DV-unterstützte Sachbearbeitung ist seit Jahren als Forderung in der Diskussion. Hersteller und Software-Anbieter reagieren mit Paketen zur Bürokommunikation, die jedoch eine gezielte Unterstützung bei standardisierten Sachbearbeitungsvorgängen vermissen lassen.

Bei der Investitionsbank SH in Kiel gibt es deshalb ein Projekt "Leitkarte", um für den Geschäftsbereich der Baufinanzierungsberatung, kurz: Zwifi-Geschäft, eine DV-Unterstützung über Standardfunktionen hinaus zu entwickeln. In allen Zweigstellen der Bank sind AS/400-Maschinen installiert. Das IBM-Paket Officevision/400 war die Grundlage der Software-Entwicklung bei diesem Vorhaben.

Eine manuelle Leitkarte wird seit Jahrzehnten als Aktendeckblatt benutzt, um einen Überblick über den Bearbeitungsstand eines Geschäftes zu haben und um Schriftstücke aufzufinden.

Formulare direkt aus der Benutzeroberfläche

Die DV-Leitkarte dient dem gleichen Zweck und bietet darüber hinaus eine Benutzeroberfläche, aus der das Erstellen von Briefen und Formularen direkt aufgerufen werden kann und mit der ein komfortables Überwachen der verschiedenen Vorgänge möglich ist.

Ausgangspunkt der Überlegungen waren zwei Fakten:

- über die Verwendung von Textbausteinen hinausgehend, lassen sich fast alle Schriftstücke standardisieren. In einem "Formular-Ordner" auf der AS/400 sind deshalb einige hundert Briefe, Formulare und andere Schriftstücke gespeichert, die beim Aufruf durch die Sachbearbeitung automatisch mit Adreßdaten, einem Briefkopf und allen in der DV gespeicherten Daten versehen werden können. In der Regel ist es nicht mehr erforderlich, die so erstellten Schriftstücke individuell zu überarbeiten.

- zu jedem Aktenzeichen, das ein solches Geschäft kennzeichnet, gibt es einen elektronischen Ordner, in dem alle ausgehenden Schriftstücke abgelegt werden und von der Sachbearbeitung jederzeit eingesehen werden können. Mit dem Einsatz von Scannern wird es in Zukunft auch möglich, die Eingangspost in dieser Art zu archivieren.

Die Leitkarte geht davon aus daß alle Vorgänge sich in verschiedene Bearbeitungsphasen aufteilen lassen (siehe Abbildung 1). Verwendet werden im Zwifi-Geschäft Antragstellung, Bewilligung, Baufreigabe, Baudurchführung, Bürgschaftsübernahme, Abrechnung und Hypotheken, wobei bis zu fünf Hypotheken Berücksichtigung finden.

Jede Phase wiederum besteht aus zahlreichen unterschiedlichen Vorgängen, die mit dreistelligen Ziffern bezeichnet werden (Beispiel: Vorgang 110 in Phase B: Zusage nicht öffentlicher Baudarlehen). Die Phasen und Vorgänge der Leitkarte sind nicht per Programm vorgegeben, sondern müssen von den Zweigstellen aufgrund der eigenen Arbeitsabläufe erarbeitet und festgelegt werden.

Zu jedem Vorgang kann es vier Datumsangaben geben, die den Zustand eines Vorganges darstellen: Datum der Bearbeitung, Datum der Weiterleitung (wahlweise), Datum der Erledigung und Datum der Wiedervorlage.

Ist für einen Vorgang ein Datum vorhanden, so zeigt dieses,

- ob und wann der Vorgang erstmals bearbeitet,

- ob und wann ein Vorgang weitergeleitet wurde,

- ob und wann der Vorgang

als erledigt gekennzeichnet wurde,

-ob und für wann eine Wiedervorlage gespeichert ist.

Darüber hinaus geht die Leitkarte davon aus, daß die Bearbeitung (Datum 1) und die Weiterleitung (Datum 2) durch die Bearbeitung eines Formulares und eventuell durch das Mischen von Daten in einem Formular erfolgt. Für Ausnahmefälle sind Leerbriefe vorzusehen. Jeder Vorgang ist also direkt mit einem Schriftstück im Formularordner verknüpft. Jede Zweigstelle muß sich ihre eigene Leitkarte durch den Aufbau einer Leitkartendatei definieren.

In dieser Datei wird für jeden Vorgang ein Satz mit folgenden Datenfeldern definiert:

- Bearbeitungsphase,

- Nummer des Vorgangs,

- Bezeichnung des Vorganges,

- Nummer des Formulares bei Bearbeitung,

- Nummer des Formulares bei Weiterleitung und

- Anzahl der Tage bis zur Wiedervorlage.

Vor dem erstmaligen Aufruf der Leitkarte muß diese Leitkartendatei zur Verfügung stehen. Spätere Erweiterungen sind jedoch ohne weiteres möglich.

Soll ein Geschäft mit der Leitkarte bearbeitet werden, so muß zu dem Aktenzeichen ein elektronischer Ordner eingerichtet sein, der noch keine Dokumente enthält.

In diesem Ordner werden alle mit dem Geschäft zusammenhängenden Dokumente abgelegt.

In einer ersten Bildschirmmaske werden die Bearbeitungsphasen der Leitkarte angezeigt. Die Maske umfaßt einige Stammdaten, die Liste der Bearbeitungsphasen aus der Leitkartendatei und zu jeder Bearbeitungsphase die Nummern der Vorgänge, die noch nicht erledigt sind. Auf diese Weise ist es möglich, sofort einen Überblick über den Bearbeitungsstand eines Geschäftes zu gewinnen. Dabei gilt ein Vorgang dann als erledigt, wenn das Datum für die Erledigung in der Folgemaske eingegeben wurde.

Hat der Sachbearbeiter eine Bearbeitungsphase ausgewählt, so werden in einer weiteren Bildschirmmaske alle Vorgänge dieser Phase angezeigt. Diese Bildschirmanzeige ist der Kern des Dialoges ,.Leitkarte", und es können von hieraus folgende Verarbeitungen ausgelöst werden (siehe Abbildung 2):

Der Buchstaben A löst die Aktivitäten "Bearbeiten" und "Weiterleiten" aus. Das hinterlegte Formular wird aus dem Formularordner in den persönlichen Ordner des Benutzers kopiert. Handelt es sich um ein Formular, in welchem noch Daten zu mischen sind, so geschieht dieses im Batch-Verfahren. Am Ende der Verarbeitung wird das Tagesdatum in das Datumfeld eingetragen, und der Vorgang gilt jetzt als "bearbeitet" beziehungsweise glaubt der Sachbearbeiter "weitergeleitet".

Mit F9 und in den elektronischen Ordner kann er alle bisher bei diesem Geschäft erstellten Schriftstücke einsehen.

Mit ? wird für das Datum "Bearbeitung" und das Datum "Weiterleitung" angezeigt, welches Formular in der Leitkartendatei für diesen Vorgang hinterlegt ist.

Ein * steht dafür, daß einzelne Vorgänge der Leitkarte möglicherweise bei einem speziellen Geschäft nicht zutreffen und nicht ausgeführt werden sollen. Dies ist mit der Eingabe '*' zu erreichen.

"Datum = TT.MM.JJ" bedeutet folgendes: Sobald ein Vorgang einmal bearbeitet wurde, läßt sich in die vier Datumspalten ein beliebig gültiges Datum eintragen und auch wieder löschen. Ein geändertes Datum in "Bearbeitung" oder "Weiterleitung" hat nur informativen Charakter, ein Datum "erledigt" kennzeichnet einen Vorgang als erledigt, und ein Wiedervorlagedatum sorgt dafür, daß das Dokument der allgemeinen Terminüberwachung unterliegt.

Zu einem Geschäft kann es erforderlich sein, neben den Standardvorgängen der Leitkarte auch individuelle Vorgänge vor zusehen. Über F6 können dann alle Angaben für einen neuen Leitkartenvorgang eingegeben werden. Die weitere Verarbeitung dieses Vorgangs unterscheidet sich nicht von der der Standardvorgänge.

Ist ein Schriftstück erstellt, muß es nur noch ausgedruckt werden. Hierbei hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit, neben dem Original automatisch eine Kopie für die manuelle Akte (soweit noch erforderlich) und Durchschriften für einen pro Formular immer fest vorgegebener Verteiler zu drucken und das Dokument in den Postkorb der Gruppenleitung zur elektronischen Abzeichnung und Ablage zu senden.

Das Erreichen eines Wiedervorlagedatums wird dem Sachbearbeiter täglich oder wöchentlich elektronisch oder auf Papier automatisch mitgeteilt.

Alle Daten der Leitkartenverarbeitung werden in einer Datei gespeichert. Dies eröffnet die Perspektive, Vorgangsinformationen unternehmensweit statistisch auszuwerten. Zur Illustration zwei Beispiele:

Ist der Vorgang 111 in Phase A die Erstellung eines Vertrages, so läßt sich ohne viel Aufwand ermitteln, wie viele Verträge in einem Monat abgeschlossen wurden, indem alle Vorgänge 111 mit "Erledigt-Datum" in diesem Monat ausgewertet werden. Oder: Aus der Datei läßt sich einfach erkennen, wieviele Neugeschäfte in einem Jahr bearbeitet wurden und wie viele Geschäfte am Ende des Jahres noch nicht abgeschlossen waren.

Fester Rahmen für standardisierte Abläufe

Die Leitkarte bietet einen festen Rahmen für standardisierte Arbeitsabläufe in jeder Büroumgebung. Weil Phasen und Vorgänge von der Fachabteilung selbst entwickelt und sehr flexibel vorgegeben werden können, ist sie nicht auf das in diesem Falle zugrundeliegende Geschäft zugeschnitten.

Für verschiedene Arbeitsbereiche kann ein Unternehmen verschiedene Leitkarten einsetzen. Außerdem ist es nicht zwingend, daß jeder Vorgang nur die Bearbeitung von Formularen umfaßt. Genauso besteht die Möglichkeit, in der Leitkartendatei Programme zu hinterlegen, die beim Aufruf eines Vorgangs gestartet werden.

Die Realisierung war auf der AS/400 in wenigen Monaten möglich, weil dort mächtige Office-Programm-Schnittstellen (APIs) zur Verfügung stehen. Sie ist aber auch auf anderen Systemen, die Programmierwerkzeuge zur Bearbeitung von Textdokumenten zur Verfügung stellen, ohne weiteres denkbar.

* Peter Andersen, arbeitet im Bereich EDV-Organisation bei der Investitionsbank Kiel