Rechtslage Dokumenten Management

Die größten Mythen über elektronische Archivierung

Volker Halstenbach ist Senior Berater und Partner bei der Zöller & Partner GmbH, einer anbieterneutrale ECM-Beratung mit Sitz in Sulzbach im Taunus, www.zoeller.de
Anwender finden sich bei der Einführung eines elektronischen Archivs schnell in einem Wust angeblicher Gesetzesanforderungen wieder, die bei der Auswahl, Einrichtung und im Betrieb der Lösung zu berücksichtigen sind. Dabei ist die Rechtslage in Deutschland häufig klarer und weniger restriktiv als vermutet.

Viele Unternehmen lassen sich heute im Dokumenten Management aufgrund von Missverständnissen und Mythen über die rechtskonforme Archivierung zu unnötigen und unwirtschaftlichen IT-Investitionen verleiten. Nachfolgend sind einmal typische Beispiele genannt, vor denen Unternehmen sich in Acht nehmen sollten:

1. Originale sind nicht grundsätzlich aufzuheben

Bereits um die Frage, ob eine elektronischen Archivierung die der papiergebundene ersetzen darf, rankt sich der Mythos: "Originaldokumente dürfen nicht vernichtet werden" heißt es oft pauschal. Doch diese Behauptung ist nicht haltbar. Tatsächlich ist kaum ein Rechtsbereich so liberal bezüglich der elektronischen Archivierung wie das deutsche Handels- und Steuerrecht. Bereits in § 257 HGB formuliert der Gesetzgeber die Erlaubnis, die kaufmännische Aufbewahrungspflicht von Unterlagen auf elektronischem Wege zu erfüllen. Voraussetzung ist lediglich die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOBS) im Betrieb der elektronischen Archivierung.

Im Zivilrecht gibt es hingegen einige wenige Rechtsbereiche, die die Vorlage von Originalunterlagen verlangen, wie zum Beispiel Titel, Testamente und Originalabrechnungen der Mietnebenkostenermittlung. Die Vernichtung von Originalunterlagen ist in diesen Umfeldern nicht strafbar, dass heißt es besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht - gegebenenfalls kann sich durch die Vernichtung des Originals jedoch ein Rechtsnachteil ergeben. Die Masse der Unternehmen, die elektronische Archivierung betreiben, vernichten nach unserer Beobachtung ihre Originalunterlagen und gehen dennoch kein oder nur ein geringes Risiko ein, das von dem Nutzen durch Kosteneinsparungen in der Regel deutlich übertroffen wird.