Tipps für IT-Freiberufler

Der Betriebsprüfer kommt? Keine Panik

Renate Oettinger ist Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitet als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche sind Wirtschaft, Recht und IT.

Zu ihren Kunden zählen neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer.
Finanzämter klären steuerliche Sachverhalte immer öfter durch Außenprüfungen. Ruhe bewahren, sagt Peter Brenner.

Der Auslöser einer Betriebsprüfung ist vielfältig. Der Steuerpflichtig wird zufällig ausgewählt und ist dann einfach "an der Reihe". Aber es kann auch Auslöser geben wie stark schwankende Gewinne, Auslandsgeschäfte, Klärung der bis dahin vorliegenden Freiberuflichkeit oder andere steuerlich strittige Sachverhalte.

Auch wenn die Betriebsprüfung mit unveränderten Bescheiden enden sollte, kostet sie Zeit und Geld - Zeit, die der Steuerpflichtige und sein Steuerberater investieren, und Geld, die der Mandant seinem Steuerberater als Honorar zahlt. Wichtig ist, Ruhe zu bewahren und selbstbewusst mit der Situation umzugehen. Buchprüfer erledigen ihre Aufgabe normalerweise auf faire Art und Weise.

Keine Panik vor der Steuerprüfung!
Keine Panik vor der Steuerprüfung!
Foto: klickerminth - Fotolia.com

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung erfolgt in der Regel zwei bis vier Wochen vor deren vom Finanzamt geplantem Beginn. Geprüft werden häufig die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer und die Gewerbesteuer für drei Jahre. Wurde ein Steuerpflichtiger bis dahin als Freiberufler behandelt, wird sein Status im Rahmen einer Betriebsprüfung mit hoher Sicherheit überprüft.

Eine Erfolg versprechende Strategie sollte in folgenden Schritten verlaufen:

Schritt 1: Aufbereitung der für die Prüfung relevanten Unterlagen

Die buchhalterischen Belege: Ausgangsrechnungen, Betriebsausgaben, Kontoauszüge des Geschäftskontos, Gewinnermittlung, Fahrtenbuch etc. werden für die Prüfung zusammengestellt.

Achtung: Die Unterlagen sind vor Abgabe nochmals auf ihre Ordnungsmäßigkeit und erkennbare betriebliche Veranlassung zu prüfen. Ansonsten droht deren Aberkennung.

Schritt 2. Aushändigung der Unterlagen an den Prüfer und erstes Gespräch

Die Prüfung kann beim Steuerpflichtigen vor Ort, beim Steuerberater oder im Finanzamt erfolgen. Der Prüfer erhält die Unterlagen elektronisch, auf CD und in ausgedruckter Form.

Empfehlung: Informatiker sind häufig in auswärtigen Projekten tätig, und deshalb ist es möglich, die Prüfung beim Finanzamt durchzuführen. Wurden Geschäftsräume steuerlich geltend gemacht, wird der Prüfer einen Ortstermin vereinbaren, um die örtlichen Gegebenheiten zu besichtigen.

Trotzdem ist es sinnvoll, die Prüfung nicht beim Steuerpflichtigen durchzuführen. Das bedeutet einige Tage Verdienstausfall, und aufkommende Fragen werden sofort und direkt gestellt. Besser ist es, die Fragen sammeln zu lassen. Nach Rücksprache mit dem Steuerberater lässt es sich überlegter antworten.

Strategie: Falls ein Steuerberater vorhanden ist, sollte dieser mit dem Prüfer ein erstes Telefonat führen. Vielleicht gibt es seitens des Prüfers interessante Bemerkungen. Danach bringt der Steuerpflichtige die Unterlagen zum Finanzamt und kann ggf. erste Fragen beantworten. Ein erstes Gespräch hinterlässt einen positiven Eindruck - besser, als sich hinter dem Steuerberater zu verstecken.

Schritt 3: Durchführung der Prüfung und Bekanntgabe der Prüfungsfeststellungen

Normalerweise dauert die Betriebsprüfung, mit Unterbrechungen, ein bis zwei Wochen. Es ist sicherzustellen dass sich der Prüfer in dieser Zeit direkt an den Steuerberater wenden darf, um Fragen zu klären. Der Prüfzeitraum kann von drei Jahren auf weitere Jahre erweitert werden. Grund könnten eine unterstellte Gewerblichkeit sein, um dadurch die Nachzahlung der Gewerbesteuer zu erhöhen, oder auch festgestellte Abweichungen von der Ordnungsmäßigkeit.

Wichtig: Fragen des Prüfers sind eindeutig zu beantworten und ggf. mit Beweisen zu belegen. Durch die intensive erfolgreiche Abarbeitung der Prüfungsfeststellungen wird eine drohende Steuernachforderung begrenzt, und vielleicht gelingt sogar eine Prüfung ohne verbleibende Feststellungen, also auch ohne eine Änderung der bisherigen Steuerbescheide.

Schritt 4: Schlussbesprechung und Klärung offener Punkte

Andernfalls ist in einer abschließenden Besprechung, an der auch der Steuerberater und ein Rechtsanwalt teilnehmen können, zu versuchen, offengebliebene Punkte zu bereinigen.

Klärungsbedarf bei unterstellter Gewerblichkeit: Werden die Kriterien für eine Freiberuflichkeit erfüllt: Ausbildung, Tätigkeit, ingenieurmäßiges Vorgehen? Welche Begriffe wurden dem Finanzamt mitgeteilt, bei der Anmeldung und später bei der Einkommensteuerklärung? Was stand in Rechnungen und Tätigkeitsnachweisen? Welche Inhalte gibt es in Verträgen und auf der Homepage?

Maßnahmen: Gutachterliche Testate sind sehr wirkungsvoll, weil die Beamten kaum in der Lage sind, die drei Informatikkriterien zu bewerten. Besorgen Sie sich einen fachkundigen Sachverständigen.

5. Betriebsprüfungsbericht und geänderte Bescheide

Nach erfolgter Schlussbesprechung gibt es ggf. geänderte Bescheide, gegen die dann Einspruch eingelegt werden kann. Bei Ablehnung des Einspruches bleibt nur noch die Klage vor einem Finanzgericht und anschließend vor dem Bundesfinanzhof in München.

Empfehlung: Ziel muss sein, sich mit dem Finanzamt direkt zu einigen, sonst drohen Wartezeiten bis zur Gerichtsentscheidung von zwei bis vier Jahren, und zusätzlich ist auch noch ein Richter zu überzeugen. Wichtig ist eine fundierte Beweisführung. Ein Sachverständigengutachten ist Erfolg versprechend.

6. Umgang mit dem Prüfer

Gehen Sie positiv und selbstbewusst mit Ihrem Prüfer um, denn Sie haben ja nichts zu verstecken - oder doch? Letzteres sollte Sie beunruhigen, denn die heutigen Prüfmechanismen sind immens. Die Prüfer verfügen, angefangen von ausgefeilter Software mit jedweden Vergleichszahlen bis hin zu der auch durch das Internet geschaffenen Transparenz, über umfangreiche Kontrollmöglichkeiten.

Strategie: Eine optimal vorbereitete Betriebsprüfung, ein erstes Gespräch mit dem Prüfer und eine aktive Begleitung der Prüfung durch Sie und Ihren Steuerberater helfen, ein erfreuliches Prüfungsergebnis zu erzielen. Lassen Sie sich bei Bedarf früh genug von einem erfahren Coach unterstützen.

Fazit: Wer seine Steuern korrekt erklärt und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhält, den wird eine Betriebsprüfung nicht erschrecken. Vielmehr ergibt sich durch diese die Chance, steuerlich unsichere Sachverhalte, wie z. B. die Anerkennung der Freiberuflichkeit, verbindlich zu klären. Eine spätere Aberkennung des Freiberuflerstatus ist, wenn keine Fehler in der Außendarstellung unterlaufen, so gut wie ausgeschlossen. (oe)

Kontakt:

Der Autor Peter Brenner ist seit 1978 Informatiker und als Existenzgründungsberater / Coach sowie Sachverständiger im Bereich der Informatik tätig. Außerdem ist er Gründungs- und Vorstandsmitglied des Berufsverbandes Selbständige in der Informatik e.V. (BVSI), www.bvsi.de.
Peter Brenner, Tel.: 0172-5470892, E-Mail peterbrenner@t-online.de, Internet: www.svkanzlei.de