie weltweit einheitlich gestalten.

Spezialanbieter haben gute Karten

Talent-Management-Methoden hat sich auch SAP auf die Fahnen geschrieben. Der Softwarekonzern ist hierzulande Marktführer im Segment Personalsoftware. HR-Funktionen zählen bei den Walldorfern zur ERP-Suite. Allerdings greifen SAP-Kunden nicht automatisch zu den Personalmodulen des Konzerns, wenn sie ihre HR-Prozesse strategischer ausrichten möchten. Vielfach kommen Nischenanbieter zum Zuge, die sich auf bestimmte Funktionsbereiche des Personalwesens spezialisiert haben. Marktbeobachter hatten vor einigen Jahren noch mit einem baldigen Aussterben der zahlreichen HR-Spezialanbieter gerechnet, weil Branchenriesen wie SAP und der mittlerweile zu Oracle gehörende Hersteller Peoplesoft mit ihren Lösungen kleinere Marktteilnehmer verdrängen würden. Dazu kam es indes nicht. "Die kleineren Lösungen sind oft preiswerter als Programme von SAP und Oracle, trotzdem aber kompatibel zu diesen", sagt Universitätsprofessor Scholz. Die Zukunft der Spezialisten sei gesichert.

In diese Kategorie fällt zum Beispiel die in Düsseldorf beheimatete Firma Executrack, die Talent-Management-Software für große Unternehmen vermarktet. Ihre Lösung "ETWeb Enterprise" arbeitet in der Regel mit HR-Systemen zusammen, die von SAP oder dem Spezialanbieter von HR-Komplettsoftware P & I AG stammen.

HR-Strategie fehlt

HR-Experte und Universitätsprofessor Christian Scholz kritisiert, dass Firmen oft keine HR-Strategie formulieren, bevor sie sich mit IT-Lösungen befassen. "Oft werden HR-Projekte in der IT-Abteilung initiiert, ohne zu wissen, in welche Richtung sich das Personalwesen im Unternehmen entwickeln soll." Dies liegt aber auch daran, dass die Personalabteilung keine so große Lobby hat. Dem Professor sind nur wenige Personalabteilungen bekannt, die selbständig IT-Vorhaben aufgelegt haben. Schuld daran sei aber auch mangelndes Verständnis über Software: "In den seltensten Fällen sind Personaler in der Lage, Softwareprojekte zu beurteilen."

Flexibilität gefordert

Ein Grund, warum Firmen in Sachen HR bevorzugt zu Produkten von Spezialisten greifen, begründet Executrack-Geschäftsführer Carsten Busch mit der höheren Flexibilität. "Die in ERP-Suiten integrierten Lösungen weisen viele Abhängigkeiten auf, die einer raschen Einführung von strategischen HR-Prozessen entgegenstehen." Als Beispiel führt Busch das Organisations-Management im SAP-System an. Es bildet als führende Anwendung die Grundlage für Zielvereinbarungen. Wechselt eine Führungskraft die Position, was sich natürlich im Organisations-Management niederschlägt, hat er keinen Zugriff mehr auf die alten Mitarbeiterbeurteilungen. Spezialwerkzeuge speichern daher diese Daten redundant, um zu gewährleisten, dass der leitende Angestellte noch für eine Übergangszeit Zugang zu diesen Beurteilungen erhält.

Die Großen patzen zuweilen

Neben der Flexibilität der Speziallösungen zählt Universitätsprofessor Scholz die Funktionstiefe zu den weiteren Vorteilen der Nischenanbieter. "Ich hatte mir ein Karriereverfolgungssystem eines großen Softwarehauses angesehen und feststellen müssen, dass in puncto Funktionsumfang die Spezialisten schon vor 15 Jahren weiter waren", so der HR-Experte, der den Namen des Anbieters lieber verschweigt.

Die Systeme der großen Hersteller würden Scholz zufolge immer mehr Personaldaten erzeugen und Methoden bereitstellen, um darin zu wühlen. Fragen wie "wenn meine Personalentwicklung der letzten fünf Jahre so weitergeht, wo stehe ich in fünf Jahren?", könne kaum eines der Produkte beantworten. Zu wenig werde über geeignete Datenmodelle und -strukturen nachgedacht. Diese Kritik richtet er allerdings nicht allein an die Hersteller solcher Produkte sowie die HR-Berater, die diese Software beim Kunden installieren, sondern auch an die Anwenderunternehmen. Die Nutzer seien vor allem an Suchfunktionen interessiert - Scholz spricht vom "Google-Effekt".

Wo Integration sinnvoll ist

"Selten sind Personaler in der Lage, Softwareprojekte zu beurteilen." Christian Scholz, Universität Saarbrücken
"Selten sind Personaler in der Lage, Softwareprojekte zu beurteilen." Christian Scholz, Universität Saarbrücken
Foto: Christian Scholz

Viele Argumente sprechen für Speziallösungen, doch es darf nicht vergessen werden, dass sie eine Integration in die bestandsführende HR-Software erfordern. Daher unterstreichen Hersteller und Berater gern die Vorzüge integrierter Software-Suiten. Solche Argumente kennt auch Executrack-Manager Busch zu Genüge. Ihm zufolge hält sich der erforderliche Integrationsaufwand zumindest beim Talent-Management in Grenzen, da ein Datenabgleich beispielsweise zwischen ETweb Enterprise und einer HR-Lösung von SAP mitunter nur einmal im Monat stattfinden muss. "Personalstammdaten ändern sich nicht so oft." Das gilt offenbar auch für Tools für das elektronische Bewerber-Management. CSC-Beraterin Höinghaus kann bestätigen, dass solche E-Recruiting-Lösungen nicht zwingend mit den Personalsystemen integriert laufen müssen. "Firmen schauen sich vielleicht 20 Bewerbungen an, doch nur von der Person, die am Ende die Stelle bekommt, benötigen die Backend-Systeme die Daten."

Weniger Stress mit Bewerbern

E-Recruiting-Software ist deshalb bei Firmen beliebt, weil sie damit leichter Bewerber auswählen und den Stellenausschreibungen zuordnen können. Programme und Online-Dienste für das Bewerber-Management bietet zum Beispiel Stepstone. Das norwegische Unternehmen ist vor allem durch die gleichnamige Online-Stellenbörse bekannt und bietet mit "Easycruite" sowie "I-Grasp" Software beziehungsweise Mietlösungen für das elektronische Bewerber-Management ("E-Recruiting"). Letzteres Produkt richtet sich an größere Firmen und gestattet es, Online-Bewerbungen zu bewerten und eine Rangliste der Bewerber zu erstellen. Über Schnittstellen lassen sich operative HR-Lösungen wie etwa die von SAP anbinden, um beispielsweise deren Stammdatenfelder mit den Informationen zu den ausgewählten Bewerbern aus dem E-Recruitung zu füllen. Zum Portfolio von Stepstone gehört nun auch das Talent-Management: Ende 2006 hatten die Norweger Executrack für 32 Millionen Euro übernommen.

Mieten statt kaufen

HR-Hersteller verkaufen nicht nur ihre Software, sondern vermieten sie auch ("On-Demand"). Ähnlich wie im Segment Customer-Relationship-Management versprechen Mietprodukte für HR einen schnellen Einstieg. Fachabteilungen können benötigte Funktionen rasch in Anspruch nehmen, ohne sich mit der IT-Strategie ihres Unternehmens auseinandersetzen zu müssen. Zu den Anbietern von Mietprogrammen zählt Classware aus Freiburg. Deren Produkt "HRworks" stellt Firmen eine Gruppe an Funktionen für Mitarbeiter bereit. Sie beantragen über die Portaloberfläche der Software Reisen und rechnen diese ab. Belege wandern dann automatisch in die Buchhaltungssysteme. Die meisten Classware-Kunden mieten die Funktionen.

Wenn Angestellte auf diese Weise an Abläufen beteiligt werden, sprechen die Hersteller neudeutsch von Employee Self-Services (kurz ESS). Viele Routinetätigkeiten wie eben Reisekostenabrechnungen, aber auch Urlaubsanträge sowie Änderungen in den Stammdaten werden durch Software weitgehend automatisiert. Abzeichnungspflichtige Anträge wandern nicht mehr in Papierform durch die Abteilungen, sondern als Eintrag in ein Workflow-System. "Solche Selbstbedienungsfunktionen sind beliebt, da Firmen damit Geld sparen können, vor allem bei Abwesenheitsmitteilungen sowie Reise- und Schulungsanträgen", so HR-Expertin Höinghaus.

Selbstbedienung

Den ESS stehen Manager Self-Services gegenüber. Damit können Führungskräfte auf Informationen wie Leistungs- und Potenzialbeurteilung sowie zur Personalentwicklung zugreifen. Besagte Anträge für Urlaub und Schulungen lassen sich genehmigen sowie Personalbewertungen über elektronische Formulare vornehmen. Auch die Personalkostenplanung kann darüber erledigt werden. Je nach Komfort stehen ferner Merkmale zur Verfügung, um den Weiterbildungsbedarf der Untergebenen zu ermitteln. Statt sich Akten aus der Personalabteilung kommen zu lassen, rufen die Manager die erforderlichen Daten ab.

Nicht nur Konzerne haben Bedarf an HR-Lösungen, die mehr können als nur Lohnabrechnungen zu erzeugen. Vergangenes Jahr stellte die zum Softwareanbieter Sage gehörende S + P Software und Consulting AG aus Leipzig ein Zielvereinbarungssystem vor, mit dem Führungskräfte Ziele mit Mitarbeitern vereinbaren, verfolgen und anpassen können. Das Modul fügt sich in die übrigen S + P-Bausteine für Personalabrechnung, -Kostenplanung und -Management ein. Dabei werden die Ziele in der gleichen Datenbank abgelegt, wie die übrigen Personaldaten, so S + P-Vorstand Matthias Schneider. Sinnvoll ist die einheitliche Datenbasis, weil zur Mitarbeiterbeurteilung zum Beispiel auch Fehltage, Weiterbildung sowie das Arbeitszeitverhalten von Angestellten herangezogen würden.

Urlaubs-Manager

Ebenfalls an den Mittelstand wenden sich Softwarespezialisten, die hier bestimmte Personalverwaltungsfunktionen abdecken. EDV Support Hartlaub beispielsweise bietet mit der der Server-Lösung "Addware Urlaubs-Manager" ein Werkzeug, mit dem Firmen Abwesenheit von Mitarbeitern verwalten können. Anwender beantragen damit zum Beispiel Urlaub. Manager erhalten so Einblick, wer warum gerade nicht da ist. Anträge und Benachrichtigungen verschickt das Programm per E-Mail, wobei sich das Tool in "Outlook" einbinden lässt.

Medienbrüche vermeiden

Manche Firmen verfolgen keine hochtrabende Ziele in Sachen Personalentwicklung, sondern wollen schlicht ihre HR-Abläufe verbessern, indem sie Medienbrüche vermeiden. Der Fernsehsender Super RTL ersetzte in der Personalabteilung eine Reihe von Einzelprodukten durch das Produkt "E-Synergy" von Exact Software. Über die Portalsoftware für das Personalwesen reichen Mitarbeiter beispielsweise ihren Urlaub ein, Krankmeldungen werden durch die Personalabteilung direkt im System erfasst. Im elektronischen Kalender sind diese Abwesenheiten dann sichtbar, wobei die Kollegen im Gegensatz zu Vorgesetzen und Personalabteilung nur sehen, wie lange - und nicht warum - jemand abwesend ist. Zudem verwaltet die Personalabteilung die elektronischen Personalakten über das HR-Portal. Zuvor nutzten die Fernsehleute beispielsweise Excel-Dateien, um Fortbildungsmaßnahmen zu verwalten. Abwesenheitsmeldungen liefen in der Software "Lexware" des gleichnamigen Herstellers auf und für Urlaubsanträge mussten die Mitarbeiter im Intranet Formulare aufrufen, online ausfüllen und ausdrucken.

Zeit sparen

"Die Einführung der Software hat uns, zum Beispiel durch den papierlosen Urlaubsantrag, eine hohe Zeitersparnis bei der Verwaltung von Abwesenheiten gebracht", berichtet Katja Kämpfer aus der Personalabteilung des Senders.

Vollzugriff auf die Daten aller Mitarbeiter haben die Personalabteilung und die jeweiligen Vorgesetzten, derzeit sind das insgesamt 50 Nutzer. Darüber hinaus nehmen 98 Super-RTLer die Self-Service-Features des Portals in Anspruch, um Urlaubsanträge zu stellen beziehungsweise zu verfolgen sowie die eigenen Personalinformationen abzurufen.