Verschiedene Definitionen
Bei Kunden wie Jörg Stolz, Leiter Einkauf und Materialwirtschaft bei der Reifenhäuser GmbH & Co. KG, rennen die Unternehmen mit den Mietangeboten in jedem Fall offene Türen ein. "Das On-Demand-Modell ist für uns als Mittelständler betriebswirtschaftlich das Vernünftigste", sagt er. Der permanente Kostendruck im Maschinen- und Anlagenbau hatte zur Folge, dass Einkauf und Materialwirtschaft bei der 1000 Mitarbeiter starken Firmengruppe aus Troisdorf mit einer Minimal-Mannschaft arbeiten.
Eine große Software-Suite kam deshalb nicht in Frage. Stattdessen hatten sich die Beschaffer ursprünglich bei insgesamt fünf unterschiedlichen Webshops angemeldet. Der Vorteil: Mehr als ein Internet-Browser war nicht nötig, um dort einzukaufen. Der Nachteil: Das Werkzeug kam von einem Anbieter, die Transportboxen von einem anderen, das Büromaterial von einem dritten und so weiter. Das bedeutet, dass sich die Einkäufer bei fünf Anbietern einloggen mussten und zu lernen hatten, wie man fünf unterschiedliche Oberflächen bedient.
Was zu beachten ist
Wenn eine Einkaufsabteilung sich für eine On-Demand-Lösung im Bereich des E-Procurement interessiert, steht am Anfang ein Vokabelabgleich: Was versteht der jeweilige Anbieter unter dem Begriff, welche Arbeiten nimmt er einem ab?
Neben dem Bereitstellen einer gehosteten Anwendung können darunter auch die automatische Pflege von Katalogen und ein nutzungsabhängiges Preismodell Teil des Angebots sein. Auf jeden Fall ist es sinnvoll, die hauseigene IT-Abteilung bei der Planung mit ins Boot zu holen. Selbst wenn die Hausinformatiker mit der Implementierung und Nutzung des externen Einkaufssystems nichts zu tun haben, können sie fachliches Know-how beisteuern. Und hausinterne Irritationen werden durch das frühe Einbeziehen der IT ebenfalls elegant vermieden.
Onventis stellte die Softwaremodule bereit, die erforderlich sind, um die strategischen Partner und Lieferanten mit Hilfe von digitalen Katalogen unter einer einheitlichen Oberfläche an das digitale Bestellwesen anzubinden. Die Kosten für die Nutzung orientieren sich an der Anzahl der Benutzerlizenzen, das System wird von den Stuttgartern vorgehalten und fortlaufend aktualisiert - etwa wenn neue Lieferanten in die Beschaffungslandschaft von Reifenhäusern eingebunden werden müssen. 100 Mitarbeiter nutzen heute die E-Procurement-Lösung.
Im Bereich der C-Teile und Werkzeuge reduzierte Stolz damit die Zeit für den Prozessdurchlauf um mehr als die Hälfte. Sein Team spart so 3000 Stunden im Jahr, er selbst hat den Rücken frei, um sich um strategische Aufgaben wie das Identifizieren neuer Lieferanten zu kümmern.
Lars Reppesgaard ist freier Journalist in Hamburg.