Roadmap zur Digitalisierung

Business-Analysten schaffen digitale Kultur in Fachabteilungen

Dr. Wolfgang Martin ist Experte auf den Gebieten Big Data, Business Intelligence, Performance Management, Analytics, Business Process Management, Information Management, Information Governance sowie Cloud Computing (SaaS, PaaS). Sein Spezialgebiet sind die Wechselwirkungen technologischer Innovation auf das Business und damit auf die Organisation, die Unternehmenskultur, die Businessarchitekturen und die Geschäftsprozesse.
Sie heißen Systemanalyst, Requirements Engineer, Produktmanager oder IT-Organisator. Business-Analysten müssen die digitale Transformation in den Fachabteilungen vorantreiben. Ihre bisherige Rolle als Dolmetscher zwischen Fach- und IT-Abteilung wird wichtiger denn je.

Zu den gefragtesten IT-Jobs 2020 zählt die Wirtschaftswoche den Business-Analysten. Die sind im Rahmen der jetzt in vielen Unternehmen anstehenden digitalen Transformation besonders wichtig, denn sie verbinden Prozesse mit Daten. Daher ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Business-Analysten und dem Chief Data Officer (CDO) unabdinglich.

In den Artikeln zur Rolle des CDO, der Data Stewards und der Data Scientists hatte ich gezeigt, wie der CDO als Verantwortlicher für das Information Management mit seinen Data Stewards und Data Scientists Treiber der digitalen Transformation ist. In diesem vierten und abschliessenden Beitrag der Serie "Roadmap zur Digitalisierung" geht es jetzt um die Rolle der Business-Analysten:

Warum brauchen wir Business-Analysten?

Die Rolle eines Business-Analysten entstand Ende der 80er, als sich die IT in den Unternehmen ausbreitete. Auslöser war der damalige zu starke Fokus auf Technologie, der bewirkte, dass viele Projekte an den Geschäftsanforderungen vorbei gingen. Business-Analysten sollten der IT ein tieferes Verständnis der fachlichen Anforderungen vermitteln. Gleichzeitig sollten die Beziehungen zu den Verantwortlichen auf allen Ebenen verbessert werden, so dass diese umgekehrt auch die Möglichkeiten und Potenziale der IT erkennen konnten. So wurden Business-Analysten zum Vermittler zwischen den Verantwortlichen in den Fachabteilungen und der IT. Sie sollten die Balance finden zwischen den Geschäftsanforderungen und den begrenzten IT-Ressourcen.

Business-Analysten wurden früh zum Vermittler zwischen den Verantwortlichen in den Fachabteilungen und der IT. Sie sollten die Balance finden zwischen den Geschäftsanforderungen und den begrenzten IT-Ressourcen.
Business-Analysten wurden früh zum Vermittler zwischen den Verantwortlichen in den Fachabteilungen und der IT. Sie sollten die Balance finden zwischen den Geschäftsanforderungen und den begrenzten IT-Ressourcen.
Foto: ibreakstock - www.shutterstock.com
Digital Leader aufgepasst! - Foto: IDG

Digital Leader aufgepasst!

Heute beträgt in vielen Unternehmen der Anteil der Business-Analysten fünf bis zehn Prozent der Gesamtzahl der Mitarbeiter im jeweiligen Fachbereich. Diese Zahlenangabe ist aber nur als grobe Richtlinie zu verstehen, denn es gibt nicht immer eindeutig definierte Positionen des Business-Analysten. Beispielsweise können auch IT-Mitarbeiter die Rolle eines Business-Analysten übernehmen. Dazu kommt, dass die Stellenbezeichnung von Unternehmen zu Unternehmen variieren kann. Titel wie Systemanalyst, Requirements Engineer, Anforderungsmanager, Prozess-Analyst, Produktmanager, Unternehmens-/Organisationsanalyst, IT-Organisator, Business-Architekt oder interner Berater bezeichnen ähnliche bis identische Rollen.

Business-Analysten sollen digitale Kultur schaffen

Das International Institute of Business Analysis (IIBA) beschreibt die Rolle eines Business-Analyten als "a liaison among stakeholders in order to understand the structure, policies, and operations of an organization, and to recommend solutions that enable the organization to achieve its goals." Ein Business-Analyst zeichnet sich daher durch ein tiefgehendes Fachwissen plus IT-Wissen plus gute kommunikative Fähigkeiten aus.

Zu den wichtigsten Aufgaben der Business-Analysten gehört, die Anforderungen der Fachbereiche so zu spezifizieren, dass sie die IT oder ein externer IT-Dienstleister versteht und entsprechend der technischen Machbarkeit in IT-Systeme umsetzt. Der Business-Analyst ist immer noch Vermittler und Dolmetscher zwischen Fachabteilung und IT.

Während der digitalen Transformation sollten Business-Analysten der Motor sein, der die Fachabteilungen motiviert, antreibt und eine digitale Kultur schafft. Das beginnt mit einer Ist-Aufnahme des Geschäftsmodells, der Prozesse, Kommunikationskanäle, Produkte und Dienstleistungen. Dann gilt es, die Chancen und Risiken einer Digitalisierung dieser Komponenten zu identifizieren und zu bewerten. So können Prioritäten abgeleitet und eine Roadmap aufgestellt werden. Business-Analysten tragen so wesentlich zur digitalen Transformation der Fachbereiche bei.

Als ein Beispiel lässt sich hier der Brückenschlag zwischen IT und Marketing nennen. Gerade die Marketingverantwortlichen, allen voran der CMO, sehen sich hier mit der Digitalisierung ihrer Kunden und der Big-Data-Thematik großen Herausforderungen gegenüber, die ein professionelles, ganzheitliches Kundendatenmanagement erfordern. Hier sorgt der Business-Analyst für eine Harmonisierung zwischen IT und Marketing und trägt damit wesentlich zu einem maximierten Return on Investment im Rahmen der digitalen Transformation bei.

Aufgaben von Business-Analysten

Die Rolle des Business-Analysten lässt sich folgendermaßen beschreiben: Er/Sie

  • ermittelt, verwaltet, priorisiert, kommuniziert, modelliert und spezifiziert die Anforderungen der Fachbereiche,

  • identifiziert Probleme und Chancen, definiert Ziele und erstellt den Business Case,

  • analysiert und optimiert kontinuierlich die Geschäftsprozesse seiner Domäne,

  • identifiziert und spezifiziert Kennzahlen und Metriken zur Überwachung und Steuerung von Geschäftsprozessen,

  • konzipiert und strukturiert neue Prozesse, Kommunikationskanäle, Dienstleistungen und Produkte,

  • berät und unterstützt die Fachbereiche bei der Neuentwicklung oder dem Kauf, der Pflege und der Optimierung von Softwareanwendungen,

  • kommuniziert die Analyseergebnisse in einfacher, klar verständlicher Sprache vor allem auch mit Hilfe von Anekdoten und liefert einfach verständliche und nachvollziehbare Sachverhalte, die auf Fakten basierende Entscheidungen der Fachbereiche erlauben.

  • entwickelt, verantwortet und optimiert kontinuierlich die Methodologie für Business-Analyse im Unternehmen in Anlehnung an die Richtlinien des IIBA,

Business-Analysten haben insbesondere eine Schnittstelle zum Controlling. Mit dem Controlling wurden schon immer mittels Performance Management die Leistungen der Prozesse, Kommunikationskanäle, Dienste und Produkte überwacht und gesteuert. Das erlaubt jetzt im Zuge der digitalen Transformation eine Erfolgsmessung der Digitalisierung und zeigt somit auch monetäre Gewinne und Risiken im Rahmen der digitalen Transformation auf.

Die Aufgaben der Business-Analysten sollten natürlich im Rahmen der unternehmensspezifischen Roadmap zur Digitalisierung priorisiert werden.

Wie organisiert man Business-Analysten?

Diskutiert wird vielfach, wo im Unternehmen die Business-Analysten angesiedelt sein sollen, in der IT oder im Fachbereich? Die Frage ist entscheidend, denn ein Business-Analyst wird dazu neigen, die Ziele der einen oder der anderen Seite aus Gründen der Loyalität zu priorisieren. Um solche Konflikte zu vermeiden, empfehle ich ein Kompetenzzentrum, das neutral zwischen den Fachbereichen und der IT angesiedelt ist. Dadurch lässt sich die Zielsetzung und Aufgabe der Business-Analysten besser umsetzen: Orientierung an den Unternehmenszielen und anhand derer die Anforderungen der Fachbereiche wie zum Beispiel ein umfassendes Kundendatenmanagement zu identifizieren, kritisch zu prüfen und zu verifizieren sowie zu kommunizieren.

Wie bei jedem Kompetenzzentrum gibt es die Möglichkeit einer zentralen, einer eingebetteten oder einer integrierten Organisation. In der zentralen Organisation ist man ein reiner Dienstleister, der autonom arbeitet. Eingebettet heißt, dass Business-Analysten dezidiert in Fachabteilungen (inklusive IT) eingebettet werden, im Sinne einer Matrixorganisation mit dem Leiter Business-Analyse als Vorgesetztem. Integriert heißt, dass die Business-Analysten Mitglied in den Fachabteilungen sind, wobei auch der Fachabteilungsleiter der Vorgesetzte ist. Hier macht der Leiter Business-Analyse nur noch methodische Vorgaben und setzt die Unternehmensstandards. Jede dieser drei Organisationsformen hat die bekannten Vor- und Nachteile.

Welches Organisationsmodell ist also das richtige für Ihr Unternehmen? Im Rahmen einer digitalen Transformation empfehle ich eine zentrale Organisation, denn so kann sie als autonomer Dienstleister im Unternehmen am besten den Wandel betreiben, indem sie als dezidiertes Team die Innovation durch Digitalisierung an das Unternehmen anpassen und in die Fachabteilungen (inklusive IT) tragen kann.

Welche Technologien nutzen Business-Analysten?

Die digitale Transformation braucht natürlich auch Technologien. Dazu gehören zur Rolle des Business-Analysten sowohl Technologien zum Geschäftsprozess-Management als auch zum Performance-Management ("Business Intelligence").

Kommen wir hier auf unser Beispiel vom Brückenschlag zwischen IT und Marketing zurück: In diesem vielschichtigen Spannungsfeld aus Faktoren wie Agilität, Multi-Personalität und Multi-Kanal-Erscheinungsbild von Kunden sowie explodierenden Datenmengen lässt sich dies ohne technische Lösungen, wie sie beispielsweise Uniserv mit Smart Customer MDM anbietet, kaum oder gar nicht bewältigen.

Einen recht umfassenden Überblick zu Technologien für Business-Analysten findet man beispielsweise in meinem E-Book "Performance Management und Analytik: Business Intelligence im digitalen Unternehmen".

Was wird aus den Business-Analysten nach der digitalen Transformation?

Business-Analysten blicken auf eine fast 30-jährige Geschichte zurück und haben sich innerhalb der heutigen Unternehmensorganisation als unverzichtbar gezeigt. Im Zuge der digitalen Transformation steigen ihr Wert und ihre Bedeutung fürs Unternehmen nochmal. Sie sind die treibende Kraft, um den Wandel in den Fachbereichen inklusive IT zu tragen und durchzuführen, denn es ist vornehmlich die Aufgabe der Business-Analysten, Innovation durch Digitalisierung zu ermöglichen. Die Basis dazu sind digitale Geschäftsmodelle, Prozesse und Kanäle, die digitale Produkte und Dienstleistungen unterstützen. Damit ist auch schon klar, was Business-Analysten nach erfolgter digitaler Transformation zu tun haben: ganz einfach weitermachen!

Business-Analysten sind die Treiber der digitalen Transformation in den Fachbereichen. Sie haben die Aufgabe, mit Hilfe von IT die Innovation des Geschäftsmodells, der Geschäftsprozesse und der Unternehmenskommunikation anzugehen und voranzutreiben, so dass mittels digitaler Produkte und Dienste neue Umsatzquellen erschlossen werden und disruptive Wettbewerbsvorteile entstehen und genutzt werden.

Professionelles Kundendatenmanagement spielt dabei eine zentrale Rolle. Es liegt somit in der Verantwortung der Business-Analysten, dass durch digitale Transformation Information als strategischer Vorteil genutzt werden kann und genutzt wird. Wie Data Stewards und Data Scientists werden Business-Analysten in einem Kompetenzzentrum organisiert, dass im Rahmen der digitalen Transformation autonom arbeiten sollte. Nach der erfolgten digitalen Transformation sollte sich dann die Organisation des Kompetenzzentrums an den im Unternehmen bestehenden Organisationsstrukturen ausrichten. Der Leiter Business-Analyse sollte dann an den Leiter Organisation berichten.

Weitere Beiträge der Serie Roadmap zur Digitalisierung:

Der Chief Data Officer dirigiert die digitale Transformation (Teil 1)

Über die Rolle des Data Steward (Teil 2)

Der Data Scientist ist für den CDO unverzichtbar (Teil 3)