Wie viele seiner Kollegen unterscheidet Ahmed deshalb zwischen geplanten, automatisierbaren und ungeplanten, manuellen Beschaffungsprozessen - die aber zwecks größtmöglicher Effizienz trotzdem über ein und dieselbe technische Plattform ablaufen sollen. Ob Hydraulikpumpen, Petroleum oder Büromaterial: Es hängt nicht von der Ware, sondern von der Art des Einkaufs ab, ob die Bestellung vom System erteilt werden kann oder von Hand ausgeführt werden muss.

Für Pierre Mitchell, Analyst bei dem Beratungsunternehmen AMR, spielt es darüber hinaus eine Rolle, welche Folgeprozesse für das Gut angestoßen werden müssen - beispielsweise ob es gelagert werden muss, kann oder nicht darf. Zu einer Produktkategorie werden also prinzipiell nicht ähnliche Güter, sondern Güter, die ähnliche Prozesse im Unternehmen durchlaufen, zusammengefasst. Gefragt sind E-Procurement-Systeme, die sämtliche Beschaffungsprozesse für alle Güter und Dienstleistungen bewältigen können, die dabei den Besonderheiten der verschiedenen Geschäftseinheiten gerecht werden.

Neuerdings wird noch ein anderer, von dem Beratungsunternehmen Accenture „Procurement Transformation“ getaufter Ansatz erprobt. Hier werden in Kategorien nicht ähnliche Warenarten oder Einkaufsprozesse zusammengefasst, sondern Mitarbeiter mit ähnlichen Qualifikationen. Das bewirkt Veränderungen auf allen Ebenen, sogar in der Technik: Anders als bisher wird das Enterprise-Resource-Planning-System gezielt entsprechend den Bedürfnissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter ausgelegt. Elektronische Beschaffung wird nur dort praktiziert, wo sie sich rechnet. Ein Leistungskontrollsystem mit internem und externem Benchmarking stellt kontinuierliche Verbesserung sicher.

Einkäufer als Dienstleister

Es empfiehlt sich, Einkaufsmitarbeiter frühestmöglich innerhalb funktionsübergreifender Teams in den Beschaffungsvorgang einzubinden. Sie sind dann als Experten für wenige Kategorien zuständig. Operative und strategische Aufgaben werden klar getrennt und verschiedenen Mitarbeiterprofilen zugeordnet. Kontinuierliche Schulungen fördern die Qualifikation der Mitarbeiter. Diese verstehen sich selbst als Dienstleister für interne Kunden. Neben gezielt eingesetzter Technik sollen effiziente Geschäftsprozesse ihre Arbeit unterstützen: Dazu gehören individuelle Abrufverfahren oder vereinfachte Genehmigungsverfahren, die vom Einkaufs-Controlling und Berichtswesen überwacht werden.