Projekt zur Praxisanalyse beendet

Gemeinden testen Dokumenten-Management

Johannes Klostermeier ist ein freier Journalist aus Berlin. Zu seinen Spezialgebieten zählen unter anderem die Bereiche Public IT, Telekommunikation und Social Media. Auf cio.de schreibt er über CIO Auf- und Aussteiger.
In einem zweimonatigen Projekt hat der niedersächsische Städte- und Gemeindebund zusammen mit Partnern eine Praxisanalyse erarbeitet, die zahlreiche Möglichkeiten aufzeigt, das Dokumentenmanagement in Gemeinden zu optimieren.

Bei seiner Praxisanalyse zur Schriftgutoptimierung hat der niedersächsische Städte- und Gemeindebund mit der Deutschen Post, der b.i.t. Consult, den Gemeinden Seevetal, Neu Wulmstorf und der Samtgemeinde Jesteburg zusammen gearbeitet. Die Analyse wurde bereits auf dem IuK-Forum in Niedersachsen vorgestellt und soll Anhaltspunkte zur Optimierung des kommunalen Schriftgutes bieten. Ihre zentrale Schlussfolgerung lautet: "Digitales Schriftgutmanagement ist auch für kleinere Verwaltungen von Relevanz."

Verwaltungsarbeit ist ja heute meistens immer noch Papierarbeit - diese Feststellung hat trotz des intensiven Einsatzes von Informationstechnik nach wie vor Gültigkeit. Dafür gibt es zahlreiche Gründe: Formulare, mit denen Ansprüche geltend gemacht oder Anliegen an die Verwaltung gerichtet werden, müssen häufig unterschrieben werden. Und da sich die elektronische Signatur als Alternative zur handschriftlichen Unterschrift bislang nicht durchsetzen konnte, beginnen viele Verwaltungsvorgänge mit dem Posteingang auf Papier.

Weiter geht es in der internen Vorgangsbearbeitung, wo durchgängige elektronische Systeme noch immer eher die Ausnahme als die Regel sind. So kommt es zu Medienbrüchen, da Daten aus Formularen in IT-Systeme übertragen, dann ausgedruckt, weitergereicht und beim Empfänger erneut in dessen Fachverfahren eingegeben werden müssen.

Den Abschluss der Bearbeitung bildet schließlich ein Bescheid, der mangels rechtssicherer und komfortabler Alternativen ebenfalls auf Papier erstellt und auf dem herkömmlichen Postweg übermittelt werden muss.

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