Ablage nach Maß

So archivieren Sie digitale und nicht-digitale Dokumente

24.06.2009
Von 
Karen Funk ist Senior Editor beim CIO-Magazin und der COMPUTERWOCHE (von Foundry/IDG). Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind IT-Karriere und -Arbeitsmarkt, Führung, digitale Transformation, Diversity und Sustainability. Als Senior Editorial Project Manager leitet sie zudem seit 2007 den renommierten IT-Wettbewerb CIO des Jahres. Funk setzt sich seit vielen Jahren für mehr Frauen in der IT ein. Zusammen mit einer Kollegin hat sie eine COMPUTERWOCHE-Sonderedition zu Frauen in der IT aus der Taufe gehoben, die 2022 zum 6. Mal und mit dem erweiterten Fokus Diversity erschienen ist.
Wie man Dokumente archiviert und warum Archivierung nicht gleich Datensicherung ist, erfahren IT-Profis und Freiberufler am 13. Juli 2009 bei Forum 7-it.

Archivierung - das klingt nach dunklen Archiven, bleichen Archivaren und Staublungen. Die klassischen Papierarchive gibt es zwar weiterhin, sie spielen aber im IT-Zeitalter eine zunehmend geringere Rolle. Das Speichermedium (Papier, Mikrofiche, digitaler Datenträger etc.) ist auch rechtlich gesehen nicht mehr relevant. Paragraf 257 HGB definiert die Gleichstellung von Dokumenten.

Die Archivierung digitaler Dokumente wird häufig gleich gesetzt mit Datensicherung. Das ist jedoch falsch, da bei der Datensicherung der langfristige Aufbewahrungsaspekt nicht gegeben ist.

E-Mail-Archivierung

Nur in wenigen Unternehmen gibt es Regeln, wie die Archivierung von wichtigen Dokumenten realisiert werden soll. Jeder legt für sich ab, es gibt sehr selten schriftlich dokumentierte Regeln, welche Aufbewahrungsfristen für welche Dokumente gelten und wie die Archivierung technisch realisiert werden soll. Diese Aussage gilt insbesondere für die Archivierung von E-Mails. Und so wird auch auf diesem Gebiet häufig gegen Gesetze und Verordnungen verstoßen.

Monica Wagner-Manslau ist Trainerin und Beraterin in Sachen Dokumentenarchivierung.
Monica Wagner-Manslau ist Trainerin und Beraterin in Sachen Dokumentenarchivierung.

Wie man digitale und nicht-digitale Dokumente archiviert, darüber informiert das Freiberufler-Forum 7-it am 13 Juli 2009 in München. Die Beraterin Monica Wagner-Manslau wird zunächst die für die Archivierung gültigen rechtlichen Vorgaben erläutern. Anhand von vielen Beispielen wird sie darlegen, wie man diese Aufgabenstellung einfach, zeitsparend und kostengünstig lösen kann, und sich damit auch die Suchzeiten deutlich verringern.

Die Veranstaltung findet von 18:30 Uhr bis ca. 21:00 Uhr im Hotel Marriott München, Schwanthalerstr. 37, satt (fünf Gehminuten vom Hauptbahnhof entfernt). Im Unkostenbeitrag von 20 Euro sind Getränke enthalten. Interessierte melden sich bitte per E-Mail an.