Dass die IT-Infrastruktur und die Business Software individuell zugeschnitten sein müssen, ist ein Allgemeinplatz - nicht aber, dass dies auch für die Cloud-Strategien von Unternehmen gilt. Es gibt mittlerweile viele Cloud-Angebote der großen Hersteller von Business Software, und jedes Unternehmen muss individuell herausfinden, welche sich eignet, um die eigenen Ziele schneller zu erreichen. Doch wie sollte man als Entscheider vorgehen?
Foto: StanislauV - shutterstock.com
Zu den wichtigsten Cloud-Angeboten in diesem Umfeld zählen ERP- und CRM-Lösungen, oft mit Schwerpunkt auf den Mittelstand, Human-Capital-Management-Lösungen, Travel und Expense Management und Cloud-Platformen zur logischen Verarbeitung von Daten. Im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise-Lösungen lassen sie sich schnell implementieren, einfach lizenzieren, und in bestehende Systeme einbinden. Welche Tools welchem Unternehmen helfen, hängt vor allem von den Bedürfnissen des Geschäfts ab. Die Praxis zeigt: Wenn Unternehmen funktional, prozessual oder geografisch stark wachsen wollen, haben Cloud-Lösungen große Vorteile.
Funktionales Wachstum
Ein traditionsreiches deutsches Großunternehmen in der Metallverarbeitung mit mehreren hundert Tochterunternehmen hat sich entschlossen, für diese Töchtern die Cloud-ERP/CRM-Lösung eines großen deutschen Herstellers auszurollen - eigentlich eine Mittelstandslösung. Die Entscheidung ist folgerichtig: Jede Tochterfirma hatdedizierte Funktionen, die sie international wahrnimmt. Die Geschäftstätigkeiten umfassen eine große Bandbreite von Logistik, Produktion über Financial Services hin zu Dienstleistungen.
Lesen Sie auch:
Die Zentrale nutzt On-Premise-Systeme des gleichen Herstellers. Aber diese würden sich nicht einfach skalieren und in allen Unternehmen so anbieten lassen, dass es zu deren Bedürfnissen im mittleren und kleineren Segment passt. Zwar könnten maßgeschneiderte Lösungen für jedes Tochterunternehmen allen Wünschen gerecht werden, doch die Entwicklung und der Rollout hunderter Implementierungen würde Jahre dauern und hohe Kosten verursachen. Zudem wären die Betriebskosten langfristig zu teuer. Das Unternehmen entschied sich daher für das Small-Company-Solution-Konzept und stattet Monat für Monat mehrere Tochterunternehmen neu mit Cloud-Lösungen aus. Auf diese Weise gelingt es, schnell unternehmensweit die nötigen Lösungen bereitzustellen und mit maßvollen Kosten volle Transparenz über den Konzern hinweg herzustellen.
Prozessuales Wachstum
Ein anderer Fall ist das deutsche Tochterunternehmen eines asiatischen Automobilherstellers. Es nutzt zur Unternehmenssteuerung On-Premise-Lösungen, die hochentwickelt und gut bewährt sind. Um Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern abzuwickeln, führt es eine Human-Capital-Management-Lösung ein. Innerhalb kürzester Zeit hat es ein System, um konsistent Ziele zu vereinbaren, zu erfassen und nachzuverfolgen. Nach dem großen Erfolg dieses Projekts möchte das Unternehmen nun auch in weiteren Bereichen den Einsatz von Business Software aus der Cloud prüfen. Dies also ist ein Fall, in dem ein Unternehmen schnell neue Prozesse einführen möchte, um sein Business zu fördern.
Geografisches Wachstum
Ein drittes Beispiel ist ein deutsches Unternehmen, das weltweit Landtechnik und Nutzfahrzeuge vermarktet. Es erweitert derzeit seine vertrieblichen Aktivitäten auf neue Länder, darunter die USA, Dänemark und die Türkei. Statt dort ein On-Premise CRM aufzubauen, nutzt das Unternehmen eine Cloud-Vertriebssoftware. Mit einer kleinen Individualisierung kann es individuelle Produktakten integrieren, so dass jetzt alle Daten zu allen ausgelieferten Fahrzeugen sauber hinterlegt und auch von Mobilgeräten abrufbar sind. Es ist sehr einfach, diese Cloud-Lösung zukünftig auf weitere Länder auszurollen. Selbst wenn nur ein einzelner Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen in einer neuen Region vertritt, hat er somit eine professionelle Lösung, die komplett mit dem CRM der Zentrale integriert ist.
Wachstum wie in Start-ups
Cloud-Lösungen erfreuen sich bekanntlich auch in Startups größter Beliebtheit. Ein Beispiel dafür ist ein junges deutsches Pharmazie-Unternehmen, das von seine IT und seine Prozesse von Anfang an schlank halten will. Die Business-Software aus der Cloud versetzt es sofort in die Lage, Handel und Vertrieb komplett und hochprofessionell zu steuern und Kennzahlen in Echtzeit zu verfolgen.
Das Pharmazieunternehmen nutzt auch weitere Cloud-Services und bindet diese ein. Zum Beispiel ist ein Cloud-basiertes VoIP-System mit dem CRM verlinkt und das ERP erhält die Logistikdaten von einem Logistikprovider, der den gesamten Lieferservice samt Lagerkapazität und Datenhaltung bereitstellt. All diese Beispiele zeigen: Es geht nicht darum, bestehende Business-Lösungen in die Cloud zu exportieren. Man wird auch mit den Cloud-Lösungen nie die gleiche Funktionalität und Granularität erhalten wie mit den heute üblichen On-Premise-Systemen. Das ist aber - mit Blick auf stark wachsende Tochtergesellschaften - auch gar nicht die Schlüsselfrage. Wichtiger ist: Der Rollout eines umfassenden On-premise-Systems würde diese Unternehmensbereiche in ihrer Expansion eher behindern als unterstützen. Es geht gerade darum, Komplexität zu vermeiden und eine leichtgängige, funktionale und skalierbare Lösung einzuführen.
Die Vorteile bestehen im schnellen "Time to Value" und in der Einfachheit. Die Lösung ist umgehend im produktiven Betrieb, und die Mitarbeiter können sie mit geringem Schulungsbedarf nutzen. Sie tun das gerne, weil die Lösung schlüssig ist, performant läuft und effizienten mobilen Zugriff bietet.
Die größte Herausforderung, die für die Anwenderunternehmen bleibt, ist der Support. Denn egal, ob die Software On-Premise oder in der Cloud läuft - die Endanwender vergessen Passwörter, erinnern sich nicht mehr an die passende Funktion oder benötigen Hilfe mit einem Report, den sie nur einmal im Jahr erstellen oder abrufen müssen. Die Hersteller bieten zwar Support für ihre Cloud-Lösungen, doch dabei geht es meist ausschließlich um technische Defekte - und zum Beispiel nicht um Hilfestellung, wenn es den Bedarf gibt, einen neuen User anzulegen und mit den richtigen Berechtigungen auszustatten. Wer solchen Service will, kann ihn auf Enterprise-Level von IT-Dienstleistern beziehen, die für das gewählte Produkt zertifiziert sind.