computerwoche.de

Archiv

Die Rechnungsflut im Griff

13.09.2006
Das Möbelhaus Porta aus dem westfälischen Porta Westfalica hat mit einer automatisierten Rechnungs- eingangsbearbeitung nicht nur die Erfassungsdauer verkürzt und den internen Belegfluss beschleunigt: Durch die Integration mit Warenwirtschafts- und Archivsystem kann Porta jetzt gezielter Skontobedingungen nutzen und hat direkten Zugriff auf die revisionssicher archivierten Dokumente.

Das westfälische Möbelhaus Porta hat die Bearbeitung der Eingangsrechnungen automatisiert. Dreh- und Angelpunkt der Lösung ist ein „vortrainiertes“ und selbstlernendes System des Enterprise-Content-Management-Spezialisten SER. Nach dem Scannen durchlaufen die digitalisierten Rechnungen eine Texterkennungs-Software und werden mit einer Vielzahl generischer Analysemethoden und selbstlernenden Software-Technologien untersucht. Ergebnis: Die Sachbearbeiter müssen nur noch ein Zehntel der Rechnungen manuell nachbearbeiten. „Bei etwa 90 Prozent der Rechnungen werden Lieferant und alle Rechnungsfelder vollständig und korrekt erkannt – ein manueller Eingriff ist dann überhaupt nicht mehr nötig“, sagt SER-Projektleiter Holger Schwarz.

5000 Rechnungen täglich

Das Erkennungssystem greift über eine Schnittstelle auf das IBM-AS/400-basierte Warenwirtschaftssystem zu, vergleicht mit assoziativer Suche den ausgelesenen Rechnungsabsender mit dem Lieferantenstamm und liest die Kopfdaten aus, ohne dass die Lieferanten vorher gelernt wurden.

In Spitzenzeiten durchlaufen jetzt täglich bis zu 5000 Rechnungen von 2700 Lieferanten das System – die Zeit für das Verbuchen der Rechnungen verkürzte sich für die Sachbearbeiter von zwei Stunden auf etwa 30 Minuten täglich.

Die schnelle Erfassung vereinfacht auch die Rechnungsprüfung und ermöglicht eine tagesaktuelle Übersicht über alle Verbindlichkeiten – einschließlich der ungebuchten, noch in Prüfung befindlichen Vorgänge. Skontofristen können deshalb präziser als früher eingehalten werden. Die Fehlerquote ist deutlich gesunken: Plausibilitätsprüfungen und automatischer Abgleich der Rechnungsdaten mit den Bestellungen im ERP-System sorgen für die fehlerfreie Abwicklung.

„Neben der Kostenersparnis führte die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen auch zu erheblich beschleunigten und qualitätsgesicherten Prozessen“, stellt Uwe Heine, Leiter IT-Service bei der Porta IT Service GmbH & Co. KG, zufrieden fest. Für ihn ist das System ein wichtiger Schritt, um die Prozessautomation in der Verwaltung voranzutreiben. Sein Ziel: mit maßgeschneiderten IT-Prozessen das Kerngeschäft zu unterstützen und so die Rentabilität des Unternehmens zu stärken.

Integriert mit ERP- und Archivsystem

Porta ist auf Wachstumskurs: 1965 als Möbelauslieferungslager gegründet, gehört das Unternehmen heute zu den größten europäischen Möbelhäusern. Neben zwei regionalen Zentralen in Frechen bei Köln und in Sietzsch bei Leipzig sowie 22 Porta-Möbelhäusern gehören auch die Möbeldiscounter SB Möbel Boss mit 63 Filialen zum Unternehmen. Insgesamt beschäftigt Porta mehr als 5000 Mitarbeiter.

Voraussetzung für die Produktivitätssteigerung war die enge Integration der SER-Lösung mit dem AS/400-basierten Warenwirtschaftssystem. Über eine standardisierte EDI-Schnittstelle werden die Daten an das ERP-System übergeben und dort verbucht.

Auch das elektronische Archiv ist nahtlos in die Lösung integriert. Weil das Archivsystem ebenfalls von SER geliefert wurde, können beide Systeme über das native SER-Format (SER Frameware-COM-Objekte) direkt miteinander kommunizieren. Im vorhandenen Archiv mussten lediglich ein neuer Teilbestand für die Rechnungsbelege angelegt und die benötigten Deskriptoren definiert werden. Durch die enge Verzahnung beider Systeme ist sowohl eine automatische, revisionssichere Archivierung der Rechnungen auf optischen Datenträgern als auch der direkte Zugriff der Mitarbeiter auf alle archivierten Dokumente möglich.

Die Lösung amortisierte sich bereits nach sechs Monaten. Einsparungen ergeben sich aus dem Wegfall der manuellen Erfassung – und weniger Eingabefehlern und Fehlbuchungen in der Folge. Auch eine Papierablage ist nicht mehr nötig, so dass der Aufwand für Lagerkosten und Pflege eines Rechnungsarchivs für Papierbelege entfällt.

Das nächste Projekt zur Prozessautomatisierung läuft schon: Die Auftragsabwicklung für 2300 Mitarbeiter wird mit der Workflow-Komponente von SER optimiert. Mit einer Ausweitung der Workflow-Steuerung auf die Kreditorenrechnungen sollen Prozesse wie die Rücksendung falscher Rechnungen sowie die Überwachung und Steuerung von Klärungsfällen verbessert werden.

„Gut integrierte DM-Lösungen können besonders im Rahmen einer unternehmensweiten ECM-Strategie erheblich zur Kostensenkung und zur Verbesserung der Prozesse beitragen“, sagt ECM-Fachmann Schwarz. Wohl auch deshalb denkt man bei Porta unterdessen über eine Automatisierung der gesamten Posteingangsverarbeitung nach.