Dokumentenerfassung in SAP

Blanco automatisiert Eingangsverarbeitung

Schulze ist freier Autor der Website CIO.de und dem CIO-Magazin.
Anzeige  Manuelle Prozesse in der Finanzbuchhaltung, geringe Erkennungsraten im Belegeingang - für die Blanco GmbH + Co KG war es Zeit zu handeln. Das Unternehmen automatisierte seine Abläufe mit Hilfe zweier SAP-Add-ons.

Die beiden Unternehmen Blanco GmbH + Co KG und Blanco CS GmbH + Co KG aus dem baden-württembergischen Oberderdingen fokussieren sich auf Küchentechnik und Catering-Systeme, Medical-Care-Systeme sowie Industrial Components. Beide Firmen sind international ausgerichtet, verfügen über ein weltweites Vertriebsnetz und haben mehrere ausländische Tochtergesellschaften.

Blanco GmbH + Co
Blanco GmbH + Co

Die 1925 gegründete Blanco GmbH + Co fertigt an Standorten in Deutschland, Kanada und der Türkei Haushaltsspülen, Küchenarmaturen und Abfalltrennsysteme. Das Unternehmen unterhält Tochtergesellschaften in zwölf Ländern. Die 1300 Mitarbeiter sorgten im Jahr 2008 für einen Umsatz von 260 Millionen Euro. Die Blanco CS GmbH + Co mit über 600 Mitarbeitern fertigt in Deutschland und Tschechien Catering-Systeme, Medical-Care-Systeme sowie Industrial Components. Der Umsatz 2008 betrug 93 Millionen Euro.

An den Standorten der beiden Unternehmen entstehen Berge an Dokumenten, die es im SAP-System zu verarbeiten gilt. In der Finanzbuchhaltung gehen jährlich etwa 70 000 Rechnungen ein, im Vertrieb sind es durchschnittlich 250 000 Belege von Kunden. Im Zuge einer kontinuierlichen Optimierung der Geschäftsprozesse sollten auch verschiedene Abläufe in der Finanzbuchhaltung und im Vertrieb neu gestaltet werden: Bislang mussten die Mitarbeiter eingehende Rechnungen und Auftragsbelege weitestgehend von Hand im SAP-System erfassen - eine Tätigkeit, die zeitaufwändig und fehleranfällig ist.

Zu geringer Automatisierungsgrad

In der Finanzbuchhaltung herrschte noch die klassische Papierablage: So mussten die Mitarbeiter alle eingehenden Rechnungen komplett manuell in SAP erfassen. Freigabe- und Genehmigungs-Workflows erfolgten ebenfalls händisch, was zu hohem internen und externen Kommunikationsaufwand führte. Das Ziel war, die Rechnungen zu scannen, automatisiert zu verarbeiten und ins digitale Archivsystem zu übertragen. Änderungen im Prozess sollten ohne höheren Personaleinsatz umgesetzt, und der Rechnungsdurchlauf mit Hilfe von Workflows minimiert werden. Denn die Verarbeitungsvorgänge waren bislang nicht transparent und Informationen nicht sofort abrufbar.

Im Vertrieb erkannte das vorherige System gerade einmal 15 Prozent der eingehenden Belege. Der große Rest musste weiterhin manuell bearbeitet werden. Hier sollte die Erkennungsquote mit einer neuen Lösung mindestens verdoppelt werden. Gefordert war zudem, dass Belege nicht mehr ausschließlich per Fax eingehen können. Auch die Zahl der Schnittstellen sollten auf eine reduziert und so die Tochterunternehmen aus verschiedenen Sprachräumen integriert werden.

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