VIELE UNTERNEHMEN haben sich dem Thema überhaupt noch nicht gestellt. Wer sich aber heute nicht mit den GDPdU beschäftigt, kann bei einer Betriebsprüfung in drei bis vier Jahren gewisse Daten in der verlangten Form nicht liefern“, beschreibt Thomas Hafner, Senior Consultant bei Ernst & Young, die derzeitige Lage. Dabei ist beinahe jedes Unternehmen in Deutschland betroffen: „Die GDPdU gelten für alle steuerpflichtigen Firmen, die ihre Buchhaltung mit DV-Unterstützung abwickeln, vom Konzern bis hin zum kleinen Handels- oder Handwerksbetrieb“, so Manfred Waltz von PwC Deutsche Revision.

Mit der Änderung der AO und den GDPdU tragen die Finanzbehörden dem Umstand Rechnung, dass elektronische Geschäftsvorfälle in der Mehrzahl der deutschen Unternehmen mittlerweile überwiegen. Das Interesse der Finanzbehörden verlagert sich daher weg von den physisch vorhandenen Ausdrucken und Belegen hin zu den elektronisch erzeugten, steuerrelevanten Vorgängen in den DV-Systemen eines Betriebes.

Kein Online-Zugriff

In der Praxis haben Außenprüfer die Wahl zwischen drei Zugriffsvarianten. Beim unmittelbaren Datenzugriff (Z1-Verfahren) nutzt der Außenprüfer die Hard- und Software des zu prüfenden Unternehmens. Dabei darf er im Nur-Lese-Zugriff sämtliche Auswertungsfunktionen nutzen, die das System bietet. Beim mittelbaren Datenzugriff (Z2-Verfahren) nimmt der Steuerpflichtige diese Auswertungen nach den Vorgaben des Prüfers selbst vor. Ein Online-Zugriff ist dem Prüfer nicht gestattet.

Die Datenträgerüberlassung (Z3-Verfahren) wird von den Finanzbehörden wohl bevorzugt werden. Dabei sind alle steuerrelevanten Daten auf einem Transportmedium wie CD-R, DVD-R oder MO dem Prüfer auszuhändigen. ZIP-Drive-Medien oder exotische Datenträger werden von den Finanzbehörden wahrscheinlich nicht akzeptiert. Neben den gespeicherten Unterlagen sind der Finanzbehörde alle zur Datenauswertung notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.