welche Applikationen sich für das SaaS-Modell eignen;
welche Sourcing-Modelle es gibt;
welche Voraussetzungen die Anwender für eine Sourcing-Strategie schaffen müssen.
Ein neues Warenwirtschaftssystem aufbauen oder den neuen Mitarbeitern einen PC mit allen notwendigen Anwendungen auf den Schreibtisch stellen: Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, dass sich aus Markt- oder Geschäftsprozessveränderungen neue Anforderungen an die IT ergeben oder der IT-Bedarf durch Volumenänderungen rasch schwankt. Sie wollen oder können aber nur bedingt in eine entsprechend umfangreiche eigene Infrastruktur investieren, weil das mit hohen Fixkosten verbunden ist. Das gilt beispielsweise für junge, schnell wachsende Unternehmen, aber auch bei Unternehmenszukäufen oder Zusammenschlüssen.
Warum also nicht IT als Dienstleistung beziehen? In unterschiedlichem Umfang gibt es dafür inzwischen Dienstleistungen am Markt: SaaS (Software-as-a-Service) und der Desktop-Betrieb durch einen externen Dienstleister sind Beispiele dafür. Als weitere Bausteine einer Sourcing-Strategie wären das "Outtasking" oder selektive Outsourcing von einzelnen Teilen der IT-Infrastruktur denkbar. Das kann bis zum strategischen Outsourcing und schließlich dem Business-Process-Outsourcing (BPO) inklusive Asset- und Mitarbeiterübernahme durch einen Dienstleister gehen.
Unternehmen wenden heute zunehmend differenzierte Sourcing-Strategien an, die von ihren individuellen Bedingungen abhängen. SaaS in den unterschiedlichsten Ausprägungen gewinnt als Komponente darin an Bedeutung. Eine Ausprägung von SaaS ist der Bezug von Software als "Shared-Utility-Service". Verschiedene Firmen teilen sich dabei eine Plattform, auf der die Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Die Software wird vom Dienstleister gepflegt und gewartet. Diese SaaS-Spielart ist vor allem für Unternehmen interessant, die schnell wachsen oder bei denen die Softwarenutzung stark schwankt.
Die Vorteile: hohe Flexibilität, Skalierbarkeit und variable Kosten mit vorher bekannten Utility-Preisen. Software als Shared-Utility-Service bietet auch einen Kostenvorteil durch Skaleneffekte auf Grund der gemeinsamen Nutzung von Standards: Mit dem Shared-Ansatz können Unternehmen gegenüber dem Eigenbetrieb ihre Kosten um 20 bis 30 Prozent senken. Zum anderen lässt sich durch den Utility-Ansatz ihr IT-Bedarf individuell und schnell an das Tagesgeschäft anpassen.
Anhand dieser SaaS-Variante lassen sich zudem komplexe Applikationen beispielsweise im ERP-Umfeld nutzen, die im Eigenbetrieb zu aufwändig und zu teuer wären, was für große und mittelständische Unternehmen gleichermaßen ein Thema ist.
Der Utility-Ansatz beschränkt sich nicht nur auf Applikationen. Auch Teile der IT-Infrastruktur lassen sich hierbei vollständig als Service beziehen - zum Beispiel Archivierungs- oder Backup-Systeme. Das eignet sich vor allem für kleinere und mittelgroße Unternehmen, die beispielsweise nicht das entsprechende Volumen für eine dedizierte Archivierungslösung erreichen. Manche Unternehmen beziehen zunächst Infrastruktur als Service, um dieses Modell später auf ihre Applikationen auszudehnen.
Doch welche Applikationen passen zum SaaS-Modell? Was den Eigenentwicklungen oder stark an spezielle Kundenbedürfnisse angepassten Applikationen häufig fehlt, ist die kritische Masse für die Nutzbarkeit durch mehrere Unternehmen. Zudem soll das wettbewerbsrelevante Know-how unbedingt im Unternehmen verbleiben.
Standardanwendungen eignen sich dagegen viel eher für SaaS. Allerdings bleibt die Frage nach ihrer Anpassung an individuelle Bedürfnisse. Hier zahlt sich ein hybrides Modell aus: Commodity-Lösungen wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung, Rechnungswesen, E-Mail oder Anwendungen für das Procurement kann das Unternehmen gut als standardisierten Service einkaufen.
Dies setzt voraus, dass die SaaS-Applikation mandantenfähig ist. Die Software muss kundenspezifische Anforderungen hinsichtlich bestimmter Prozesse, der Konfiguration und der Integration in die bestehende Infrastruktur berücksichtigen. An einem Praxisbeispiel aus dem Human-Resources-Umfeld lässt sich das verdeutlichen: Die Applikationen für die Gehaltsabrechnung von diversen Unternehmen, die sich diesen Service teilen, kann der Dienstleister gemeinsam an aktuelle gesetzliche Änderungen anpassen. Individuelle Einstellungen in den einzelnen Mandanten sind davon nicht betroffen, da sie voneinander getrennt sind.
Die Verantwortlichen müssen entscheiden, welchen Zuschnitt die einzelnen IT-Dienste haben sollen - unabhängig davon, welche Bestandteile der IT als Service bezogen oder selbst erbracht werden. Grundsätzlich ist von zwei Ansätzen auszugehen: Zum einen gibt es das "Tower-Modell", das einen vertikalen Ansatz verfolgt. Hier werden bestimmte IT-Dienste oder Applikationen zu einem kompletten Dienstleistungspaket geschnürt. Es erstreckt sich über mehrere Ebenen: Infrastruktur, Applikationen und gegebenenfalls auch Geschäftsprozesse.
Im Zuge von Mergers und Akquisitionen, um schnell Kapazitäten zu erweitern;
wenn alte Infrastrukturen abgelöst werden sollen:
beim überwiegenden Einsatz von Standardapplikationen;
bei Bedarf an kostengünstigen und hochwer-tigen IT-Services, wenn Skaleneffekte nicht ausgenutzt werden (Mittelstand) oder ein SLA-basierender Eigenbetrieb wegen Mangel an qualifiziertem Personal nur bedingt möglich ist.
Ein typisches Beispiel für eine geeignete Anwendung im Rahmen des vertikalen Ansatzes ist das Mail-System. Da es sich hier um eine reine Commodity handelt, lassen sich Mail-Lösungen sehr einfach als standardisierter Service beziehen. Entscheidend ist, dass eindeutige Schnittstellen zwischen den einzelnen IT-Systemen bei Kunden und Providern definiert werden. In Bezug auf Mail-Lösungen können sie beispielsweise über den Verzeichnisdienst festgelegt werden.
Die Vorteile dieses Modells liegen auf der Hand: Aufgrund von häufigen betrieblichen Updates in allen Betriebsebenen sind Changes notwendig. Befinden sich die Applikation und die Infrastruktur in der Hand eines einzigen Anbieters, gibt es deutlich weniger Kommunikationsschwierigkeiten und Abstimmungsbedarf beim Change-Management.
Das Pendant dazu bildet der horizontale Ansatz. In diesem Fall wird die IT-Infrastruktur in Schichten für die verschiedenen Infrastrukturebenen unterteilt. Entsprechend lassen sich - abhängig von der vorhandenen kritischen Masse - verschiedene Dienstleister für die jeweiligen Ebenen einbinden: ein Dienstleister kann sich beispielsweise weltweit um eine oder mehrere Hardwareebenen kümmern, während die Applikationsschicht intern betrieben wird - auch unter Einbindung von SaaS-Komponenten.
Das Tower-Modell ist vor allem dann attraktiv, wenn ein Unternehmen in erster Linie mit Standardapplikationen arbeitet. Diese erfordern seltener Änderungen in den einzelnen Schichten der Infrastruktur. Nicht nur deshalb ist dieser Ansatz gerade auch für den Mittelstand geeignet: Entscheidet sich das Unternehmen für eine SaaS- oder Outsourcing-Variante, arbeitet es lediglich mit einem Dienstleister zusammen.
Die Basis für jeglichen Zuschnitt der IT-Dienste und damit auch SaaS bilden Service-Level-Agreements (SLAs). Bei dem horizontalen Modell kann das unter anderem die Verfügbarkeit von Storage-Systemen oder des Netzwerks sein. Für einen vertikalen Ansatz werden spezifische SLAs wie Antwortzeiten eines Mail-Systems festgelegt. Anhand der SLA-Thematik wird deutlich, dass sich eine Mischkultur aus vertikalem und horizontalem Zuschnitt schwierig gestaltet: Denn bei der Gestaltung der Service-Levels führt die hohe Komplexität zu Problemen. Will ein Kunde auf eine Shared-Plattform bei einem Dienstleister aufsetzen, gibt es hinsichtlich der SLAs wenig Gestaltungsspielraum: Hier sind in der Regel Standards definiert.
Wenn ein Unternehmen eine differenzierte Sourcing-Strategie plant, sollte es im Vorfeld möglichst Itil-basierende (IT Infrastructure Library) Strukturen schaffen. Das IT-Rahmenwerk sorgt mit seinen Best Practices für die nötigen Voraussetzungen für eine standardisierte Struktur der IT-Dienste. Denn mit Itil lassen sich Aufgaben einheitlich definieren, die beim Betrieb der IT-Infrastruktur anfallen. Dadurch wird eine wichtige Grundlage für eine Sourcing-Strategie geschaffen, in deren Rahmen SaaS zum Einsatz kommt oder Teile der IT ausgelagert werden sollen: Über die Itil können sehr einfach Kunden-Lieferanten-Beziehungen definiert werden. Hilfreich ist zudem, dass sich Itil nicht an der Technik, sondern an den durch den IT-Betrieb erbrachten Services und den zugrunde liegenden Prozess orientiert.
IT-Entscheider sollten ferner überlegen, welche Anwendungen sich konsolidieren und zentralisieren lassen und welche Industriestandards das Unternehmen nutzen kann. Das erleichtert SaaS- beziehungsweise Utility-Sourcing-Lösungen.
