Best in Cloud 2013 - T-Systems International GmbH

Dokumenten-Lifecycle-Management für Anwälte und Notare

13.09.2013
Uwe Küll ist freier Journalist in München.
Für Berufsgeheimnisträger gelten nach §203 Strafgesetzbuch (StGB) besondere Sorgfaltspflichten im Umgang mit Daten und Dokumenten. Wie sich diese auch in der Cloud einhalten lassen, zeigt ein Projekt beim Deutschen Anwaltverein (DAV).

Unter dem Projektnamen doculife Law hat T-Systems eine Dokumenten-Lifecycle-Management-Lösung erarbeitet, die den besonderen Anforderungen der rund 160 000 Anwälte und Notare in Deutschland entspricht. davit (Arbeitsgemeinschaft Informationstechnologie des DAV Deutschen Anwaltverein) ist erste Kooperationspartnerin. Mit dem Public-Cloud-Projekt bewirbt sich die T-Systems International GmbH um den Best in Cloud-Award der COMPUTERWOCHE in der Kategorie Software as a Service.

Das Einsatzszenario

Die Anwendung doculife von T-Systems ist eine fachbereichsübergreifend branchenunabhängig einsetzbare Cloud-Lösung für das Dokumenten-Lifecycle-Management. Die hohen Sicherheits- und Performance-Anforderungen der juristischen Berufe an eine solche Plattform stellten eine besondere Herausforderung zu Beginn des Projektes dar. So musste die Lösung Standards in der Produktion mit den Anforderungen an ein modernes Cloud-Projekt verbinden und so gestaltet sein, dass Anwender nicht in den Verdacht der Verletzung von Privatgeheimnissen nach §203 StGB kommen.

Dazu und zur Wahrung des Beschlagnahmeschutzes, musste neben vielen anderen Anforderungen sichergestellt werden, dass unterschiedliche Kundencluster physikalisch auf den Server- und Storage-Systemen getrennt betrieben werden und zu keiner Zeit eine gegenseitige Kompromittierung zwischen einzelnen Kunden möglich ist.

Die Cloud-Lösung

Der doculife-Service wurde auf einer VMware-Plattform in einem deutschen Rechenzentrum realisiert, mit einer Archivfunktion als zentraler Bestandteil der Lösung. Das Projekt wurde in enger Zusammenarbeit mit der Document Future AG durchgeführt, die für die Entwicklung der doculife Software zuständig ist. Die wichtigsten Funktionen und Charakteristika der Lösung im Überblick:

  • Dokumentenmanagement System,

  • automatisiertes Input Management mit automatisierter Volltexterkennung und Indexierung,

  • Einzel- und Batch-Import von elektronischen Dokumenten,

  • Langzeitarchivierung im Einklang mit den gesetzlichen Archivierungspflichten und Datenschutzbestimmungen ,

  • Versionierung,

  • zentrale Ablageorganisation nach inhaltlichen Kriterien,

  • Intelligente Such-, Preview- und Browsing-Funktionen,

  • Interoperabilität,

  • Outlook- und Office-Arbeitsplatzintegration,

  • Zugriff über Web-Browser,

  • iPad- und iPhone-Integration sowie

  • Skalierbarkeit durch einfaches Zubuchen von Leistungen.

Die Technik

Bei der technischen Umsetzung stand neben hoher Verfügbarkeit und Performanz sämtlicher Funktionen vor allem die Absicherung des Betriebes der Lösung und ihrer Nutzung durch Rechtsanwälte und Notare im Vordergrund. Im Einzelnen wurden unter anderem folgende Maßnahmen vom Projekt-Team konzipiert und umgesetzt:

  • Hosting im hochsicheren, nach ISO27001 zertifizierten Rechenzentrum von T-Systems,

  • redundante, getrennte Speicherung aller archivierten Daten,

  • revisionstaugliche Speicherung von Archivdaten,

  • verschlüsselte Speicherung aller Daten in den Storage- und Archivsystemen,

  • synchronisierbare Rechteverwaltung,

  • Datenverkehr via SSL mit 128/256 Bit-Verschlüsselung,

  • Sicherheits-Konzept mit umfassenden Recovery-und Datensicherungs-Prozessen sowie

  • intelligente Such-, Preview - und Browsing-Funktionen.

Der Business-Nutzen

Wichtigster Vorteil durch doculife Law sind die Zeit- und Kosteneinsparungen für die Angehörigen der rechtsberatenden Berufe durch effizientere Bearbeitungsprozesse. In den von zahlreichen Fristen geprägten juristischen Betriebsabläufen spielt die fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen durch die Definition von Wiedervorlagen eine zentrale Rolle bei der Organisation des Arbeitsalltages.

Darüber hinaus sorgt das Gesetzes- und Compliance-konforme Akten- und Dokumentenmanagement für erhebliche Entlastung der Juristen von administrativen Tätigkeiten, etwa durch klare und übersichtliche Ablagestrukturen - bei Bedarf chronologisch geordnet. Die nahtlose Integration in MS Office/Outlook ermöglicht eine effizientere Kommunikation und hilft so, Flüchtigkeitsfehler aus Zeitmangel zu vermeiden.

Das flexible Berechtigungssystem stellt sicher, dass die Verhältnismäßigkeit von Zugriffskontrolle und Benutzerkomfort gewahrt bleibt. Hinzu kommen einfache Erweiterungsmöglichkeiten um Zusatzfunktionen wie etwa die elektronische Personalakte, De-Mail und der Einsatz der elektronischen Signatur. Auf der wirtschaftlichen Seite macht sich vor allem das Fehlen hoher Anfangsinvestitionen positiv bemerkbar.

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