Archiv für Office und Outlook

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Software zum Archivieren von elektronischen Dokumenten gibt es auch für den kleinen Geldbeutel. Die Firma Broadgun Software Hermes & Nolden GbR bietet unter dem treffenden Namen "Museum" eine Archivierungslösung für kleine Büros an.

Der Anwender kann Dokumente über den Windows Explorer im Repository ablegen, indem er über das um Museum-Funktionen erweiterte Kontextmenü die Datei verschickt. E-Mails lassen sich automatisch ins Archiv überführen. Hierzu gibt der Nutzer den Posteingangs-Server sowie Filterregeln an. Um auch versendete E-Mails zu archivieren, muss der Anwender die Nachricht als Blindkopie ans Archivsystem übermitteln. Neben der automatischen Mail-Ablage erlaubt das Tool auch das manuelle Auswählen von E-Mails. Der Anwender nimmt dies über Funktionen vor, die in die Kontextmenüs der Outlook-Software eingebettet werden.

Inhalte des Repositories indiziert das Werkzeug, so dass der Nutzer per Volltextsuche recherchieren kann. Bedient und konfiguriert wird Museum über den Web-Browser. Die Recherche-Seite listet gefundene Einträge auf, wobei Textdateien und E-Mails mit dem jeweiligen Applikationssymbol gekennzeichnet sind. Rechts daneben erscheinen in den Texten aufgespürte E-Mail-Adressen und URLs. Nach Anklicken einer E-Mail zeigt die Archivsoftware die Nachricht im HTML-Format an. Wählt der Anwender eine Word-Datei aus, startet die Microsoft-Software.

Über HTTP findet die Kommunikation zwischen dem Desktop und dem Repository-Server statt, so dass der Archivrechner räumlich getrennt von den Clients aufgestellt werden kann. Standardmäßig verschlüsselt Museum die Verbindung per SSL.

Die Preise staffeln sich nach Anzahl der Dokumente. Bis 1000 Schriftstücke sind kostenlos, für bis 2500 sind rund 230 Euro zu zahlen. Die teuerste Option (knapp 9000 Euro) gestattet unbegrenzte Archive.

CW-FAZIT: Für kleine Büros bietet Museum eine nützliche Archivfunktion für elektronische Dokumente und E-Mails.