Integrierte Planung Fehlanzeige

Excel bleibt das beliebteste Planungs-Tool

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Das Business Application Research Center (BARC) hat Unternehmen befragt, wie sie ihr Geschäft planen. Das Ergebnis ist ernüchternd: Von einer integrierten Planung sind viele Firmen noch weit entfernt. Stattdessen dominiert nach wie vor Microsoft Excel als zentrales Planungs-Tool.

Um ihre Geschäfte besser planen zu können, wünschen sich viele Verantwortliche eine vollständig integrierte Unternehmensplanung. Doch zwischen Wunsch und Wirklichkeit klafft meist eine große Lücke. Der im Rahmen einer BARC-Umfrage ermittelte Reifegrad, den das Gros der untersuchten Firmen erreicht, kommt im Mittel derzeit gerade einmal auf die Note "durchschnittlich". Viel Potenzial für Verbesserungen, lautet denn auch das Fazit der Analysten.

Die Experten des Business Application Research Center haben zwischen Mai und Juli dieses Jahres rund 220 Unternehmensvertreter befragt, wie sie die Planung organisieren und abwickeln. Auf Basis der Antworten wurde in der Studie "Integrierte Unternehmensplanung - Reifegrad deutschsprachiger Unternehmen 2016" der Umsetzungsgrad vollständig integrierter Unternehmensplanungen anhand von drei Dimensionen ermittelt:

  • fachliche Integration der Planung,

  • technische Unterstützung der Planung und

  • Organisation der Planung

Reifegradmodell für Integrierte Planung von BARC
Reifegradmodell für Integrierte Planung von BARC
Foto: BARC

Jede dieser Dimensionen haben die Analysten anhand eines fünfstufigen Reifegradmodells untersucht und bewertet:

  • Stufe 1: Unregelmäßige Einzelinitiativen;

  • Stufe 2: Isolierte Planungsinseln;

  • Stufe 3: Zentrale Jahresplanung;

  • Stufe 4: Koordinierte Planungsintegration;

  • Stufe 5: Planungsgetriebenes Unternehmen.

Im Durchschnitt erreichten die Unternehmen in allen drei Dimensionen Stufe drei im Reifegradmodell. Die Unterschiede dabei waren gering. Am besten schnitten die Studienteilnehmer noch im Bereich Organisation ab (3,23) gefolgt von der Technik (3,13). Schlusslicht bildet die fachliche Dimension mit einem Mittelwert von 2,95.

Unternehmen setzen zu wenig auf Simulationen

BARC zufolge gehört zwar die Jahresplanung in vielen Unternehmen bereits zum Standard und auch die mittelfristige Planung ist demnach weit verbreitet. Allerdings gibt es gerade bei den Themen Forecasting und Simulation noch Luft nach oben, monieren die Experten. Beispielsweise hätten sich moderne Ansätze wie rollierende Forecasts noch lange nicht durchgesetzt. Auch Simulationsverfahren würden vergleichsweise selten oder lediglich im Bedarfsfall genutzt.

Die Defizite in Sachen Planung scheinen den Unternehmensverantwortlichen zumindest bewusst zu sein. Befragt nach der aktuellen Zufriedenheit mit verschiedensten Aspekten der Planung, gaben die Umfrageteilnehmer zu Protokoll, dass es insbesondere an der Organisation der Planung hapert. Mehr als ein Drittel der Befragten äußerten, eher unzufrieden beziehungsweise sogar sehr unzufrieden mit der Integration der Planung zu sein. Auch mit der Abwicklung der Planungsprozesse scheinen viele Unternehmen nicht gerade glücklich zu sein.

Vor allem mit der Integration in Sachen Planung scheinen die Anwenderunternehmen unzufrieden zu sein.
Vor allem mit der Integration in Sachen Planung scheinen die Anwenderunternehmen unzufrieden zu sein.
Foto: BARC

Die Probleme liegen häufig auch an den eingesetzten Planungswerkzeugen. Beispielsweise hat BARC zufolge nicht einmal ein Viertel der befragten Firmen alle Teilpläne im selben Werkzeug systematisch aufeinander aufbauend mit identischen Strukturen umgesetzt. Dazu kommt, dass immer noch fast die Hälfte der Unternehmen Excel als primäres Softwarewerkzeug für Planung und Budgetierung nutzt - obwohl das Bewusstsein zunimmt, dass professionelle Planung entsprechender Softwareunterstützung bedarf. Laut der BARC-Analyse setzen immer mehr Unternehmen auf professionelle Lösungen. Ihr Anteil steigt stetig und liegt derzeit bei 44 Prozent. Die Hälfte der Befragten hat allerdings mehrere Werkzeuge parallel im Einsatz, was die Komplexität der Planung unnötig erhöht. Nur gut jede fünfte Firma hat ihre Planungsprozesse bereits unternehmensweit in einem Werkzeug abgebildet.

Excel bleibt das Planungs-Tool Nummer eins.
Excel bleibt das Planungs-Tool Nummer eins.
Foto: BARC

Organisation bleibt eine der größten Herausforderungen

Mit 83 Prozent misst die Mehrheit der teilnehmenden Firmen der Unternehmensplanung einen hohen Stellenwert bei, so ein zentrales Ergebnis der BARC-Umfrage. Vieles davon bleibt derzeit allerdings Theorie. Bisher haben nur 47 Prozent aller Studienteilnehmer die Zuständigkeiten und Kompetenzen im Planungsprozess innerhalb ihrer Organisation klar geregelt. Das wirkt sich negativ auf die Effizienz der Planung aus, wie beispielsweise das Thema Planungsschleifen zeigt. Drei Viertel der befragten Unternehmen benötigt zwei bis drei Runden zur Abstimmung der Planergebnisse. Sind Zuständigkeiten und Entscheidungskompetenzen dagegen klar geregelt, steigt die Chance, die Planung in höchstens zwei Runden abzuschließen, von 37 auf 58 Prozent.

Die Unternehmensplanung ist ein zentrales Werkzeug, um das eigene Unternehmen an den Anforderungen des eigenen Umfelds auszurichten und eine optimale Ressourcenverteilung für diese Ausrichtung sicherzustellen, mahnen die BARC-Analysten. Das vorrangige Ziel der Planung müsse sein, einen Beitrag zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu leisten. Doch daran scheiterten heute viele Unternehmen oder blieben zumindest auf der Mitte des Weges stecken, so das Ergebnis der Studie. Zu oft sei die Planung nur ein Fortschreiben der Vergangenheit, vielfach fehle eine intensive Auseinandersetzung mit verschiedenen möglichen Szenarien der Zukunft.

Aus den Studienergebnissen haben die BARC-Analysten daher folgende fünf Handlungsempfehlungen abgeleitet, um die Reife einer integrierten Unternehmensplanung zu steigern:

  1. Die Reife der integrierten Unternehmensplanung ist ausbaufähig. Unternehmen sollten daher alle Dimensionen - fachlich, technisch und organisatorisch - inkrementell und im Gleichschritt ausbauen, um Ihre Planung nachhaltig zu verbessern. Verbesserungen im Werkzeugeinsatz können eine Initialzündung für Fortschritte in den anderen Dimensionen sein, sollten jedoch niemals isoliert durchgeführt werden.

  2. Die Integration der Teilpläne ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Doch je intensiver eine Planung integriert ist, desto präziser und aussagekräftiger sind die Ergebnisse. Unternehmen sollten daher ein fachliches Konzept entwickeln, welches die Integration aller Teilpläne regelt und den Anforderungen aller Unternehmensbereiche gerecht wird.

  3. Excel wird in beinahe allen Planungen genutzt und ist auch in vielen Unternehmen noch das primäre Planungswerkzeug, obwohl die Nachteile hinlänglich bekannt sind. Unternehmen sollten jedoch möglichst einheitliche, professionelle Softwarewerkzeuge für ihre Unternehmensplanung einsetzen, um effizient und aussagekräftig planen zu können.

  4. Nur ein hoher Stellenwert der Planung als Grundlage für Entscheidungen und für die Steigerung des Unternehmenswerts sichert die effiziente und reibungslose Verteilung der verfügbaren Ressourcen. Daher sollten alle Planungsprozesse zentral koordiniert werden, ohne allerdings notwendige dezentrale Freiheiten zu beschneiden.

  5. Um die "Fitness" eines Unternehmens unter den gegebenen und veränderten Rahmenbedingungen zu testen, muss die Unternehmensplanung aussagekräftige Simulationen unterstützen. Basis dafür ist jedoch eine umfassende Integration der Planung. Daran müssen die Unternehmen weiter arbeiten.