Raus aus dem Silo

Hilfreiche Tipps gegen die Bürokratie im Unternehmen

17.11.2015
Von Dr. Thomas Scholtis
Über Bürokratie schimpft jeder. Allerdings ist der ausufernde Verwaltungs- und Papierkram keine Naturkatastrophe, sondern häufig selbstgemacht. Mit den richtigen Tipps können Sie die Bürokratie im Unternehmen eindämmen.

Eine Zahl, die Anlass zu Besorgnis gibt: Zwischen 2010 und 2014 gingen die Unternehmensneugründungen von 417.000 Gründungen auf 309.000 zurück. Es scheint zunehmend wenig attraktiv zu sein, sich selbständig zu machen. Dies hat sicherlich auch mit den vielen bürokratischen Steinen zu tun, die Staat und Verwaltung potenziellen Gründern und jungen Unternehmern in den Weg legen und im Übrigen auch etablierte Unter-nehmen behindern.

Dass die Bürokratie tatsächlich als Last wahrgenommen wird, belegt eine Studie von TNS Emnid im Auftrag des Software-Unternehmens Sage. Danach stufen Entscheider von 400 deutschen Unternehmen die Bürokratie als hoch oder sehr hoch ein - mit steigender Tendenz. Beispiele staatlicher Regelungswut aus der jüngsten Zeit: Die "Dokumentationspflicht bei psychischen Gefährdungsbeurteilungen" oder die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Die Kritik ist berechtigt - und doch geht sie am eigentlichen Problem vorbei. Den größeren Teil ihrer Bürokratie schaffen sich die Unternehmen nämlich selbst - mit komplizierten Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungsformularen um nur einige zu nennen.

Machen wir uns nichts vor: Der von Politikern immer wieder versprochene Bürokratieabbau wird niemals kommen, die Zahl der Gesetze und Regeln wird eher noch zunehmen. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmer ihre Prozesse so effizient und flexibel machen, sodass ihnen das nichts ausmacht.

Jedes Unternehmen ist anders und doch finden sich die mehr oder weniger gleichen Probleme und Ansatzpunkte überall. Hier einige Tipps, wie Sie Ihr Unternehmen bürokratieresistent machen.

Tipp 1: Digitalisieren Sie

Sicherlich fallen Ihnen selbst in Ihrem Unternehmen Prozesse ein, die nicht digitalisiert sind und die man digital besser lösen könnte. Manche Betriebe führen zum Beispiel ihre Urlaubslisten in Excel, was schon mal nicht schlecht ist. Unsinnig wird es allerdings, wenn diese Listen ausgedruckt und in Hängeregistern archiviert werden. Das ist kein erfundenes Beispiel, sondern kommt häufiger vor als Sie denken.

Ein Beispiel, wie man es besser macht: In einem Betrieb laufen fast alle Aufgaben durch mehrere Hände, etwa die Anforderung eines neuen Schreibtischs oder der Urlaubsantrag. Wer was wann zu sehen bekommt und abzeichnen muss, hat sich oft über Jahre eingeschliffen - es funktioniert, aber effizient ist es nicht. Wenn man die Prozesse mit einem Workflow-Designer neu anlegt, fällt einem oft erst auf, wie überflüssig manche der Arbeitsschritte waren. Diese Softwarefunktion ist relativ simpel, hilft aber, schlanke Prozesse zu definieren und einzuführen. Das Abzeichnen des Urlaubsantrags ist dann nur noch ein Mausklick und erfordert keinen Laufzettel aus Papier.

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