Der Gesetzgeber hat mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Hürden für elektronische Rechnungen deutlich gesenkt. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht mehr Pflicht. Unternehmen können jetzt zwischen verschiedenen technischen Varianten für die Rechnungslegung wählen. Die Regelung gilt rückwirkend für Umsätze ab dem 1.7.2011.
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Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) begrüßt die gesetzliche Neuregelung und empfiehlt Unternehmen, sich mit den neuen Möglichkeiten vertraut zu machen. "Jetzt können auch kleine und mittelständische Unternehmen die digitale Rechnungslegung ohne hohe Investitionen nutzen", betont BVBC-Präsidiumsmitglied Manfred Göhner. "Allerdings existieren einige Fallstricke, die bei einer Umstellung zu beachten sind."
Folgende Varianten können von nun an für die Erstellung und Übermittlung von Rechnungen genutzt werden:
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E-Mail (mit Anhang als Text-, Bilddatei oder PDF), E-Postbrief und DE-Mail
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Computer-Telefax oder Fax-Server
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Download über das Internet
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per qualifizierter elektronischer Signatur oder EDI-Verfahren (wie bisher)
Unternehmen bietet die digitale Rechnungslegung enorme Vorteile. Der Versand digitaler Belege erfolgt deutlich schneller als über den Postweg. Es kommt zügiger zum Rechnungsausgleich, was die Liquidität von Unternehmen verbessert. Der BVBC erwartet, dass durch die Neuregelung auch der Internet-Handel für die breite Wirtschaft an Attraktivität gewinnt. BVBC-Experte Göhner: "Bislang wirkte die Pflicht zur elektronischen Signatur als Bremse. Schnell standen sowohl für Rechnungsaussteller als auch -empfänger Investitionskosten von mehreren Tausend Euro im Raum."
Eine Umstellung auf die digitale Rechnungslegung sollte indes nicht übereilt erfolgen. Der Fiskus fordert vom Rechnungssteller eine lückenlose Dokumentation des gesamten Prozessablaufs, von der Einholung der Einverständniserklärung des Rechnungsempfängers bis hin zum digitalen Versand der Belege. Rechnungsempfänger müssen die Echtheit und Unversehrtheit digitaler Daten durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren nachweisen.
- Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung. - 1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. - 2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. - 3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. - 4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen. - 5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance. - 6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang. - 7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.
Strenge Archivierungspflichten
Zudem gelten unverändert strenge Archivierungspflichten. "Digitale Belege müssen so gesichert werden, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit Zugriff auf die Datenträger besteht", so BVBC-Spezialist Göhner. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. Besonders geeignet ist die Speicherung auf CDs oder DVDs. Es ist darauf zu achten, dass sowohl das Originaldokument - z.B. eine Word-Datei - als auch die daraus erzeugte PDF-Datei aufbewahrt werden.
Die Umstellung auf die digitale Rechnungslegung wirft einige Fragen auf. Tipp des BVBC: Unternehmen sollten die Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung frühzeitig einbinden und die Auswirkungen für das interne Dokumentenmanagement klären. Es lohnt auch ein regelmäßiger Blick auf die Website des Bundesfinanzministerium (www.bundesfinanzministerium.de). Hier finden sich aktuelle Meldungen und Praxishinweise.
Quelle:
Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de