FRANKFURT/DÜSSELDORF - Hausinterne Kommunikationssysteme, die Informationen schneller und wirtschaftlicher transportieren, stehen derzeit im Mittelpunkt der Diskussion über Tendenzen in der Bürokommunikation. Wie bedeutend der schnelle, gezielte interne Informationstransport ist, beweist die Tatsache, daß über achtzig Prozent des in einem Unternehmen anfallenden Informationsvolumens auch im Haus verbleiben und dort verarbeitet werden. Mit der Konzeption und Gestaltung der unternehmensinternen Kommunikationssysteme befaßt sich das "3. Düsseldorfer Büroforum" der Diebold Deutschland GmbH, Frankfurt, das am 18. Mai in Düsseldorf abgehalten wird.
Betrachtet man die Gerätelandschaft in den Büros, so stellt man schnell fest, daß trotz vielfältiger Marketingbemühungen der Computerhersteller bisher nur zwei, mittlerweile geradezu klassische Terminals Einzug gehalten haben: Telefon und Schreibmaschine. Das verwundert um so mehr, als rund zehn bis zwölf Prozent der Gesamtumsätze in einer Unternehmung für Informationsgenerierung und -verteilung in den Büros aufgewendet werden. Den größten Anteil mit rund 90 Prozent nehmen dabei die Personalkosten ein. Diese geringe Kapitalbindung an den Büroarbeitsplätzen bedingt einen unverhältnismäßig hohen Arbeitsaufwand für Routinearbeiten, denn die verfügbare Technologie wird hier nicht zur Arbeitsplatzunterstützung eingesetzt. Ergebnis: Selbst qualifizierten Sachbearbeitern bleiben lediglich rund vier Prozent ihrer Arbeitszeit für kreative, analytische Arbeiten.
Rohstoff Information
Niemand bestreitet heute die Bedeutung des Rohstoffs "Information" für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Die Aufrüstung des Büros mit mehr technologischer Unterstützung wird damit zu einer Managementaufgabe höchster Dringlichkeit. Es gilt die Voraussetzungen für einen schnellen, wirtschaftlichen und gezielten Informationstransport zu schaffen und die geeigneten Systeme in das Unternehmen und seine Ablauforganisation zu implementieren.
Besonders zwei technologischen Möglichkeiten wird heute besondere Bedeutung zugemessen: Die Vernetzung der Büros zu einem integrierten Informationsverbund kann entweder mit digitalen Nebenstellenanlagen (PABX) oder aber mit sogenannten Lokalen Netzwerken (LAN) realisiert werden. Beide Lösungen versuchen dabei die Übermittlung von Text, Daten, Sprache und Bild auf einem einheitlichen Transportsystem zu realisieren. Traumziel ist die Kommunikation "jeder mit jedem", bei der über integrierte Multifunktionsterminals die vielfältigsten Erscheinungsformen von Information übertragen werden.
Jüngster Sproß in der Familie der Kommunikationssysteme sind Lokale Netzwerke. Diese - auf Basis von Koaxial- oder Glasfaserkabel zu realisierenden Systeme - bestechen vor allem durch ihre hohen Übertragungsraten. Die Verwendung verschiedener Kollisionsprüfungen (CSMA-CD-Verfahren oder auch Token-Verfahren) ermöglicht den Verzicht auf zentrale Kommunikationsrechner. Dadurch bleibt das Netz auch bei dem Ausfall einzelner Geräte voll verfügbar. Problematisch indes ist die Übertragung von Sprache über die "LANs". Ebenso ungeklärt sind bisher Anschlußspezifikationen zum öffentlichen Netz der Bundespost.
Netz mit Tradition
Die Schwächen der Lokalen Netzwerke sind hingegen gerade die Stärken der digitalen Nebenstellenanlage. Die Digitalisierung der Post-Dienste, vor allem die ab 1982 eingesetzte digitale Fernsprechvermittlung und das künftige integrierte Sprach- und Datennetz (Integrated Services Digital Network ISDN) eröffnet neue Möglichkeiten.
Nahezu alle bedeutenden Hersteller von Kommunikationssystemen tummeln sich mittlerweile auf dem Markt der internen Kommunikationssysteme. Namhafte Berater, wie etwa Rolf-Dieter Leister, prognostizieren dabei eine "neue Form vitalsten Wettbewerbs in der Informationsverarbeitung". Leister weiter: "In dem völlig offenen Innovationsrennen wird letztlich Markt und Wettbewerb über die Technologie entscheiden."
Zwei Hersteller fallen bisher aus dem Rahmen. Einmal die IBM Deutschland GmbH, die sich bisher noch mit keinem Konzept im Inhouse-Bereich artikuliert hat, zum anderen die Nixdorf Computer AG, Paderborn. Die Paderborner versuchen sowohl mit einem Netzwerkkonzept (Ethernet) als auch über eine kürzlich vorgestellte digitale Nebenstellenanlage, anwenderorientierte Lösungen anzubieten. Die digitale Nebenstellenanlage ist die erste Anlage mit Puls-Code-Modulationstechnik (Sprachübertragung mit einer Bit-Rate von 64 KBit/S.), die die Zulassung von der Deutschen Bundespost erhalten hat. Analysiert man die Anforderungen an interne Kommunikationssysteme, so ergibt sich, daß insbesondere Anforderungsparameter wie Unternehmensgröße, Informationstypen und Benutzergruppen Raum für beide Konzepte lassen.
Herausforderung
Die gegenwärtige Situation im Markt der Informations- und Kommunikationssysteme fordert den Anwender heraus. Die zunehmende Integration der Nachrichtentechnik in die Bürokommunikation bewirkt eine Destabilisierung des Marktes, die Raum für neue, innovative Ansätze schafft. Die Anwender müssen aber hierzu ihre Bedürfnisse artikulieren. "Sie müssen", so Rolf-Dieter Leiter, "begreifen, daß Informationsverarbeitung mehr ist als Datenverarbeitung. Sie liefert nicht nur Extrakte aus Massendatenbeständen, sondern vermittelt Informationen im Kontext des Anwenderinteresses." Damit wird aber auch deutlich, daß die Einführung interner Kommunikationssysteme mehr ist als nur ein technologisches Problem.
Es gilt, die organisatorischen Voraussetzungen für eine sinnvolle, von allen akzeptierte Implementation zu schaffen. Für den Einstieg ist es sinnvoll, im Rahmen einer Kommunikationsanalyse Dringlichkeiten festzulegen und die Strömungen der internen Kommunikation festzustellen. Mit Hilfe eines praxisorientierten Kriterienkatalogs sollte dann die Auswahl des geeigneten Kommunikationssystems möglich sein. Beim 3. Düsseldorfer Büroforum werden Voraussetzungen, Chancen und Risiken der internen Kommunikationssysteme diskutiert. Die Veranstaltung der Diebold Deutschland GmbH soll einen Beitrag für diese weitreichende unternehmenspolitische Managemententscheidung leisten.
*Norbert Leckebusch ist freier Fachjournalist in Marbach/Neckar und Organisator des 3. Düsseldorfer Büroforums.