Verwaltungs-IT fit für die Zukunft

Die digitale Behörde - vier Tipps für die richtige ECM-Strategie

Brian Kurbjuhn leitet die Bereiche Enterprise Content Management, Portale und Input Management bei der it-novum GmbH. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.
Digital Natives erobern die Arbeitswelt. Behörden müssen sich daher neuen ECM-Technologien öffnen, wenn sie das digitale Wissen junger Arbeitnehmer nutzen wollen.

Behörden sehen sich einem tiefgreifenden Generationenwechsel gegenüber: ältere Arbeitnehmer scheiden aus dem Arbeitsleben aus und werden von jüngeren Kollegen ersetzt. Diesen Digital Natives sind moderne Technologien wie Mobile, Social Media und Cloud-Computing bestens vertraut. Junge Arbeitnehmer erwarten heute, dass sie ihrer Arbeit jederzeit und von überall nachgehen können, unabhängig von Plattformen und Endgeräten. Doch die meisten der Enterprise Content Management (ECM)-Systeme sind seit mehr als zehn Jahren im Einsatz und können die wachsenden Ansprüche der jungen Nutzer kaum erfüllen. Gemessen an der dynamischen IT-Entwicklung sind diese Plattformen informationstechnische Dinosaurier, der Aufwand für Upgrades oder Anpassungen wächst permanent. Um den Digital Natives einen Zugriff auf Informationen zu liefern, der den Anforderungen der heutigen IT- und Arbeitswelt gerecht wird, muss die öffentliche Verwaltung das Thema ECM grundlegend neu denken.

BYOD erhöht Reformdruck

Die Digitalisierung erhöht den Druck auf die öffentliche Verwaltung: ECM-Strategien müssen angepasst oder ganz neu ausgerichtet werden, sonst drohen Kontrollverlust und Sicherheitsprobleme. Denn wenn Mitarbeiter private Endgeräte oder Filesharing-Dienste im Business-Netzwerk nutzen, entsteht eine Schatten-IT, die nur schwer kontrollierbar ist. Ein neuer ECM-Ansatz hilft, geltende Standards und Regeln einzuhalten: Behörden, die ihre IT-Systeme modernisieren und gleichzeitig mit Richtlinien für Bring Your Own Device (BYOD) auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen wollen, sollten die folgenden vier Anforderungen an Content-Management-Systeme beachten:

1. Neue Arbeitswelten integrieren: Junge Arbeitnehmer sind es gewohnt, digitale Dienste wie Dropbox, Twitter oder myTaxi zu nutzen. Modernes ECM muss daher die Anwendungen und Geräte integrieren, die unseren Alltag prägen. Auch an die Computerarbeitsplätze in der öffentlichen Verwaltung wird der Anspruch gestellt, ein frisches und intuitives Nutzererlebnis zu bieten. Prognosen gehen davon aus, dass bereits in diesem Jahr rund ein Drittel aller Arbeitskräfte weltweit mobil sein werden – das betrifft auch die Behörden. Diese hochmobilen, stark vernetzten Mitarbeiter möchten IT-Lösungen, die es ihnen ermöglichen, unabhängig von Ort, Netzwerk oder Gerät zu arbeiten.

2. Das erweiterte Unternehmen vorbereiten: Glichen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung früher bürokratischen Bienenstöcken, so haben sie sich heute zu dynamischen Netzwerken aus Mitarbeitern, Vertragspartnern und Dienstleistern entwickelt. Diese erweiterten Organisationen reichen über traditionelle Unternehmensgrenzen hinaus und überschreiten damit auch die Grenzen der Netzwerk-Firewalls. Die alten 1.0-Applikationen wurden für Anwender und Inhalte konzipiert, die hinter der Firewall auf lokalen Servern und physischen PCs angesiedelt waren. Das entspricht nicht mehr den digitalen Arbeitsgewohnheiten heutiger Mitarbeiter. Moderne ECM-Systeme müssen daher das einfache, kontrollierte Bearbeiten von Informationen unterstützen, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Behörde. Die Möglichkeit, Inhalte und Prozesse über Unternehmensgrenzen hinweg zu teilen, wird zur Grundanforderung für ECM-Systeme.

3. Digitale Datenströme nutzen: Angesichts der rasant wachsenden Datenbestände haben es auch Mitarbeiter im öffentlichen Sektor immer schwerer, die Information zu finden, die sie benötigen. Werden Inhalte nicht angemessen verwaltet oder gesichert, weil sie zwischen lokalen Laufwerken, Mobile Devices, E-Mails und privaten Clouddiensten verteilt sind, entstehen gravierende Compliance-Risiken. Modernes ECM löst darum den geschlossenen Charakter elektronischer Dokumente auf und nutzt Metadaten, beispielsweise Zugriffsweg oder Standortdaten, um Geschäftsprozesse aktiv zu unterstützen. Content wird dadurch zur richtigen Zeit zur richtigen Person innerhalb der richtigen Anwendung gebracht.

4. Bestehende IT-Infrastrukturen übernehmen: Um die häufig miteinander in Konflikt stehenden Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen – diejenigen, die im Büro arbeiten und diejenigen, die im Außendienst oder aus dem Home Office ihre Arbeit verrichten – bedarf es einer integrationsfähigen Plattform. Außerdem muss die IT dafür sorgen, dass der Content sicher ist und im Einklang mit den internen Vorgaben der Behörde sowie gesetzlichen Vorschriften verwaltet wird.

Weil ältere ECM-Plattformen nicht auf die Skalierung in der Cloud ausgelegt sind, bieten sie nur rudimentäre Unterstützung für mobile Anwendungen. Einige Behörden nutzen daher bereits eine hybride Architektur, bei der Inhalte sowohl an physischen Speicherorten als auch in der Cloud aufbewahrt werden. Hierfür müssen beide Repositories nahtlos miteinander synchronisieren. Ein modernes ECM-System sollte daher in der Lage sein, die Vorteile aus Lizenzinstallationen und Cloud-Lösungen miteinander zu verbinden. Die Behörden legen dann fest, welche Inhalte geteilt werden dürfen und welche auf internen Systemen innerhalb der Firewall verbleiben.

Die öffentliche Verwaltung muss eine integrationsfähige Plattform schaffen, auf deren Basis sich digitales Content Management steuern lässt und gleichzeitig klare Prozesse abgebildet werden können. Ist beides gegeben, können Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung ihre Arbeit effizient und effektiv verrichten.