Acht Expertentipps

Dafür brauchen Sie Dokumentenscanner

14.11.2012 | von Christian Löbering
Das Erfassen und Archivieren von Dokumenten gewinnt stetig an Bedeutung. Doch mit welchen Geräten sollen die Vorlagen gescannt werden? Digitale Kopierer und Multifunktionsgeräte stehen in fast jedem Büro und können in der Regel auch zum Scannen verwendet werden.
Der Netzwerkscanner fi-6010n von Fujitsu ist mit vollwertiger Tastatur und Display ausgestattet.
Der Netzwerkscanner fi-6010n von Fujitsu ist mit vollwertiger Tastatur und Display ausgestattet.

Digitale Kopierer und Multifunktionsgeräte eignen sich nicht für jeden Einsatzzweck. Wir haben für Sie die wichtigsten Argumente und Anwendungsbeispiele für spezialisierte Dokumentenscanner zusammengestellt, damit Sie ihren Kunden die passenden Geräte anbieten können.

Business-Umgebung erfordert Scanner

Scanner werden oft direkt durch Anwendungen wie Dokumentenmanagementsysteme angesteuert. Multifunktionsgeräte sind häufig wesentlich schwieriger in diese Business-Umgebungen einzubinden. In diesem Fall sind Netzwerkscanner für Arbeitsgruppen oder Arbeitsplatzgeräte die richtige Wahl.

Einfache Bedienung / wenig Trainingsaufwand

Mitarbeiter müssen auf die Erfassungsgeräte geschult sein. Durch ihre komplexe Architektur erfordern Multifunktionsgeräte eine ausführliche Einweisung des Personals. Werden Dokumente von vielen unterschiedlichen, wechselnden Mitarbeitern erfasst, bietet sich der Einsatz eines Netzwerkscanners an, der in der Regel direkt das entsprechende Dokumentenmanagementprogramm anspricht. Auf dem Markt gibt es dafür Geräte, die bereits mit einer vollwertigen Tastatur und Display ausgestattet sind.

Unterschiedliche Papiersorten

Multifunktionsgeräte sind für den Einsatz von standardisierten Papiervorlagen konzipiert. Sie sollten daher mit Vorlagen gleichen Formats und gleicher Papierstärke gefüttert werden. Werden häufig Dokumente in unterschiedlicher Größe und Stärke in einem Vorgang (Batch) erfasst, kann ein Dokumentenscanner seine Stärken ausspielen. Doppelte Einzüge kommen seltener vor und werden als Fehler erkannt. Zudem scannen die Geräte häufig auch in einem echten Duplex-Vorgang ein Dokument von vorne und hinten, währen bei den MFGs das Papier mechanisch umgedreht wird. Dies zu weiteren Papier-Handling-Fehlern führen.

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