Anwenderseitig ist das größte Problem aus Sicht von Meton-Chef Andreas Zilch derzeit die E-Mail-Archivierung: „Unabhängig vom eingesetzten System haben alle Unternehmen damit zu kämpfen, dass immer mehr E-Mails mit geschäftsrelevanten Informationen verschickt und empfangen werden“. Insbesondere die Verwaltung der Anhänge stelle Endanwender und IT gleichermaßen vor Probleme: Einerseits müsse man die Größe der Mail-Fächer kontrollieren, um die Server-Belastung und den Speicherbedarf im Griff zu behalten, andererseits bräuchten Anwender immer öfter Zugriff auf die Daten im Mail-System. Wer regelmäßig archiviere, spare zwar Speicherplatz auf dem Server, müsse aber häufig mehr Zeit für das Wiederfinden oder Neubeschaffen von Informationen in Mails und ihren Anhängen aufwenden. Profitieren werden von diesem Dilemma laut Zilch vor allem die Anbieter von Dokumenten- und Content-Management- Systemen, „allerdings nur dann, wenn sie über wirklich intelligente Tools zur E-Mail-Archivierung verfügen“. Darunter versteht er Werkzeuge, die Anhänge automatisch von Mails trennen, archivieren und durch Links ersetzen. Wo sie fehlen, werden sich nach Zilchs Einschätzung Desktop-Suchmaschinen durchsetzen. Die unterstützten zwar keinen systematischen Workflow im Sinne eines Information-Lifecycle-Management, geben ihren Anwendern aber immerhin das Gefühl, das Informationschaos zu beherrschen.

* Der Autor UWE KÜLL ist Redakteur bei der Computerwoche. [ukuell@computerwoche.de]