Top 10 - Astrid Fey, Bundesinstitut für Berufsbildung

Das Potenzial steckt in den Menschen

Karriere in der IT ist ihr Leib- und Magenthema - und das seit 18 Jahren. Langweilig? Nein, sie endeckt immer wieder neue Facetten in der IT-Arbeitswelt und in ihrem eigenen Job. Sie recherchiert, schreibt, redigiert, moderiert, plant und organisert.
Trotz personell und finanziell begrenzter Ressourcen kann man SAP erfolgreich einführen und die Mitarbeiter zufrieden machen.

Wenn Astrid Fey ihre IT-Strategie beschreibt, spricht sie gern von Teamgeist. Das Wir-Gefühl ist für die Leiterin des IT-Referats im Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) keine Floskel, sondern zentraler Baustein für den Erfolg von IT-Projekten: "Man kann das Potenzial unheimlich steigern, wenn man die Menschen mitnimmt und sie davon überzeugt, an einer guten Sache beteiligt zu sein." Die gute Sache war in Feys Fall, die SAP-Software als Hausstandard zu etablieren, obwohl die eigene IT-Mannschaft mit 15 Mitarbeitern genauso begrenzt war wie das Jahresbudget (eine Million Euro).

Astrid Fey leitet seit sechs Jahren die IT des Bundesinstitus für Berufsbildung in Bonn.
Astrid Fey leitet seit sechs Jahren die IT des Bundesinstitus für Berufsbildung in Bonn.
Foto: Bundesinstitut für Berufsbildung, Astrid Fey

Die promovierte Politologin und Informatikerin brauchte einen langen Atem, um den Präsidenten und die Mitarbeiter zu überzeugen. Schließlich galt das SAP-System als zu schwer und zu wenig ergonomisch. Drei Jahre später laufen schon etliche SAP-Komponenten wie Zeitwirtschaft, Vorgangsbearbeitung oder Identity-Management rund. Da es nur wenige Schnittstellen gibt, ist die Lösung leicht zu administrieren. Einfach zu bedienen ist das System wider Erwarten auch, zumal die Mehrheit der BIBB-Mitarbeiter über ein Portal mit einer intuitiv benutzbaren Oberfläche darauf zugreift.

So groß die Widerstände anfangs waren, so hoch ist die Zufriedenheit heute. "Der Aufwand war groß, aber am Ende hat es sich gerechnet", zieht die 46-Jährige ihr Fazit. Vorbei sind die Zeiten des Suchens "Wo ist mein Vorgang?" Alles sei schön transparent im System zu verfolgen, ein elektronischer Vorgang bleibe auch nicht mehr so lange liegen. Fey empfindet es als Luxus, Daten geschmeidig von einem Modul ins andere schieben zu können.

Klappern gehört zum Job eines CIOs

Ihr war von Anfang an bewusst, dass sie sich angesichts des begrenzten Budgets keinen Misserfolg würde leisten können. Darum hat sie sich mit einer "gewissen Penetranz" für das SAP-Projekt eingesetzt und in kritischen Situationen nicht locker gelassen, wenn manches langsamer ging als erwartet und die Motivation der Beteiligten sank. Dann hielt die Informatikerin dagegen. Sie präsentierte das Projekt auf Kongressen, beteiligte sich an Benchmarks und Wettbewerben: "Das wirkt nach innen und stärkt das Wir-Gefühl."

Klappern sei anstrengend, gehört für sie aber zu ihrem Job, den sie jenseits vom Wälzen der Akten und von der Unterzeichnung von Vorgängen definiert. Im öffentlichen Dienst haben die Beschäftigten die Wahl, ob sie sich Stress machen oder nicht. Fey hat sich für den Stress entschieden, den sie als positiv empfindet, weil sie ihn aus freien Stücken gewählt hat. Und zum Abschalten braucht sie sich nur ihre Inline-Skates anzuschnallen, auf denen sie auch Marathon mitfährt: "Laufen wäre mir zu anstrengend. Auf den Skates kann ich mit geringem Aufwand mehr erreichen."

Steckbrief

Dr. Astrid Fey ist Referatsleiterin IT bei der Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB). Sie sagt: "Ein CIO muss einen adäquaten Ausgleich zwischen Unternehmensanforderungen und zufriedenen Mitarbeitern schaffen."

Zum Unternehmen:

  • Name: Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).

  • Branche: Public Sector.

  • Größe: ca. 600 Mitarbeiter.

  • Zahl der IT-Mitarbeiter: 15

  • IT-Budget: 1 Million Euro.

Das eingereichte Projekt:

  • Name: Etablierung des SAP-Systems als Hausstandard (7 Teilprojekte, u.a. Einführung, Zeitwirtschaft, Identity Management, Veranstaltungs-Management).

  • Projektbeschreibung: Systematischer Ausbau der SAP-Infrastruktur; Lösung mit wenig Schnittstellen und leicht zu administrieren; akribische Einhaltung des Datenschutzes.

  • Zeitrahmen: April 2007 bis voraussichtlich Februar 2011.

  • Eingesetzte Produkte: SAP-ECC, MS FIM, VMware 4.0, MS SQL 2008, Windows Server 2008.

  • Zahl der IT-Projektmitarbeiter: Bis zu 10.

  • Herausforderungen: Beteiligung des Personalrats; Konkurrenz mit anderen Projekten um Ressourcen; Nutzerergonomie erfordert erhöhtes Customizing; extrem hoher Controlling-Aufwand, da Projekt teilweise durch Konjunkturpaket gefördert wurde.